Verdieping Governance in je jaarverslag: praktijkvoorbeelden
De Governance Code Cultuur (GCC) biedt een kader voor goed bestuur en toezicht. Veel subsidiegevers stellen naleving van de code verplicht. Als organisatie kun je de principes invullen op een manier die past bij de omvang en aard van je organisatie. In onze handreiking over de Governance Code Cultuur en het jaarverslag lees je hoe je je in je jaarverslag daarover kunt verantwoorden.
In dit artikel lees je hoe andere culturele organisaties dit doen. Daarbij lichten we twee specifieke onderwerpen uit en noemen we een aantal organisaties die zich op een uitgebreide, inhoudelijke manier over de code als geheel verantwoorden.
Natuurlijk vertelt een verantwoording in een jaarverslag niet het hele verhaal, maar een inhoudelijke toelichting laat in ieder geval zien dat deze organisaties de code serieus nemen.
Wij bedanken alle organisaties voor het geven van hun medewerking aan dit artikel.
Inzicht geven in het functioneren van het bestuur of de raad van toezicht
Het functioneren van bestuur of raad van toezicht is een essentieel onderwerp in ieder jaarverslag. Hieronder vind je drie aansprekende voorbeelden, met toelichting:
Strijkkwartet Biënnale
De aanpak bij de werving van nieuwe leden voor de raad van toezicht is een belangrijk element van het goed functioneren van een raad. Het jaarverslag van Strijkkwartet Biënnale belicht de toetreding van een nieuw lid via een traineeship. Een plek bieden aan een trainee is een manier om je raad van toezicht te verjongen.
Ook maakt het jaarverslag concreet, dat de contacten tussen raad van toezicht en directie plus andere belanghebbenden het niveau van de formele vergaderingen overstijgen.
Bekijk de passage op pagina 14 en 15 van het Jaarverslag 2024.
Tekst van screenshot uitgeschreven
Michael Kembel is benoemd tot nieuwe voorzitter. In samenwerking met BinoqAtana is een wervings- en selectietraject gestart voor een nieuwe penningmeester. Daaruit is de kandidatuur van Levent Aykul voortgekomen, die in april 2024 tot nieuwe penningmeester is benoemd. [start blauwe markering] Maud van Turnhout-Frijhoff is na een succesvol traineeship in de RvT in het kader van de Blikverruimers Academy voor jonge toezichthouders benoemd tot lid van de RvT in juni 2024. [eind blauwe markering]
De Stichting Strijkkwartet Biënnale Amsterdam hecht aan een evenwichtige, onafhankelijke, deskundige en diverse samenstelling van de Raad van Toezicht. In het kader van diversiteit wordt niet alleen gekeken naar competenties en ervaring, maar ook naar gender, leeftijd, geaardheid, maatschappelijke, sociale en culturele achtergrond. Met de komst van de twee nieuwe RvT-leden is de expertise verder uitgebreid en de diversiteit binnen de RvT vergroot.
Om de continuïteit binnen de Raad van Toezicht te waarborgen, wordt het van belang geacht dat er een logische opbouw is van de langer en de korter bij Stichting Strijkkwartet Biënnale Amsterdam betrokken leden. Dit wordt weerspiegeld in het rooster van aftreden.
In 2024 heeft de Raad van Toezicht viermaal een reguliere vergadering gehouden met de directie. Tijdens de vergaderingen informeerde de directie de leden over artistieke zaken, bedrijfsvoering, financiën en budgettaire ontwikkelingen in de aanloop naar de Biënnale editie 2024. Terugkerende onderwerpen op de agenda waren ontwikkelingen op het gebied van sponsor- en fondsenwerving, fair practice en governance. [start blauwe markering] Ook buiten de vergaderingen om werd de RvT door de directie regelmatig op de hoogte gehouden van recente ontwikkelingen en individueel over onderwerpen geconsulteerd op basis van specialistische kennis en expertise. De kwaliteit van de informatievoorziening vanuit de organisatie was goed, waardoor de RvT zijn toezichthoudende rol op adequate wijze uit kon voeren. Daarnaast waren de RvT-leden regelmatig aanwezig bij ontvangsten en donateursavonden waar zij een actieve ambassadeursrol vervulden. [eind blauwe markering]
De Raad van Toezicht dankt de directie en het gehele team voor het werk dat zij in 2024 hebben verricht en de resultaten die zij hebben weten te bereiken met het festival van 2024.
Download hieronder het volledige jaarverslag
Schippers&VanGucht
Het jaarverslag beschrijft de voortgang in de professionalisering van de raad van toezicht, onder andere door ook een aantal voornemens voor de komende tijd te benoemen, waaronder een periodieke zelfevaluatie, functioneringsgesprekken met de directie en het verhogen van de effectiviteit van de vergaderingen.
Bekijk de passage op pagina 13 en 14 van het Jaarverslag 2024.
Tekst van screenshot uitgeschreven
Met in totaal 5 leden (3 mannen en 2 vrouwen met uiteenlopende beroepsmatige, culturele en sociaal-etnische achtergronden) kunnen we de komende jaren vooruit: we zijn op sterkte. [start blauwe markering] De deels vernieuwde raad van toezicht zette stappen in professionalisering en organisering – met de nieuwe cultuurperiode als aanleiding – een zelfevaluatie die als startpunt dient om vanaf nu in de structurele jaarcyclus te worden opgenomen. Ook werd een begin gemaakt met de vanaf nu jaarlijks terugkerende functioneringsgesprekken met de directie. [eind blauwe markering]
Uit de zelfevaluatie komt een positief beeld naar voren over het huidige functioneren van raad van toezicht in samenspel met directie. We kunnen vaststellen dat de rolverdeling zuiver wordt gehanteerd en de werkrelatie tussen bestuur en raad van toezicht goed is. We zien het als onze taak om het bestuur kritisch te blijven bevragen over de kwaliteit van de bedrijfsvoering, de staat van de financiën en de beheersing van de risico’s en onzekerheden. Als raad van toezicht streven we ernaar om een constructieve bijdrage te leveren aan een zo gezond mogelijke organisatie die op een bezielde, effectieve en professionele manier wordt georganiseerd. [start blauwe markering] Onze verschillende verantwoordelijkheden komen op de juiste wijze en moment inhoudelijk bij elkaar. Men is in alle veiligheid en vertrouwen kritisch naar elkaar en naar de processen in de organisatie. We hebben naar aanleiding van de zelfevaluatie tegelijkertijd enkele speerpunten voor het komende jaar besproken om met behoud van de rolzuiverheid tussen bestuur en raad van toezicht het werken in gezamenlijkheid als team nog verder te professionaliseren. Deze speerpunten liggen op gebied van de effectiviteit en inhoudelijke kwaliteit van de vergadering en op het (nog) beter gebruik maken van de persoonlijke expertise van de raad van toezicht-leden. Daartoe zullen de vergaderingen aanvullende thema’s krijgen die aansluiten bij die expertise, waarbij de raad van toezicht-leden en de directie met elkaar deze thema’s uitdiepen. [eind blauwe markering]
De raad van toezicht spreekt zijn waardering uit voor het functioneren van de directie in het afgelopen jaar. Aan 2024 gingen zowel globaal als ook op persoonlijk vlak, tumultueuze jaren vooraf en het kenmerkt de directie dat ze in 2024 fier overeind staat. Producties lopen goed en er wordt veel opgetreden. Er is een sterke betrokkenheid bij het welzijn van medewerkers en daar wordt terecht tijd en financiële middelen aan besteed. De leden van het bestuur vullen elkaar op de momenten dat het nodig is en functioneren ook los van elkaar als een eenheid. De raad van toezicht kijkt dan ook met vertrouwen naar de directie en de samenwerking in 2025.
Governance Code Cultuur
Schippers&VanGucht erkent het belang van goed bestuur en het naleven van de GCC als essentiële pijlers voor het waarborgen van transparantie, integriteit en verantwoordelijkheid in de organisatie. De code vormt de basis voor onze dagelijkse bedrijfsvoering en is cruciaal voor het succes en de duurzaamheid van onze organisatie.
