Handreiking Een vertrouwenspersoon aanstellen; hoe doe je dat?

Een goede meldingsstructuur is niet voor iedere organisatie hetzelfde. Toch is een van de eerste tips daarbij altijd het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Hoe doe je dat op een correcte manier? En als je al een vertrouwenspersoon hebt, hoe zorg je dan dat je medewerkers, vrijwilligers, freelancers en anderen daar ook hun weg naar vinden?

Het is een steeds vaker voorkomend onderwerp: hoe voorkom je als bestuurder grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer? Preventie bestaat uit veel verschillende maatregelen die afhangen van de risico’s binnen jouw organisatie. Ook met goede preventiemaatregelen, kan het voorkomen dat iemand grensoverschrijdend gedrag ervaart op de werkvloer. Het is dus belangrijk om te zorgen dat mensen dit kunnen melden, en weten waar ze terecht kunnen.

Wat is een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon is het aanspreekpunt voor opvang, advies, ondersteuning en begeleiding bij ongewenst gedrag. Je kunt bij een vertrouwenspersoon terecht als je seksueel grensoverschrijdend gedrag hebt meegemaakt, maar ook bij discriminatie, pestgedrag of agressie.

Ook als je een vertrouwenspersoon al hebt aangesteld, blijft de leidinggevende verantwoordelijk voor een veilige werkvloer.

Op dit moment is vertrouwenspersoon geen beschermde titel. Dat betekent dat iedereen zich vertrouwenspersoon mag noemen, en je er geen speciale opleiding voor nodig hebt. Er zijn wel opleidingen voor vertrouwenspersonen. Hierover lees je meer onder het kopje ‘accreditatie’.

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon begeleidt een melder of een beschuldigde (vaak voor langere tijd) en kan bijvoorbeeld ook meegaan naar de politie.
De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor en denkt mee over mogelijke oplossingen. Zoals de naam al aangeeft, is dat gesprek vertrouwelijk. Een vertrouwenspersoon brengt dus geen verslag uit aan bijvoorbeeld een leidinggevende over specifieke gesprekken, meldingen of klachten. Wel laat een vertrouwenspersoon aan de organisatie weten dat er meldingen zijn geweest, en van welke soort. Dit gebeurt vaak één keer per jaar, zodat een organisatie op de hoogte is van punten waaraan nog gewerkt moet worden. Hierbij noemt de vertrouwenspersoon geen namen en details.

Er staat in het protocol van de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen één uitzondering op de vertrouwelijkheidsplicht van een vertrouwenspersoon: bij het delen van informatie over een strafbaar feit kan de vertrouwenspersoon de geheimhouding breken.

Wat doet een vertrouwenspersoon niet?

Over vertrouwenspersonen bestaan soms misverstanden. Het is dus goed om te weten dat er, naast vertrouwenspersonen, nog andere partijen zijn die specifieke hulp kunnen bieden.

• Een vertrouwenspersoon lost het probleem niet voor een melder op. Een vertrouwenspersoon kan de verschillende opties die een melder heeft en de voor- en nadelen daarvan met hen bespreken, maar de regie over wat er gebeurt, blijft altijd bij de melder.
• Vertrouwenspersonen staan in principe degene bij die zich bij hen meldt. In sommige situaties kan dat niet. Een vertrouwenspersoon kan niet zowel de melder als de beschuldigde bijstaan. De beschuldigde zou dan terecht moeten kunnen bij een andere vertrouwenspersoon, als hij of zij dat wil.
• Om deze reden kan een vertrouwenspersoon ook geen bemiddeling of mediation doen. Hiervoor kun je externe hulp inschakelen. Een vertrouwenspersoon kan vaak iemand aanraden.
• Vertrouwenspersonen bieden geen langdurige psychische hulp, of hulp bij bijvoorbeeld re-integratie. Hiervoor kunnen medewerkers terecht bij de bedrijfsarts. Waar nodig kan de vertrouwenspersoon een melder wel wijzen op de mogelijkheden.
• Een vertrouwenspersoon doet niet zelf onderzoek naar een melding. Wanneer een onderzoek nodig is, kan de werkgever hiervoor bijvoorbeeld een gespecialiseerd bureau inschakelen.

