Artikel Wat je moet weten over zelfevaluaties

Wat is een zelfevaluatie en waarom is het nodig?

Hoe functioneert jouw raad van toezicht, hoe werk je samen met elkaar en wat voor toezichthouders willen jullie zijn? Belangrijke onderwerpen om af en toe te bespreken, maar in alle drukte dreigt dat er al snel bij in te schieten. Zelfevaluaties helpen raden van toezicht om stil te staan bij die essentiële vragen. Daarom beveelt de Governance Code Cultuur organisaties aan om ze één keer per jaar in te plannen. Maar wat is een zelfevaluatie, hoe pak je die aan en wat moet je nog meer weten? We beantwoorden de belangrijkste vragen voor je.

Wat is een zelfevaluatie?

Een zelfevaluatie is eigenlijk een goed gesprek binnen je bestuur of raad van toezicht, waarin jullie samen bespreken wat er het afgelopen jaar goed ging en waar je van geleerd hebt. Je hebt het dus even niet over alle plannen die jullie voor de komende periode hebben, maar echt puur over hoe jullie de afgelopen tijd als team hebben gefunctioneerd, waar je trots op bent en wat er beter kan. Daar kunnen natuurlijk actiepunten uitkomen voor het komende jaar, maar de evaluatie zelf is een terugblik. Welke onderwerpen je daarbij precies bespreekt, hangt af van wat je organisatie doet en waar afgelopen jaar je focus op lag (of misschien op had moeten liggen). Onderwerpen die vrijwel altijd aan bod komen, zijn de samenwerking binnen de raad en de communicatie en samenwerking met de directie.

Wie doet een zelfevaluatie?

Wie een zelfevaluatie doet, hangt af van de structuur van je organisatie. Bij een organisatie met een raad-van-toezichtmodel wordt de zelfevaluatie gedaan door de toezichthouders. Bij een organisatie met een bestuur-directiemodel wordt de zelfevaluatie gedaan door het bestuur.
Omdat een zelfevaluatie gaat over het eigen functioneren van de raad, doet de directie hierbij in principe niet mee. Die heeft op een ander moment een eigen functioneringsgesprek. Wel kan een raad van toezicht of bestuur vooraf informatie ophalen bij hun directeur(en), om zo onderwerpen die zij belangrijk vinden mee te nemen bij de evaluatie. Als er een externe adviseur bij de zelfevaluatie betrokken is, kan deze de directie vooraf apart interviewen om de opbrengst daarvan mee te nemen bij de zelfevaluatiesessie.

Waarom is een zelfevaluatie belangrijk?

Besturen of toezichthouden kan behoorlijk hectisch zijn. Iedereen heeft naast hun functie als toezichthouder of bestuurslid nog ander werk of andere bezigheden. Het kan zijn dat je de onderwerpen die je allemaal wilt bespreken al moeilijk in de beperkte hoeveelheid vergaderingen gepland krijgt. Juist daarom is het belangrijk om af en toe even stil te staan bij hoe je het doet. Stilstaan en reflecteren zorgt ervoor dat je daarna als groep weer aan de slag kunt met de ‘dagelijkse’ gang van zaken, zonder uit het oog te verliezen waarom je het besturen of toezichthouden als groep zo belangrijk vindt en waar jullie uiteindelijk samen naar toe willen.

Moet een zelfevaluatie begeleid zijn?

Nee. Je kunt een zelfevaluatie binnen je eigen raad inrichten zoals jij wilt. Toch vinden veel raden het fijn om een extern iemand te hebben die de evaluatiesessie begeleidt. Redenen die daarvoor genoemd worden zijn bijvoorbeeld dat de voorzitter ook volledig deel kan nemen aan het gesprek en dat de aanwezigheid van iemand van buiten de organisatie je dwingt om nog eens te verwoorden waarom je zaken die voor jullie misschien vanzelfsprekend zijn, belangrijk vindt. Een externe begeleider kan bovendien makkelijker de vragen stellen die jullie zelf lastig vinden om te bespreken. Ook kan hij of zij vanzelfsprekendheden ter discussie stellen of witte vlekken benoemen.
Er zijn allerlei organisaties die professionele begeleiders aanbieden die je kunnen helpen bij een zelfevaluatiesessie. Kleinere organisaties kiezen er soms voor om met een ‘bevriende’ organisatie voorzitters uit te wisselen, waarbij de voorzitter dus de zelfevaluatie van de andere organisatie begeleidt. Op die manier hebben beide organisaties begeleiding, zonder hiervoor kosten te maken.

Wat zegt de Governance Code Cultuur over zelfevaluaties?

De Governance Code Cultuur geeft aan dat raden ieder jaar een zelfevaluatie moeten doen. Ook beveelt ze aan dat die één keer per drie jaar begeleid is. Om precies te zijn, staat er bij principe 7, aanbeveling 10:

“De raad van toezicht bespreekt zijn functioneren ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur. Eens per drie jaar doet hij dat onder externe begeleiding. Aan de orde komen: het functioneren van de raad van toezicht, de samenwerking tussen de raad van toezicht en het bestuur en de onderlinge samenwerking tussen de leden van de raad van toezicht. De raad van toezicht rapporteert hierover in het jaarverslag.”

Wat is de Zelfevaluatiescan?

Cultuur+Ondernemen heeft een hulpmiddel ontwikkeld voor het uitvoeren van zelfevaluaties: de Zelfevaluatiescan. De scan bestaat uit vragenlijsten die alle bestuursleden of toezichthouders invullen. Alle antwoorden worden samengevoegd, en daar komt een rapportage uit die helpt om het zelfevaluatiegesprek op een gestructureerde manier te voeren en om boven water te krijgen welke onderwerpen moeten worden besproken. De scan is zowel met begeleider als zonder begeleider beschikbaar, voor zowel besturen als raden van toezicht. Lees hier meer over de Zelfevaluatiescan.