S&VG hanteert sinds 2021 een raad-van-toezicht-model en is nog steeds blij met de overgang naar dit model. De raad van toezicht controleert en adviseert het bestuur, bestaande uit twee artistiek directeuren en een algemeen directeur. Het driekoppig bestuur draagt de verantwoordelijkheid voor de algemene en dagelijkse leiding van de organisatie. Dit omvat niet alleen het zorgdragen voor een effectieve bedrijfsvoering, maar ook het bevorderen van het artistieke functioneren van de organisatie. S&VG creëert door het uitvoeren van tal van activiteiten, culturele en daarmee ook maatschappelijke waarde; S&VG is zich bewust van de maatschappelijke verantwoordelijkheid die gepaard gaat met de steun die vanuit verschillende overheden wordt verleend. [start blauwe markering] Jaarlijks reflecteren bestuur en raad gezamenlijk op het beleid mede n.a.v. de verschillende codes: fair practice, diversiteit en inclusie en Governance. [eind blauwe markering]
De raad van toezicht vervult zijn rol van toezichthouder, adviseur en werkgever op een professionele en onafhankelijke wijze. De raad waarborgt deskundigheid, diversiteit en onafhankelijkheid door actief verantwoordelijkheid te nemen voor het benoemingsproces van nieuwe leden. De raad voert zijn taken effectief en verantwoord uit, waarbij ieder lid met specifieke kwaliteiten en expertises bijdraagt aan de besluitvorming. De profielschets, samenstelling en het rooster van aftreden van de raad van toezicht zijn vastgelegd in een raad van toezicht reglement. Op de website worden de namen van bestuur en raad van toezicht openbaar gemaakt, samen met het meest actuele bestuursverslag, waarin jaarlijks openheid van zaken wordt gegeven over de activiteiten in het betreffende jaar, de rechtsvorm en het besturingsmodel. Het bestuur en de raad van toezicht opereren onafhankelijk van elkaar. Ze zijn alert op mogelijke belangenverstrengeling en behandelen tegenstrijdige belangen op een open, transparante en zorgvuldige wijze. Protocol en procedure in zake belangenverstrengeling zijn onlangs nog hernieuwd schriftelijk vastgelegd. Bij S&VG hebben het bestuur en de raad van toezicht ieder hun eigen verantwoordelijkheid voor het naleven van de code. Het bestuur draagt zorg voor verankering in de organisatie, de raad van toezicht houdt toezicht op het naleven van de code en evalueert dit jaarlijks in de zelfevaluatie.
Onderaan de pagina staat een afbeelding, deze toont twee afvalinzamelaars die buiten staan naast grote blauwe containers. Zij dragen oranje werkpakken met reflecterende strepen en veiligheidskleding. Achter hen staat een witte vuilniswagen.
Download hieronder het volledige jaarverslag
Roze Filmdagen / St Pink Media
Dit jaarverslag wijst op de stappen die in het afgelopen jaar zijn gezet in het functioneren van het bestuur, onder meer door het aanbrengen van een scheiding tussen bestuurlijke en operationele taken in de samenwerking tussen bestuur en directie. In een uitgebreide vooruitblik naar 2025 benoemt de organisatie voorgenomen verbeteringen op het terrein van de drie codes, inclusief de GCC.
Bekijk de passage op pagina 6 en 7 van het Jaarverslag 2024.
Tekst van screenshot uitgeschreven
ORGANISATIEEL
Personeel
Op 31 december 2024 bestond de organisatie uit 2,33 fte met een dienstverband, verdeeld over 3 parttime medewerkers: Werner Borkes (festivaldirecteur), Martijn Kerkmeijer (zakelijk leider) en Tyron Winter (communicatiemedewerker). Daarnaast werden in aanloop naar het festival begin 2024 tijdelijk een tweetal zzp’ers ingehuurd: Daan de Groot (educatie) en Nickie Panis (productie). Ook was er een stagiair (Tewa van Blokland); hem heeft voornamelijk de communicatiemedewerker ondersteund bij het verwerken van de filmposters, helpen opzetten van de expo, en het beheren van onze social media.
Er hebben enkele personele wijzigingen plaatsgevonden. In aanloop naar het festival is Daan de Groot ingehuurd als zzp’er om het educatieprogramma invulling te geven. Communicatiemedewerker Marlos Leeuw is per 30 juni 2024 uit dienst gegaan. Per 19 augustus 2024 heeft Tyron Winter deze taak met veel verve overgenomen. We hebben ervoor gekozen zijn uren uit te breiden t.o.v. de vorige communicatiemedewerker met oog op een uitgebreidere communicatie-strategie vanaf 2025.
FINANCIEEL RESULTAAT
Vergeleken met de oorspronkelijke meerjarenbegroting en de voorgaande editie is er op meerdere vlakken vooruitgang geboekt. Aan de lastenkant betreft dit allereerst de personeelslasten beheer en personeelslasten actief. Beide posten zijn hoger dan zowel de begroting als de jaarrekening 2023. Dit heeft voornamelijk te maken met de professionalisering van de organisatie: naast het feit dat 2024 het eerste jaar was waarin de zakelijk leider het hele jaar in dienst was, zijn we in staat geweest om – in het kader van fair pay – de lonen van zowel de artistiek directeur verhoogd. Daarnaast is per augustus 2024 een nieuwe communicatiemedewerker in dienst getreden voor 20 uur per week tegen een uurloon conform cao. Ook waren er kosten voor een freelance medewerker educatie en is het hogere kosten voor de freelance productiemedewerker. Tot slot hebben we extra kosten gemaakt voor ziekteverzuim. Deze veranderingen ten opzichte van voorgaande jaren hebben het resultaat van het programma. Deze bestedingen zitten voornamelijk in het uitgebreide randprogramma van de tentoonstelling, podcast, VR en Queer Film Confessions serie.
Aan de batenkant is, evenals in 2023, een hogere recette dan begroot bereikt. Zie voor een uitleg hierover het bestuursverslag van 2023. De recette is iets minder hoog dan in 2023 door iets lagere bezoekersaantallen tijdens top-editie 2023. We ontvingen in 2024 wederom subsidie van zowel Filmfonds als Fonds21. Van die laatste ontvingen we naast reguliere subsidie ook een bijdrage vanuit het programma Queer Up (€30.000,-) voor organisatieondersteuning (o.a. educatie, diversiteits training, veiligheid) en het randprogramma. Ook ontvingen we in 2024 €10.000,- extra incidentele subsidie van het AFK. Ook sponsoring van bedrijven ontving de organisatie. In de jaarrekening is het bedrag van sponsoring beperkt omdat deze kosten zijn ontvangen, maar die zijn in de begroting niet meegenomen omdat deze niet gesponsord waren. De totale sponsorbijdrage ging naar de reguliere kosten van het festival.
Bestemmingsreserves
De bestemmingsreserve voor de filmprijs is in 2024 daarvoor ingezet. Op 31 december 2024 was hier nog €17.000,- voor over om in 2025 in te zetten. Het is de opzet dat wanneer een reserve op is, in 2026, de filmprijs als een gesponsorde prijs verder gaat.
Er is uiteindelijk een netto negatief resultaat voor 2024 van €24.700,-. Zoals in het bestuursverslag van 2023 aangegeven, bekostigen we dit uit onze algemene reserve.
GOVERNANCE CODE CULTUUR
In 2024 heeft onze organisatie een nieuwe fase bereikt in haar governance-beleidsontwikkeling. Na de personele issues in 2023 heeft het bestuur meer afstand genomen van de operationele uitvoering, zich gericht op haar controlerende en strategische rol. Dit heeft geresulteerd in een verbeterde bestuurscultuur, helderder rolverdeling en effectieve besluitvorming. In lijn met de principes van de Governance Code Cultuur 2019 heeft het bestuur haar verantwoordelijkheden beter kunnen vervullen. Dit verslag blikt terug op de belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen jaar en biedt een vooruitblik op 2025.
