Ervaringsverhaal Met digitale kracht vooruit: zeven stappen om je website te optimaliseren

Een gebruiksvriendelijke en visueel aantrekkelijke website is het visitekaartje van je organisatie, en een essentieel onderdeel van ondernemerschap. Maar waar begin je als je een website wilt ontwikkelen of vernieuwen? Hoe vind je de juiste kennispartners en wat betekent online innoveren voor je organisatie? Het zijn vragen waar ook Cultuur+Ondernemen mee te maken kreeg, toen zij een jaar geleden besloten hun platform cultuur-ondernemen.nl te professionaliseren.

Titia Haaxma (directeur Cultuur+Ondernemen), Heleen Wilbrink (projectleider vanuit Aincient) en Erik de Vreede (directeur Digital Natives) blikken terug op de strategische route die aan de web-lancering voorafging, en delen hun belangrijkste lessen.

Tijd voor een nieuwe website

Voor elke organisatie is op enig moment de tijd rijp om de website (weer) eens kritisch onder de loep te nemen. Je merkt bijvoorbeeld dat doelgroepen je niet meer goed weten te vinden, krijgt signalen dat de gebruiksvriendelijkheid te wensen overlaat of vindt het ontwerp niet meer passen bij wat je wilt uitstralen.

Voor Cultuur+Ondernemen gold dat de voormalige website er op het oog mooi uitzag, maar het voor de gebruiker moeilijk was de vele kennisartikelen terug te vinden. Directeur Titia Haaxma: “Daarnaast wilden we het platform uitbreiden met extra diensten, maar de techniek daarvoor ontbrak. In lijn met onze toekomstvisie om contact en interactie ook digitaal mogelijk te maken besloten we: de website moet op de schop.”

Wat de redenen ook zijn om je website te vernieuwen, in het proces passeer je vaak dezelfde stations. Cultuur+Ondernemen deelt de zeven strategische stappen voor het ontwikkelen van het vernieuwde kennisplatform, dat 15 juni live ging.

1. Bepaal samen je digitale strategie

De ontwikkeling begint bij het gezamenlijk bepalen van je digitale strategie. Erik de Vreede (Digital Natives) licht toe: “Cultuur+Ondernemen haakte ons bureau eind 2018 aan om strategisch mee te denken. Naast externe experts was de hele organisatie betrokken bij het proces. Een slimme zet, in mijn ervaring boek je alleen grote digitale successen als je de héle organisatie meeneemt en luistert naar ieders ideeën. Al die input is vertaald naar een toekomstvisie, waarvan het nieuwe platform een onderdeel is.”

Volgens Erik heeft de directie een belangrijke voorbeeldfunctie in het proces: “Wanneer je de weg voorwaarts volop omarmt en duidelijk uitdraagt, zoals bij Cultuur+Ondernemen gebeurt, dan krijg je iedereen mee.”

2. Vind de juiste kennispartners

Bij het ontwikkelen van een nieuwe website komt veel kijken, als organisatie heb je waarschijnlijk niet alle benodigde kennis in huis. Het is daarom essentieel om goede externe partijen te vinden, ze vroegtijdig bij de strategievorming te betrekken en een duurzame relatie met ze aan te gaan. Maar hoe vind je de juiste partners?

Titia: “Vraag in je netwerk wie zij aanraden, ga op zoek naar goede voorbeeldwebsites en pluis uit wie daarbij betrokken zijn geweest. Vervolgens zet je een aantal partijen naast elkaar en ga je het gesprek aan: leg ze jouw vraagstuk voor en vraag hoe zij het zouden aanpakken. De uiteindelijke keuze baseer je op factoren als kwaliteit, de klik en of een partij snapt wat voor soort partnerschap je zoekt.”

3. Betrek je klanten

Nadat je gezamenlijk de digitale strategie hebt bepaald en de juiste externe experts bij het proces hebt betrokken, is het noodzakelijk om het contact met je klanten aan te gaan. Want waar ‘denken vanuit de klant’ logisch klinkt, blijken maar weinig organisaties het in de praktijk goed uit te voeren. Een gemiste kans volgens Erik: “De input van je klanten levert namelijk enorm veel op voor de kwaliteit van je dienstverlening.”