Een duidelijk beleid tegen ongewenst gedrag en leidinggevenden die zelf het goede voorbeeld geven, zijn minstens zo belangrijk als een vertrouwenspersoon. Voorkomen blijft immers beter dan genezen.

Externe vertrouwenspersoon, interne vertrouwenscontactpersoon of Mores?

Externe vertrouwenspersoon

Veel organisaties kiezen een externe vertrouwenspersoon. Dit betekent dat er iemand als vertrouwenspersoon beschikbaar is, die helemaal buiten de organisatie staat. Op die manier kan de vertrouwenspersoon een melder steunen, zonder daarbij beïnvloed te worden door de eigen positie of door vooroordelen. Een externe vertrouwenspersoon is dus onafhankelijk en zo objectief mogelijk. Bovendien zijn externe vertrouwenspersonen vaak mensen die trainingen hebben doorlopen om vertrouwenspersoon te worden, en ervaring en kennis op dat gebied hebben.

Interne vertrouwenspersoon

Grote organisaties hebben soms een interne vertrouwenspersoon. Dit heeft als voordeel dat zo iemand de bedrijfscultuur goed kent. Interne vertrouwenspersonen kunnen nooit personen van HR of leidinggevenden zijn, omdat deze altijd de bedrijfsbelangen mee moeten wegen en dus geen vertrouwelijkheid kunnen garanderen. HR en leidinggevenden zijn vanuit hun functie al verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving, maar voeren die verantwoordelijkheid dus niet uit als vertrouwenspersoon. Ook kan een klacht natuurlijk over de leidinggevende zelf gaan, waarbij het door het machtsverschil extra belangrijk is dat de vertrouwenspersoon niet de leidinggevende of HR is.

Voor kleine organisaties is het vaak niet verstandig om (alleen) een interne vertrouwenspersoon aan te stellen. Dit betekent namelijk al snel dat iemand misstanden moet melden bij een directe collega, wat ervoor kan zorgen dat ervoor gekozen wordt dan maar niet te melden. Ook kan het zijn dat de vertrouwenspersoon na een melding bijvoorbeeld weer gewoon in een werkgroep moet zitten met iemand die beschuldigd wordt van grensoverschrijdend gedrag. Dat kan voor vervelende situaties zorgen.

Mores

Sinds een aantal jaar kan iedereen die werkzaam is of een opleiding volgt binnen de cultuursector ook terecht bij de vertrouwenspersonen van Mores.online. Het voordeel hiervan is dat iedereen in de sector laagdrempelig toegang heeft tot een gecertificeerde vertrouwenspersoon. Het nadeel van het gebruik van vertrouwenspersonen via Mores, is dat er geen anoniem verslag aan de organisatie uitgebracht wordt door de vertrouwenspersoon over het soort meldingen dat binnenkomt. De vertrouwenspersoon kan dus niet helpen bij het preventieve beleid binnen de organisatie.

Organisaties die alleen uit vrijwilligers bestaan, kunnen gebruik maken van het aanbod van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk om gratis vrijwilligers op te leiden tot vertrouwenscontactpersoon. Dat is een lichtere variant van een vertrouwenspersoon, die een eerste aanspreekpunt kan zijn voor je andere vrijwilligers en hen op de hoogte kan brengen van hun mogelijkheden.

Wie kan vertrouwenspersoon worden?

Profiel

In principe kan iedereen vertrouwenspersoon worden en kun je zonder opleiding tot vertrouwenspersoon benoemd worden – op dit moment is de titel niet beschermd. Toch zijn er wel wat kenmerken die goede vertrouwenspersonen gemeen hebben. Volgens het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid hebben goede vertrouwenspersonen kennis van procedures, zijn ze communicatief vaardig, hebben ze analytisch vermogen, oog voor wat er in een organisatie speelt en zijn ze empathisch. Een goede vertrouwenspersoon kan niet alleen goed luisteren, maar ook doorgronden wat iemand nodig heeft en heeft voldoende kennis om iemand helder uit te kunnen leggen wat in een bepaalde situatie hun mogelijkheden zijn. Ook weet een goede vertrouwenspersoon wat wel en niet bij hun taken hoort, en naar wie zij moeten doorverwijzen als iets niet onder hun taken valt.