Missie, visie en strategie
Onze organisatie heeft als maatschappelijke doelstelling om culturele waarde te creëren als het gaat om de LHTBIQ+ gemeenschap in Amsterdam en deze te behouden. We werken aan een open en inclusieve organisatiecultuur, waarin diversiteit en intersectionaliteit een centrale rol spelen. In 2024 lag de focus op transparantie, bestuurlijke onafhankelijkheid en ethisch leiderschap.
[start blauwe markering]
Good governance en bestuurlijke verantwoording
Het bestuur past de principes en aanbevelingen van de Governance Code Cultuur 2019 toe en heeft in 2024 verdere stappen gezet in de professionalisering van de bestuursstructuur. Bestuursvergaderingen vonden niet plaats volgens een vooraf vastgesteld jaarschema en waren afhankelijk van de planning. Bestuursvergaderingen werden maandelijks georganiseerd en plaatsvonden volgens het vier-ogen-principe, waarbij alle financiële en inhoudelijke stukken zorgvuldig beoordeeld werden. Er is een duidelijke scheiding aangebracht tussen bestuurlijke en operationele taken, waardoor de directie beter zelfstandig kon functioneren. Naast voorzitter, secretaris en penningmeester is er nu één bestuurslid eindverantwoordelijk voor het welzijn van de medewerkers en sociale veiligheid binnen de organisatie. [eind blauwe markering]
Activiteiten en resultaten 2024
Het bestuur heeft actief bijgedragen aan de organisatorische uitvoering van het festival. In mei vond een evaluatie plaats met bestuur, directie en enkele vrijwilligers. In augustus werd een strategiedag gehouden samen met bureau en bestuur, waarin de toekomst van het festival werd besproken onder leiding van een externe gespreksbegeleider.
Samenwerking met stakeholders
Het bestuur heeft overleg gevoerd met interne en externe belanghebbenden, waaronder sponsoren, financiers en maatschappelijke partners. Overleggen met sponsoren en andere geldschieters worden zoveel mogelijk met minstens één bestuurslid bijgewoond. Daarnaast zijn ambassadeurs ingezet ter versterking van de externe vertegenwoordiging. De verdere ontwikkeling zal in 2025 vormgegeven worden.
Risicobeheersing en interne controle
De organisatie heeft in 2024 haar interne controlemechanismen verbeterd en het beleid rondom financiële en operationele risico’s aangescherpt. Dit heeft geresulteerd in het vier-ogen-principe bij financiële risico’s (subsidieaanvragen, budgetten) worden besproken in bestuursvergaderingen.
Integriteit, diversiteit en inclusie
Om een inclusieve en veilige omgeving te bevorderen, zijn diverse maatregelen genomen. De Code Diversiteit & Inclusie is geïmplementeerd en in 2025 wordt een vertrouwenspersoon aangesteld. Daarnaast is een nieuwe gesprekscyclus ingevoerd, waarbij medewerkers tweemaal per jaar voortgangsgesprekken voeren met een HR-bestuurslid. Een training Diversiteit & Inclusie, verzorgd door BiasVR, werd gestart en krijgt vervolg in 2025.
Belangenverstrengeling en transparantie.
In 2024 is er geen sprake geweest van belangenverstrengeling binnen het bestuur. De voorzitter heeft aangegeven als het om ABN AMRO gaat zij geen gesprekspartner was in geen harde voorwaarden. Bestuursleden ontvangen geen vergoeding, behalve onkostenvergoeding waar van toepassing. Bestuursverslagen en jaarverslagen worden gepubliceerd in 2025 om de governance verder te verbeteren en de transparantie te vergroten. Een gedragscode en protocol belangenverstrengeling worden opgesteld.
[start blauwe markering]
Vooruitblik 2025
Voor 2025 zullen de volgende governance verbeteringen centraal staan:
-
Interne evaluatie van het bestuur op basis van de governance code cultuur.
-
Opstellen van een gedragscode en protocol belangenverstrengeling.
-
Versterking van sociale veiligheid binnen de organisatie en het festival.
-
Verdere professionalisering en scheiding van bestuurlijke en operationele taken.
-
Uitbreiding van samenwerking met externe partners en sponsoren.
-
Verdieping in implementatie van fair practice code.
-
Uitbreiding van de code diversiteit & inclusie.
-
Doorontwikkeling van de governance code cultuur 2019.
-
Inhuur van een externe vertrouwenspersoon via een geaccrediteerd lid van de landelijke vereniging voor vertrouwenspersonen.
-
Vervolg op de training diversiteit en inclusie van Bias VR.
[eind blauwe markering]
VERWACHTINGEN 2025 EN VERDER (INCLUSIEF RISICO’S)
Krakeling
Vanaf het festival van 2026 huren we voor 4–5 dagen in de eerste festivalweek de zaal van het net geopende Kettelhuis gelegen Jeugdtheater de Krakeling. Overdag zullen we deze zaal gebruiken voor schoolvoorstellingen en ’s avonds voor reguliere festivalvoorstellingen. Hiermee anticipeert de organisatie op de groeiende belangstelling en capaciteit voor educatie.
Bij het vaststellen van de programmering van het festival van 2025 hebben we de keuze moeten maken om het blokken met films langer te laten zijn omdat films steeds langer duren. Hoewel dat ook nadelen met zich mee kan brengen (meer rust tussen blokken, een betere flow van bezoekers) betekent dit ook dat we in totaal minder voorstellingen kunnen draaien. De zaal van de Krakeling en de ondersteunende ruimte van het nieuwe gebouw in 2026 zullen het grootste deel van de gemiste blokken als het ware terug gaan brengen met extra capaciteit op de dagen dat we de zaal huren.
Zoals aangegeven zijn we met een nieuwe editie aan het werken en zetten we in op een uitgebreid educatieprogramma. De extra ruimte die de Krakeling biedt zal in de ochtenden en middagen worden gebruikt voor het aanbieden van schoolvoorstellingen, naast die in de ochtenden bij het Kettelhuis.
Randprogramma
De dagen bij de Krakeling helpen ook om nog meer aandacht te vestigen op het randprogramma en blijft een belangrijk onderdeel. Dat betekent dat we tentoonstellingen organiseren, VR-ervaringen aanbieden en interessante online content maken. We willen ook meer gaan inzetten op onze inleidingen, talks en Q&A’s rondom de films met filmmakers, experts en ervaringsdeskundigen, zodat we nog meer context kunnen schetsen bij de thema’s van de films. Ook willen we de functie van het festival als aanjager van jong queer filmtalent blijven ontwikkelen met de …
Download hieronder het volledige jaarverslag
Overleg met interne belanghebbenden om betrokkenheid en inspraak te bevorderen
Betrokkenheid en inspraak van medewerkers vormen een bouwsteen voor het goed functioneren van een organisatie. In jaarverslagen krijgt dit onderwerp vaak relatief weinig aandacht. De jaarverslagen hieronder springen er wat dit betreft positief uit.
International Film Festival Rotterdam (IFFR)
Het bestuursverslag geeft inzicht in hoe de inspraak van medewerkers is georganiseerd. Het filmfestival heeft een personeelsvertegenwoordiging (PVT). Het verslag beschrijft expliciet tussen wie en hoe vaak overleggen plaatsvinden. Zowel de raad van toezicht als directie en het hoofd ‘People & Culture’ voeren regelmatig overleg met de PVT. Het verslag geeft aan dat sociale veiligheid noodzakelijk is om inspraak goed te laten functioneren en benoemt verschillende maatregelen rond sociale veiligheid, inclusief een gedragscode.
Bekijk de passage op pagina 13 van het Jaarverslag 2024.
Tekst van screenshot uitgeschreven
Governance
IFFR volgt de Fair Practice Code, met inachtneming van de Code Diversiteit & Inclusie en de principes van de Governance Code Cultuur.