Projectleider Heleen Wilbrink, die in april 2020 met de ontwikkeling van het nieuwe platform van Cultuur+Ondernemen startte: “Tijdens de bouw van jouw website moet de klant centraal staan, je doet het immers voor hen. Achterhaal via klantinterviews waar de behoefte ligt, vraag om feedback en blijf oog hebben voor wat beter kan. Zo is de blauwdruk van ons nieuwe platform ontstaan.”

Titia vult aan: “Voorheen was de website ingedeeld naar kennisgebied. Logisch voor ons, maar blijkbaar niet voor de verschillende klanten die we bedienen. Het platform is nu ingedeeld naar doelgroep en de services die zij kunnen gebruiken.”

4. Test de veronderstellingen

De uitkomsten van klantgesprekken zijn allesbepalend voor de nieuwe inrichting van jouw website. Maar ook in het bouwproces blijft feedback van gebruikers van groot belang.

Testen, testen, testen, is het devies, aldus Heleen. “Onze oude site was best rijk qua content, maar niemand kon de gewenste informatie goed vinden. Het verbeteren van die vindbaarheid was ons voornaamste doel. Dit onderdeel hebben we uitgebreid getest onder de doelgroep. Het resulteerde in een indeling die precíes het tegenovergestelde was van wat wij zelf dachten dat het zou moeten zijn.”

5. Zorg dat bezoekers zich thuis voelen

Een andere uitdaging is om een website te bouwen die iedereen aanspreekt. Geen gemakkelijke opgave voor een organisatie als Cultuur+Ondernemen, die zich op uiteenlopende doelgroepen richt. Heleen: “Het was een uitdaging om één platform te maken waar iedereen zich thuis voelt. Zo zit er een groot verschil in de informatiebehoefte van een creatieve maker of de directie of toezichthouders van een grotere culturele organisatie. Hetzelfde geldt voor de manier waarop je ze aanspreekt. We moesten voor al onze doelgroepen een goede balans proberen te vinden.”

Het platform heeft daarom nu drie ingangen, zodat iedereen naar materiaal geleid wordt wat voor hen relevant is. Verder is het taalgebruik en beeldmateriaal per doelgroep afgestemd. Titia: “Of je nu een straatkunstenaar bent of zakelijk leider van een orkest, je moet bij ons altijd het gevoel krijgen: hier zit ik goed.”

6. Besteed aandacht aan de digitale transformatie

Wil je als organisatie digitaal innoveren en je klanten meer online gaan bedienen? Maar zijn medewerkers nog gewend aan live contact? Besteed dan zorg en aandacht aan de transformatie die je als organisatie moet doormaken. Titia: “Het is zoveel meer dan samen een website creëren. Het ontwikkelen van je eigen digitale DNA kost tijd en vraagt om een andere manier van denken en werken.”

Heleen vult aan: “Er was best wat angst en ongemak onder medewerkers om digitaal te gaan. Die weerstand ebt pas weg als mensen ervaren dat ‘digitaal’ evengoed ‘persoonlijk’ kan zijn. Verder merkte ik dat collega’s een drempel over moesten bij de klantinterviews. Ze kennen de verschillende doelgroepen heel goed, maar hoe achterhaal je hun online wensen? Daar hebben we samen op getraind en uiteindelijk ging dat super.”

7. Blijf ontwikkelen

Cultuur+Ondernemen heeft dankzij bovenstaande stappen een stevig fundament gebouwd waarop het digitale platform kan blijven ontwikkelen. Titia: “De langetermijnvisie die aan ons platform ten grondslag ligt is niet exact in steen gebeiteld, het is voor ons een richting en ambitie.”

Erik: “Het komt er in de praktijk op neer dat je een digitale strategie steeds opnieuw gestalte moet geven. Als organisatie moet je je blijven ontwikkelen en uitdagen. Blijf bijvoorbeeld om feedback vragen bij je doelgroepen: wat kunnen we nog verder verbeteren?” Titia: “Ook voor ons blijft dit een continu proces, waarvan we de exacte uitkomsten nog niet kennen. Dat gaan we nu opnieuw met elkaar in.”