Een organisatie kan er ook voor kiezen om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen. Hierbij kan worden gelet op geslacht, leeftijd of afkomst, zodat mensen terecht kunnen bij een vertrouwenspersoon waarbij zij zich het best op hun gemak voelen.

Accreditatie

De opleidingen die er zijn voor vertrouwenspersonen, verschillen in lengte en intensiteit. De Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen, die zich richt op de erkenning van het vak van vertrouwenspersoon, doet ook aan accreditatie. Wanneer iemand zichzelf een “geaccrediteerd vertrouwenspersoon” noemt, is dit dus iemand die een van de door hen goedgekeurde opleidingen heeft gevolgd. De geaccrediteerde basisopleidingen duren vaak vier of vijf dagen.
Het voordeel van een geaccrediteerd vertrouwenspersoon is niet alleen dat die zeker een basistraining heeft gedaan, maar ook dat hij of zij jaarlijks kennis moet bijhouden door bijscholing en aan intervisiebijeenkomsten moet deelnemen met collega’s. Op die manier blijft de kennis van de vertrouwenspersoon actueel.

Hoe zorg je dat de vertrouwenspersoon zichtbaar is?

Voor een goede meldingsstructuur is het belangrijk dat mensen weten hoe ze de vertrouwenspersoon kunnen bereiken. Belangrijk daarbij is dat je rekening houdt met alle mensen binnen een organisatie, en niet alleen medewerkers. Heb je bijvoorbeeld ook stagiairs, vrijwilligers of freelancers? Zorg dat ook zij weten waar ze terecht kunnen met een melding. Alleen een document op intranet is niet voldoende om ervoor te zorgen dat ook deze mensen weten waar ze terecht kunnen. Zet het onderwerp regelmatig op de agenda van bijvoorbeeld een personeelsvergadering. Zo zorg je dat het niet vergeten wordt en dat ook nieuwe medewerkers snel goed op de hoogte zijn.

Hang de contactgegevens van je vertrouwenspersoon ergens op de werkvloer, waar mensen het regelmatig zien, en mail ze bij nieuwe projecten naar alle betrokkenen.

Hoe zorg je dat de melder op een veilige manier en in privacy kan spreken met de vertrouwenspersoon?

Of je nu een interne of externe vertrouwenspersoon hebt, het is altijd belangrijk dat diegene een locatie heeft om rustig met melders te kunnen praten, zonder dat iemand ze stoort of meeluistert. In sommige culturele locaties kan dat lastig zijn. Bespreek daarom al vóór er meldingen zijn met je vertrouwenspersoon welke opties hij of zij heeft om iemand apart te spreken, zonder dit bij leidinggevenden te moeten aankondigen.

"HELP! Het aantal meldingen gaat omhoog!" Heb je net een vertrouwenspersoon aangesteld of werk gemaakt van je preventie of meldingsstructuur, en krijg je nu meer meldingen? Geen paniek! Dit betekent waarschijnlijk dat mensen nu weten waar ze terecht kunnen met meldingen, en zich ook veilig genoeg voelen om daar gebruik van te maken. Het is dus een goede eerste stap.

Waar kan ik nog meer informatie vinden?

• Lees meer over het maken van beleid rondom sociale veiligheid, inclusief vertrouwenspersoon, in “Veilig de vloer op", een beleidskader van de NAPK.
• Ook de VNPF heeft hierover een beleidskader ontwikkeld voor hun branche.
• Lees meer over psychosociale arbeidsdruk en over vertrouwenspersonen via het Arboportaal.
• Vertrouwenspersonen - Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft een informatieblad over vertrouwenspersonen gemaakt.