Fair Practice en Fair Pay
In het kader van onze inzet voor Fair Practice hebben de Nederlandse filmfestivals in 2024 deelgenomen aan een sectorale fair pay, georganiseerd in samenwerking met Platform ACCT. De instrumenten voor een nieuw kader – gebaseerd op de CAO Toneel & Dans voor salarisstructuur – zijn op 31 januari 2025 afgerond en gepresenteerd. Voor IFFR staat de implementatie gepland uiterlijk per 1 maart 2026. De drie ontwikkelde instrumenten betreffen: (1) een standaard basisregeling voor secundaire arbeidsvoorwaarden, (2) een officiële functiematrix, en (3) salarisschalen en tarieven voor freelancers.
Uit dit traject blijkt dat, hoewel de salarisstructuur en arbeidsvoorwaarden binnen IFFR grotendeels in overeenstemming zijn met de Fair Practice Code, verdere stappen nodig zijn om de freelancetarieven te verbeteren. Op basis van feedback van freelancers en medewerkers merken we tevens de noodzaak om de schaal van de festivalactiviteiten opnieuw te bekijken, zodat het programma-aanbod beter aansluit op de beschikbare capaciteit binnen het team.
[start blauwe markering]
IFFR hecht veel waarde aan het bieden van een veilige omgeving aan iedereen die voor het festival werkt of het festival bezoekt. Openheid en transparantie worden actief gestimuleerd tijdens evaluaties en reguliere overlegmomenten. De Raad van Toezicht evalueert jaarlijks het eigen functioneren en overlegt eveneens jaarlijks met de Personeelsvertegenwoordiging (PvT). De directie en de Head of People & Culture voeren iedere twee maanden overleg met de PvT, waarbij een open en constructieve dialoog centraal staat. We hanteren een gedragscode die zowel intern als extern gecommuniceerd wordt en geldt voor iedereen die betrokken is bij het festival. IFFR is aangesloten bij Mores, steun- en adviespunt grensoverschrijdend gedrag voor de culturele en creatieve sector. Met de aansluiting bij Mores committeren we ons aan het actief tegengaan van grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer. Daarnaast heeft IFFR twee interne vertrouwenspersonen die begeleiding en ondersteuning bieden aan werknemers en een ieder die een klacht heeft van ongewenst gedrag, en er wordt gewerkt aan de aanvullende mogelijkheid om een externe vertrouwenspersoon in te schakelen.
[eind blauwe markering]
Diversiteit en inclusie
In 2024–2025 hebben we belangrijke stappen gezet richting een meer structurele en samenhangende aanpak op het gebied van diversiteit en inclusie. IFFR heeft een inventarisatie gemaakt van bestaande inclusieve initiatieven binnen het festival. Hoewel al veel doen, is het onze ambitie om deze inspanningen beter te stroomlijnen en in samenhang te versterken. Om ons hierbij te informeren gingen we vanuit de in 2023 opgerichte werkgroep Diversiteit en Inclusie in oktober 2024 de samenwerking aan met externe partner House of Inclusion. Gezamenlijk werkten we aan het opstellen van een missieverklaring voor Diversiteit, Inclusie en Gelijkwaardigheid (DIG), die in 2025 op de website gepubliceerd zal worden. Daarnaast zijn twee social media-ambassadeurs geselecteerd, met begeleiding van House of Inclusion, om inclusieve perspectieven zichtbaar te maken binnen onze online kanalen. Tevens zijn we gestart met het ontwikkelen...
Download hieronder het volledige jaarverslag
Ateliers 63
Ateliers 63 heeft te maken met twee groepen interne belanghebbenden, namelijk medewerkers en deelnemers aan de ateliers. Het jaarverslag beschrijft de verschillende activiteiten om de communicatie met en tussen deze groepen te bevorderen en beschrijft ook stappen om de sociale veiligheid te verbeteren.
Bekijk de passage op pagina 6 van het Jaarverslag 2024.
Tekst van screenshot uitgeschreven
...Offspring. In 2024 heeft het Niemeyer Fonds zich genereus gecommitteerd aan een eenjarige samenwerking, waarbij het fonds elk jaar een productiebudget per deelnemer toekent voor Offspring.
Collega’s
Postacademische instellingen
De nog in 2024 vijf postacademische instellingen (BAK, EWK, Jan van Eyck Academie, Rijksakademie en De Ateliers) zijn sinds 2019 verenigd in een sectorconsultatie (3 keer per jaar), waarbij zij onderwerpen dialoog wordt gevoerd over postacademische best practices, gemeenschappelijke sectorbelangen en thema’s, en potentieel voor samenwerking. Doel is de sector te versterken door betere afstemming van programma’s. In 2024 in verschillende meetings geweest met de instellingen.
Rijksakademie
De Ateliers en de Rijksakademie zijn verschillende instellingen met beide een sterke landelijke en internationale reputatie. Door de nabijheid en vergelijkbare problematiek ligt voor ons afstemming met de Rijksakademie meer voor de hand dan met de andere postacademische collega’s. De directie en beide instellingen hebben in 2024 regelmatig collegiaal overleg gevoerd over sector brede kwesties (politiek, publieksbereik, organisatie).
[start blauwe markering]
Vernieuwing & terugblik op doelstellingen en resultaten in 2024
In 2024 lag de focus van De Ateliers op meerdere terreinen. Enerzijds wilden we het werk voortzetten dat het jaar ervoor was gestart om de algemene werkomgeving te verbeteren en een positief klimaat en sfeer te behouden voor zowel medewerkers als deelnemers. Anderzijds richtten we ons op de verdere ontwikkeling van de publieke programma’s die in 2023 waren geïnitieerd. Dit betekende enerzijds aandacht voor interne processen en tegelijkertijd een streven om sterker verankerd te raken in een meer externe, naar buiten gerichte benadering.
Personeel/werkvloer
In 2023 was er al gewerkt aan interne communicatie-systemen en de algemene werkcultuur. In 2024 zetten we dit voort door korte en open communicatielijnen te bevorderen tussen medewerkers en deelnemers, en onder deelnemers onderling. Onze vertrouwenspersoon werd – opnieuw – voorgesteld aan de deelnemers en medewerkers tijdens de introductiedag aan het begin van het jaar en iedere twee weken terug gedurende 2024 om bij de deelnemers in te checken. Zowel de deelnemers als medewerkers konden op elk moment privé een afspraak met haar maken. [eind blauwe markering] De klachtencommissie werd bijgepraat en werd ook toegang geboden tot psychosociale ondersteuning. De regelmatige groepsgesprekken over politieke kwesties en diverse perspectieven van de deelnemers droegen bij aan een beter begrip van bredere maatschappelijke vraagstukken en persoonlijke standpunten. Daarnaast hielpen excursies met medewerkers en deelnemers in 2024 duidelijk om een positieve sfeer te creëren en eenheid in de onderlinge contacten te bevorderen.
Begeleiding
Wat betreft het begeleidersprogramma: in 2024 werd het aantal begeleiders uitgebreid met de fellows (schrijver en activist Huda Jelmeyn en filmmaker en schrijver Morgan Quaintance). Bovendien trad Ima-Abasi Okon toe tot vaste kern van begeleidende kunstenaars. Aan het einde van 2024 nam Nina Canell afscheid van haar rol als vaste begeleider bij De Ateliers. De artistieke Adviesraad, die uit drie kernbegeleiders bestaat, werd vernieuwd volgens het bestaande rooster van aftreden: Wereldoor Rees van Landry, Ludmilla Bouteille en Nina Canell. Op dit gebied blijft de rol van de Adviesraad ongewijzigd. Deze uitbreiding en diversiteit aan begeleiders en expertise in 2024 zijn belangrijk geweest in de begeleiding van deelnemers aan een meerjarige artistieke ontwikkeling. Daarnaast zijn in 2024 gesprekken gestart met ontwerpers over herziening van de website van De Ateliers en bijbehorende aanpassingen in de huisstijl. De aanmeldingsperiode opende eind 2024 en sluit begin 2025 voor termijn september 2025 – augustus 2027. De Ateliers ontvingen meer dan 1000 aanmeldingen van kunstenaars uit de hele wereld.
Programma
Wat betreft inhoudelijke ambities en (gedeeltelijk) publieke programmering: we wilden het ambitieuze niveau van de Artist Talks behouden, een inspirerende selectie gasten blijven aanbieden en het Woonhuis-programma stevig neerzetten. Deze programma’s zijn bedoeld om de productiviteit van de deelnemers te versterken, hen extern input te bieden naast de wekelijkse individuele studio bezoeken op dinsdag, en hen meer mogelijkheden te geven om te leren van kunstenaars die verder gevorderd zijn in hun ontwikkeling – ditmaal niet alleen via dialoog, maar ook in de context van presentaties (zoals de tentoonstellingen in Woonhuis). In 2024 werd een helder programmakader voor Woonhuis ontwikkeld, zodat deelnemers efficiënter vergaderingen konden plannen en tentoonstellingen en publieke evenementen konden ontwikkelen.
Visie en beleid Code Diversiteit en Inclusie
De Ateliers onderschrijft de Fair Practice Code, de Code Diversiteit en Inclusie (Code D&I) en de Governance Code Cultuur. In 2024 begon De Ateliers met het integreren in het DNA van De Ateliers. Werkend op basis van de genomen codes richt De Ateliers zich op de verschillende elementen en aspecten die de Codes raken (van deelnemers, begeleiders, staf, de presentaties, Artist Talks, de tentoonstellingen, events tot het publiek), waarbij we ervoor zorgen dat alle aspecten zorgvuldig worden geïntegreerd. Duurzaamheid is hierin een kernpunt: dit betekent dat bij het tekenen van de Codes we streven naar langdurige implementatie en duurzame relaties die een rechtvaardige, diverse en goed bestuurde organisatie weerspiegelen.
Download hieronder het volledige jaarverslag
Alle principes van de Governance Code Cultuur in je jaarverslag verwerken
Hieronder vind je ter inspiratie de links naar vier voorbeelden van jaarverslagen die over de hele linie uitgebreid en inhoudelijk ingaan op de toepassing van de Governance Code Cultuur. We hebben bij de selectie vooral gelet op aandacht voor de voortgang en verbeterpunten bij het naleven van de code.
Vereniging / Orkest De Ereprijs
Bekijk de passage op pagina 9 en 10 van het Jaarverslag 2024.
Tekst van screenshot uitgeschreven
Naleving Code Governance Cultuur
Startsituatie 2024
Bij de start van 2024 functioneerde De Ereprijs conform de Code Governance Cultuur, waarbij het bestuur, de dagelijkse leiding en de musici samenwerkten binnen een duidelijke organisatiestructuur. Het bestuur had een toezichthoudende en strategisch richtinggevende rol, zonder zich met de operationele gang van zaken te bemoeien. Hoewel governance-principes als transparantie, onafhankelijkheid en verantwoording al verankerd waren, waren verdere verbeteringen gewenst op het gebied van bestuurlijke evaluatie, financiële duurzaamheid en risicobeheersing.
Doelstelling 2024
• Versterken van bestuurlijke structuur en transparantie door evaluaties en rapportagestructuren te verbeteren.
• Verbetering van besluitvormingsprocessen en vastlegging van bestuursbesluiten.
• Ontwikkelen van een strategie voor financiële duurzaamheid, gericht op risicobeheersing en diversificatie van inkomsten.
Ontwikkelingen en activiteiten in 2024
• Jaarlijkse zelfevaluatie van het bestuur, uitgevoerd met tools van Cultuur en Ondernemen. Hierbij zijn besluitvormingseffectiviteit, bestuursdynamiek en rolverdeling geanalyseerd.
• Externe evaluatie van het governancebeleid, uitgevoerd door een onafhankelijke partij. De aanbevelingen uit deze audit worden in 2025 verwerkt.
• Verbetering van rapportageprocessen, waardoor bestuursbesluiten nu systematisch worden vastgelegd en periodiek worden geëvalueerd.
• Verkenning van aanvullende subsidiemogelijkheden, met als doel structurele financiering te versterken en spreiden.
• Opbouw van strategische partnerschappen, zowel binnen de culturele sector als met externe financiers en bedrijven.
• Start van een traject voor cultureel ondernemerschap, waarbij wordt gekeken naar verdienmodellen rondom educatieve projecten en samenwerkingen met andere disciplines.
Stand van zaken eind 2024
• De governance-structuur is verder geprofessionaliseerd, met een sterkere evaluatiestructuur en transparante besluitvorming.
• Eerste stappen gezet naar diversificatie van inkomsten, inclusief een exploratie van cultureel ondernemerschap.
• Er ligt een concreet kader voor de verdere governance-ontwikkeling in 2025.
Doelstelling 2025
• Implementeren van aanbevelingen uit de externe governance-audit.
• Doorontwikkeling van de langetermijnstrategie voor financiële duurzaamheid met name loyaliteitsprogramma, crowdfunding en projectfinanciering.
Download hieronder het volledige jaarverslag
Stichting Ensemble Klang
Bekijk de passage op pagina 42 t/m 44 van het Jaarverslag 2024.
Tekst van screenshot uitgeschreven
Codes – Governance Code Cultuur
Klang past de principes en aanbevelingen van de Governance Code Cultuur 2019 toe.
Waarde scheppen
• Wij bouwen muzikale ervaringen van nu, met makers van nu, voor een publiek van nu.
• Wij creëren bijzondere ervaringen op een verscheidenheid aan platforms. We geven optredens, vaak met een maatschappelijk relevante thematiek, voorzien deze van randprogrammering, maken registraties, verzorgen live- en albumstreaming, delen verhalen en informatie op onze websites, geven albums uit via ons label.
• Met Exchange delen wij onze kennis en kunde met jonge professionals, studenten en gevorderde amateurs zodat deze op nieuwe generaties wordt overgedragen en onze impact vergroot wordt.
• Wij creëren waarde voor onze artistieke en productionele medewerkers. Zij maken deel uit van een beweging van nu en voegen iets unieks toe aan het Nederlandse culturele landschap, met een uitstraling naar de wereld om ons heen.
Integer en robuust handelen
• Het bestuur is een onafhankelijk orgaan binnen de stichting. Het werkt onbezoldigd.
• Om conflicterende belangen in kaart te brengen worden nevenfuncties jaarlijks vastgelegd.
• De tweekoppige directie is belast met het dagelijks beleid. Haar taken, verantwoordelijkheden en mandaat zijn vastgelegd in een directiereglement dat jaarlijks wordt geëvalueerd.
Zorgvuldig besturen
• Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de stichting. Bestuursleden worden voor een periode van vier jaar gekozen en kunnen ten hoogste twee termijnen aanblijven. Wij hanteren een rooster van aan- en aftreden. Bij de samenstelling van het bestuur is gezocht naar aanvullende expertise op de kennis die al in de stichting aanwezig is.
• Het bestuur vergadert jaarlijks op drie vaste momenten met vaste agendapunten. De vergaderingen worden genotuleerd. De directie is aanwezig en legt mondeling rekenschap af over de bedrijfsvoering en het artistieke beleid. Daarnaast zijn er incidentele samenkomsten.
• De directie verzorgt binnen haar mandaat de dagelijkse leiding. Haar vergoeding ligt onder de norm van de WNT.
• Er is een protocol belangenverstrengeling voor de leden van bestuur, de directie en de muzikantenraad. Deze is in te zien op onze website: www.stichtingensembleklang.nl/contact
• De mensen met wie wij werken, specialisten op hun gebied, zijn de sleutel tot het succes. Wij zijn zorgvuldig in de omgang met hen en maken serieus werk van Fair Practice en goed opdrachtgeverschap. We betrekken hen in onze besluitvorming via een muzikantenraad. Daarnaast is er voor alle medewerkers een jaarlijkse heidag. Hier kunnen problemen worden gedetecteerd en wensen geuit.
• We bouwen langdurige en intensieve relaties met partners-ensembles en programmeurs. Deze relaties worden meer en meer gedefinieerd door co-creatie dan dat er producties worden ‘verkocht’.
• Klang monitort jaarlijks bedrijfsrisico’s, stemt het beleid erop af en beheerst ze binnen haar mogelijkheden.
Toezicht
Bestuur en directie zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de plannen zoals die in het meerjarenbeleidsplan zijn vastgelegd. In de bestuursvergadering wordt geëvalueerd of de activiteiten conform de plannen zijn uitgevoerd. Voor beleidsacties waarvoor de directie niet volgens het reglement kan handelen is een akkoord van het bestuur vereist. Dit wordt vastgelegd in de notulen. In 2025 stapt de stichting over van een bestuurs- naar een Raad van Toezicht-model. We houden de toezicht- en controlestructuur dan weer opnieuw tegen het licht.
Beschrijving van de tabel
In het document staat een tabel met drie kolommen en meerdere rijen onder de titel Code Cultural Governance.
- Linkerkolom: benoemt de fase of categorie, zoals Startpositie, Doelstellingen 2024, Wat waren activiteiten/ontwikkelingen, Stand eind 2024 en Doelstelling 2025.
- Middelste en rechterkolom: bevatten per categorie een toelichtende tekst of opsomming van acties, besluiten en plannen. Deze staat hieronder.
Visueel is de tabel overzichtelijk opgezet met horizontale scheidingslijnen tussen de rijen en een duidelijke kopregel, waardoor de lezer snel per fase kan zien wat de status en voortgang is.
Inhoud tabel:
Code Cultural Governance
Startpositie
De Code Cultural Governance is in goede staat. De toepassing van deze code is uiteengezet in het bestuursverslag 2021. We sloten 2022 in het betreffende jaarverslag af met de opmerking dat we de code verder gaan toepassen langs de lijnen die zijn uitgezet.
Doelstellingen 2024
• Het installeren van een nieuwe penningmeester
• Een herziening van het reglement
• Het voorbereiden van een omschakeling naar een RvT-model en nieuwe statuten
Wat waren activiteiten/ontwikkelingen
In verband met de omschakeling naar een RvT heeft het bestuur besloten de functie van penningmeester nog even niet in te vullen. Tot de wissel behoudt de huidige penningmeester haar functie. Naar verwachting wordt dit medio 2025 afgerond.
Stand eind 2024
• We hebben de omschakeling naar het RvT-model verder voorbereid. De muzikantenraad is samengekomen om te reflecteren op een nieuwe invulling in het RvT-model. Ook zijn de statuten intern herzien, evenals het reglement.
• We hebben het eerste jaar sociale veiligheid, als expliciet onderdeel van de stichting, afgerond.
• Er zijn verdere stappen gezet richting de omschakeling naar het RvT-model.
Doelstelling 2025
• De RvT moet in 2025 worden gerealiseerd
• De muzikantenraad moet in haar nieuwe vorm en functie worden geïnstalleerd
• Verder geldt het beleidskader 2025–2028 het uitgangspunt voor verdere acties
• Ook sluiten we ons in 2025 aan bij de NAPK, waarop wij kennis kunnen rondom Governance gerelateerde onderwerpen actualiseren en uitwisselen.
Download hieronder het volledige jaarverslag
Stichting Pynarello in Utrecht
Bekijk de passage op pagina 24 t/m 28 van het Jaarverslag 2024.
Tekst van screenshot uitgeschreven
2.9 Codes en reflectie daarop
2.9.1 Governance Code Cultuur
Pynarello onderschrijft en volgt de principes van de Governance Code Cultuur (hierna: GCC). De principes en aanbevelingen van de GCC worden beschouwd als leidraad waaraan de bestuurlijke organisatie wordt getoetst en verbeterd. Dit betreft niet alleen de verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en werkwijze tussen de werkgroep en het bestuur, maar ook principes als transparantie en belangenverstrengeling. De bestuurders, de zakelijk leider en de werkgroep zijn zich bewust van hun rol en handelen professioneel, onafhankelijk, integer, zorgvuldig en verantwoord. Het bestuur van Pynarello heeft in 2024 vijf keer vergaderd met (een afvaardiging van) de werkgroep. Daarnaast hebben er brainstormsessies en diverse andere overlegmomenten met een meer informeel karakter plaatsgevonden.
In het jaarverslag 2023 zijn een aantal aandachtspunten en doelstellingen voor 2024 geformuleerd:
-
de maatschappelijke diversiteit (aanbeveling principe 1) nog beter onder de aandacht houden;
-
een uitgebreide risicomatrix opstellen;
-
evalueren of het bestuursmodel nog het juiste model voor Pynarello is;
-
een workshop volgen over de toepassing van de GCC;
-
beleid omtrent (on)gewenste omgangsvormen opstellen;
-
een vertrouwenspersoon aanstellen.
In 2024 hebben deze punten als volgt aandacht gekregen. Er zijn stappen gezet op het gebied van maatschappelijke diversiteit door concerten te geven in buurthuizen, artiesten met een diversiteitsprofiel te programmeren en de samenwerkingen met Stichting Prothoes en jeugdhulporganisatie Elker. Een uitgebreide risicomatrix is opgesteld en maakt onderdeel uit van het jaarverslag bij de alinea ‘Kansen en bedreigingen’. Het bestuursmodel is geëvalueerd en er is besloten dat dit, zeker gezien de meer onzekere tijd die Pynarello tegemoet gaat, voorlopig het passende model voor Pynarello is. Er is een conceptbeleid omtrent (on)gewenste omgangsvormen opgesteld, dat in 2025 verder wordt aangescherpt. Ook is er een vertrouwenspersoon aangesteld: HR-professional Femke Theuws van bureau Vitalade. Zij is geïntroduceerd bij alle Pynarelli en wordt bij iedere productie opnieuw voorgesteld.
In overeenstemming met aanbeveling 2 van principe 4, worden de toepassing en naleving van de verschillende principes en aanbevelingen van de code in 2024 hieronder verder uitgewerkt:
Principe 1: De organisatie realiseert haar maatschappelijke doelstelling door culturele waarde te creëren, over te dragen en/of te bewaren.
De statutaire doelstelling van Pynarello is: “Jong en oud inspireren met avontuurlijke muziek en verder al hetgeen hiermee in de ruimste zin verband houdt, daartoe behoort en/of daartoe bevorderlijk kan zijn.” Met onze concerten en andere activiteiten creëren wij culturele waarde die we overdragen.
We doen dat op professionele wijze en handelen verantwoord en integer. Vanwege de democratische werkwijze van werkgroep en organisatie is er veel ruimte voor betrokkenheid van Pynarelli en andere belanghebbenden. Deze democratische werkwijze wordt veelal ook op het podium gehanteerd. Dat kan alleen als er sprake is van een open en een veilige omgeving.
Pynarello heeft in 2024 culturele waarde gecreëerd, zowel richting publiek als richting andere stakeholders, door concerten en andere activiteiten te organiseren. Pynarello streeft ernaar om een zinvolle bijdrage te leveren aan het Nederlandse muziekbestel. We reflecteren op de aanbevelingen:
-
Pynarello heeft een professionele directie en geeft ruimte voor betrokkenheid van belanghebbenden.
-
Pynarello realiseert haar maatschappelijke doelstelling gedeeltelijk op een duurzame en bedrijfsmatig verantwoorde wijze en waarborgt de artistieke integriteit. Vanwege het grote aantal veranderingen op organisatorisch vlak is op dit moment nog niet te overzien of de werkzaamheden van medewerkers binnen het afgesproken aantal uren gerealiseerd kunnen worden. De werkgroep en directie zijn daarom sinds medio 2024 hun uren bij, dus op termijn kan deze analyse gemaakt worden.
-
De organisatie kent een integere en grotendeels open cultuur. Het bestuur, de zakelijk leider en de werkgroep dragen dit uit en vervullen aldus een voorbeeldfunctie. Er is sprake van een integere en open cultuur en er is medio 2024 een vertrouwenspersoon aangesteld. Door het conceptbeleid op het gebied van (on)gewenste omgangsvormen verder aan te scherpen wil Pynarello hier een verdere slag in maken.
-
Diversiteit blijft een punt van doorlopende aandacht.
-
De maatschappelijke doelstelling van Pynarello staat altijd centraal. We kunnen echter niet altijd van financiers verlangen dat een exploitatieoverschot naar het eigen vermogen van Pynarello vloeit omdat diverse private fondsen daar hun eigen beleid voor hanteren. Omdat bijdragen van private fondsen, zeker de komende beleidsperiode, aan de orde blijven, zullen we op dit punt de komende jaren niet beter scoren.
Principe 2: De organisatie past de principes en aanbevelingen van de governance code toe.
Pynarello probeert de GCC zo goed mogelijk toe te passen en scoort goed op alle aanbevelingen. Vanaf 2021 schrijft Pynarello een uitgebreid jaarverslag waarin de toepassing van de GCC en andere codes uitgebreid verantwoord wordt. Het FPK heeft de verslaglegging over de toepassing van de GCC in 2023 als zeer positief beoordeeld.
Principe 3: Bestuursleden en directieleden handelen onafhankelijk en integer.
In het bestuursreglement, in het directiereglement en in het werkgroepreglement zijn regelingen opgenomen over hoe om te gaan met tegenstrijdige en persoonlijke belangen en hoe besluitvorming in zo’n situatie dient te verlopen. Tegenstrijdige belangen dienen altijd aan de voorzitter van het bestuur te worden gemeld. Het betreffende werkgroep-, directie- of bestuurslid kan niet deelnemen aan de beraadslagingen over een onderwerp waarbij zij een persoonlijk of tegenstrijdig belang heeft. Statuten zijn in overeenstemming met Wbtr.
Pynarello voldoet aan de meeste aanbevelingen van dit principe. De aandachtspunten zijn:
-
In het directiereglement en het werkgroepreglement is opgenomen dat voorafgaande toestemming gevraagd moet worden voor het aangaan van nevenfuncties. Aangezien alle directie- en werkgroepleden het werk voor Pynarello in deeltijd doen, is het soms lastig om af te kaderen wanneer wel en wanneer geen toestemming gevraagd hoeft te worden. Afgesproken is om bij twijfel altijd om toestemming te vragen.
-
Op dit moment is niet in dusdanig vastgelegd dat een voormalig directeur gedurende een periode van vier jaar geen bestuurslid van de organisatie kan zijn. Dit staat als actiepunt voor de eerste bestuursvergadering van 2025 genoteerd.
-
Mogelijke belangenverstrengeling is een agendapunt tijdens iedere bestuursvergadering en wordt tijdens de vergaderingen besproken.
Principe 4: Bestuur en directie zijn zich bewust van hun rol en handelen daarnaar.
Binnen het bestuur hebben de bestuursleden hun eigen rol en zijn de taken verdeeld. Binnen de directie en werkgroep zijn de taken en verantwoordelijkheden ook verdeeld maar is er ook enige overlap (maar niet tussen zakelijke en artistieke bevoegdheden). Dit is een aandachtspunt de komende tijd en wordt meegenomen in de opzet van het nieuwe organisatiemodel dat wordt ontwikkeld.
Pynarello voldoet aan nagenoeg alle aanbevelingen van dit principe. Het enige aandachtspunt is dat Pynarello geen formeel medezeggenschapsorgaan heeft, maar het ensemble heeft dat op grond van de wet ook niet. Het bestuur heeft in 2024 besloten om dit orgaan niet in het leven te roepen. In het kader van (informeel) medezeggenschap worden musici na afloop van elk project gevraagd om een evaluatie in te vullen en input te geven op de werkwijze en het verloop van het project. Ook worden er (digitale) bijeenkomsten belegd bij bepaalde onderwerpen om op die manier de musici te betrekken en feedback op te halen.
Principe 5: Het bestuur is verantwoordelijk voor de algemene en dagelijkse leiding, het functioneren en de resultaten van de organisatie.
Dit principe past Pynarello toe. Er is een directiereglement en een directie, bestaande uit een artistiek en zakelijk leider. Het bestuur heeft de zakelijk leider en twee met zakelijke taken belaste leden van de werkgroep een volmacht verstrekt om namens het bestuur rechtshandelingen te verrichten tot een maximum van €10.000.
Pynarello voldoet aan de meeste aanbevelingen van dit principe. De aandachtspunten zijn:
-
In beginsel worden de artistieke integriteit en onafhankelijkheid zo veel mogelijk gewaarborgd. Pynarello kan zich echter niet in een situatie volledig onafhankelijk opstellen. Met name in situaties waarbij wordt samengewerkt met andere partijen moet soms ook een afweging worden gemaakt en kan het voorkomen dat concessies worden gedaan.
-
Het bestuur bespreekt jaarlijks haar functioneren en koppelt dat terug in het jaarverslag. In 2024 is besloten dit niet weer te kiezen om een externe evaluatie met een externe deskundige te laten plaatsvinden.
Principe 6: Het bestuur gaat zorgvuldig en verantwoord om met de mensen en de middelen van de organisatie.
Pynarello past de Fair Practice Code toe en stelt zich als een verantwoordelijke opdrachtgever op. Het vertrouwen van musici in elkaar is bij Pynarello groot: zonder dirigent en zonder bladmuziek op het podium staan en onder hoge druk presteren, kan niet zonder vertrouwen in elkaar. Het vertrouwen tussen de werkgroep en de rest van de musici en tussen werkgroep en directie is ook groot. Iedereen weet van elkaar dat er grote inzet op een eerlijke manier wordt gewerkt aan de toekomst van Pynarello. Met middelen wordt verantwoord omgegaan. Het bestuur stelt jaarlijks in november/december de begroting voor het opvolgende jaar vast. Tussentijds, bij elke bestuursvergadering, ontvangt het bestuur een update over de begroting. Indien er (grote) niet-begrote uitgaven gedaan moeten worden, vraagt de zakelijk leider voorafgaand goedkeuring aan het bestuur.
Pynarello voldoet aan de meeste aanbevelingen van dit principe. Er is een aandachtspunt:
-
De Fair Practice Code kent concrete bedragen, maar voor de vergoedingen die Pynarello aan musici betaalt wordt de breed geaccepteerde NORMA-norm gehanteerd. De vergoeding voor werkgroepleden wordt in 2025 geëvalueerd. Vanwege het wegvallen van de rijksubsidie is aansluiting bij de Muziekensembles, in ieder geval op korte termijn, niet aan de orde.
Principe 7: is niet van toepassing op organisaties met een bestuursmodel.
Principe 8: Het bestuur is verantwoordelijk voor zijn samenstelling.
Het bestuur van Pynarello benoemt haar eigen leden en is daarin onafhankelijk. De huidige bestuursleden hebben verschillende achtergronden en vormen een deskundig bestuur. Indien er een vacature in het bestuur is, wordt er een profielschets opgesteld rekening houdende met de profielen van de overige bestuursleden.
Pynarello voldoet aan de meeste aanbevelingen van dit principe. Er zijn twee aandachtspunten:
-
De maximale zittingsduur is statutair vastgelegd op 9 jaar (3 × 3 jaar) om de continuïteit te waarborgen. Hiermee wordt niet afgeweken t.o.v. de maximumtermijn uit de GCC. In het licht van continuïteit vindt Pynarello dat verdedigbaar.
-
Het rooster van aftreden is niet heel gebalanceerd. Twee van de vijf bestuursleden moesten in 2024 aftreden. Twee andere bestuursleden konden in datzelfde jaar herbenoemd worden of aftreden. Het streven is om in de nabije toekomst een meer uitgebalanceerd rooster van aftreden te kunnen hanteren.
2.9.2 Code Diversiteit en Inclusie
Pynarello streeft ernaar om te allen tijde een organisatie te zijn waarin iedereen (zowel op het podium, achter het podium als in het publiek) zich vrij voelt om zichzelf te zijn en zich in al zijn vrijheid te uiten. Zowel op het podium als binnen de werkgroep heeft Pynarello een platte organisatiestructuur, waarbij er open dialoog en respect voor ieders inbreng centraal staat. Desalniettemin signaleert Pynarello dat er op het gebied van diversiteit en inclusie stappen te zetten zijn. Diversiteit en inclusie is niet alleen een uitdaging binnen de organisatie, maar ook binnen de culturele sector als geheel. Het creëren van een veilige en inclusieve werkomgeving is een essentieel startpunt om een meer divers Pynarello te realiseren.
Pynarello heeft in 2023 met behulp van de website van de code Diversiteit en Inclusie een aantal scans gedaan om te bepalen waar zij nu staat op het gebied van diversiteit en inclusie. Daaruit blijkt dat Pynarello qua bewustwording en toewijding op het onderwerp inclusie goed scoort. Tegelijkertijd kan Pynarello in divers bereik en uitvoering nog meer ontwikkelen. De komende jaren heeft Pynarello als doel om nog meer te experimenteren en niet bang te zijn om gesprekken aan te gaan over gevoelige onderwerpen. Dit draagt bij aan de missie om de wereld tot een meer inclusieve en diverse plek te maken.
Voor 2024 heeft Pynarello de volgende doelstellingen op het gebied van diversiteit en inclusie geformuleerd:
-
De doelstellingen voor 2023 vasthouden en verder verankeren in de organisatie: voortzetten inspiratiesessies, dialoog met docenten over prijsdifferentiatie blijven aangaan, toegankelijkheid hoog op de agenda voeren in communicatie met publiek en zalen.
-
Doorgaan met het bereiken van een jong en niet-klassiek muziekpubliek, via o.a. speciale inleidingen, de samenwerking met buurthuis De Nieuwe Jutter en het spelen van concerten op onconventionele locaties.
Afbeeldingen – beschrijving
Afbeelding 1 (op pagina 26):
Een foto van een ensemble musici in een warme, sfeervol verlichte ruimte. Op de voorgrond staat een vrouw die zingt en een rode roos vasthoudt. Achter haar spelen meerdere strijkers (viool en cello). De musici staan dicht bij elkaar en kijken geconcentreerd of betrokken. De setting suggereert een informele of alternatieve concertomgeving, niet een traditionele concertzaal.
Afbeelding 2 (op pagina 28):
Een foto van een groep musici met contrabassen op een podium met blauwe belichting. De spelers staan naast elkaar en houden hun instrumenten vast, sommige leunen speels naar voren. De sfeer is energiek en expressief. De afbeelding benadrukt het collectieve karakter van het ensemble en de fysieke aanwezigheid van de muziek.
Download hieronder het volledige jaarverslag
Stichting Bewaerschole
Bekijk de passage op pagina 23 en 24 van het Jaarverslag 2024.
Tekst van screenshot uitgeschreven
Toelichting code’s
Om te voldoen aan de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) hebben we een werkboek ontwikkeld. Het werkboek bevat acties die, indien van toepassing, opgenomen worden in het Huishoudelijk Reglement. Het Huishoudelijk Reglement en de stappenlijst WBTR worden jaarlijks doorgenomen en zo nodig aangepast. Het werkboek is voor het bestuur een dynamisch instrument waarin ook acties zijn opgenomen voor het naleven van de Governance Code Cultuur (GCC), Fair Practice Code en Code Culturele Diversiteit. We passen de Codes toe en leggen het uit in het Huishoudelijk Reglement. We hebben afgesproken jaarlijks op de Codes en de WBTR te reflecteren en het Huishoudelijk Reglement hierop te optimaliseren.
Het bestuur en gastcurator hebben een meeting gehad met extern begeleider Nienke van der Wal waarin is gediscussieerd en vragen zijn beantwoord met betrekking tot de Codes. In een uitgebreid verslag zijn verbeterpunten weergegeven. Enkele uitkomsten zijn onderstaand verwerkt bij de Code Diversiteit en Inclusie.
Cultural Governance code
Het bestuur en de gastcurator zijn zich bewust van de Governance Code Cultuur. De zeven (nummer 7 in de oorspronkelijke versie vervalt bij het bestuursmodel) principes worden gehanteerd en zijn uitgangspunt voor al het bestuurlijk handelen. Jaarlijks wordt de Governance Code Cultuur doorgenomen en gekeken of er aanpassingen en actualisering nodig is in de uitvoering hiervan. Zo ontwikkelen we ons steeds verder. De verdeling van taken en bevoegdheden tussen bestuur onderling en gastcurator zijn vastgelegd in documenten Programma organisatie en Functiebeschrijvingen en Samenstelling bestuur. Hierin wordt ook de verdeling in commissies vastgelegd met een beschrijving van rollen, taken en verantwoordelijkheden.
In 2024 hebben we, als proef, de overlegstructuur aangepast. Zodat er meer ruimte ontstaat voor het bestuur om aandacht te besteden aan de toekomstvisie en organisatieontwikkeling. De vorming van het dagelijks bestuur, zij overleggen gemiddeld 4x per jaar. En een overleg 1x per maand met het dagelijks bestuur, bestuursleden, gastcurator en overige vrijwilligers, deze laatste aan de hand van onderwerpen op de bestuursagenda.
In juli heeft een evaluatie van de organisatie plaatsgevonden. Met de toekenning van de subsidies voor de periode 2025–2028 hebben we de mogelijkheid om een professionaliseringsslag te maken. Aan de hand van een gespreksnotitie zijn we tot een positiebepaling gekomen. We hebben stil gestaan bij onze missie, visie en kernwaarden. Een sterkte en zwakte analyse uitgevoerd en een toekomstige situatie geschetst.
Centraal staat het realiseren van onze missie, visie en kernwaarden.
Hoe we onze doelen gaan realiseren doen we gepland en stapsgewijs, gespreid over de komende jaren. Onder meer door:
Versterking van de professionele organisatie. Aandachtspunten zijn doorontwikkeling van het artistieke niveau, meer (mentale) ruimte voor conceptuele en strategische aspecten, ondersteuning voor operationele uitvoering, doorontwikkeling van (landelijke) communicatie, PR en public affairs.
Hogere betrokkenheid van gastvrouwen/heren. Naast uitbreiding van vrijwilligersbestand is te overwegen om bezoldigde parttime gastvrouwen/heren aan te trekken met een uitgebreid takenpakket. En bestendiging van tuinonderhoud en bepaalde facilitaire taken.
In november hebben we de taken van de gastcurator en een toekomstige office-manager in kaart gebracht. De vacature voor de officemanager is in december gepubliceerd in een regionale weekkrant en een online vacaturebank. Er is veel belangstelling getoond voor de parttime vacature.
Bij alles wat het bestuur onderneemt staat de promotie van de actuele en experimentele kunst voorop. Hierbij worden het wenselijke (artistieke proces en product) en het mogelijke (financiële en bedrijfsmatige kaders) altijd op elkaar afgestemd. Artistieke integriteit wordt door Stichting Bewaerschool gewaarborgd door het aanstellen van een gastcurator. Het bestuur ziet erop toe dat alles binnen de afgesproken kaders blijft. Belangen zoals kunstenaars en gastcurator worden vergoed conform de Fair Practice Code.
Ten behoeve van beheersing van bedrijfsrisico’s zijn procedures vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement en volgen we de WBTR. Hetgeen ook van toepassing is voor stakeholders en publiek. We hanteren voor de financiën het 4 ogenprincipe. Een externe boekhouder maakt hiervan rapport. De Bewaerschool heeft een interne vertrouwenspersoon aangesteld. Stichting Bewaerschool heeft de Code Diversiteit & Inclusie en Fair Practice Code geïmplementeerd (zie verder).
De verschillende bestuursleden hebben een veelzijdige achtergrond, waardoor een breed profiel ontstaat. Nieuwe bestuursleden worden op transparante wijze geworven met aandacht voor de inhoudelijke behoeftes van het bestuur, relevante kennis en ervaring van de kandidaat en diversiteit. Nieuwe bestuursleden ontvangen een introductiepakket. De zittingsduur en aftreedrooster zijn gewaarborgd in de statuten en het Huishoudelijk Reglement.
Fair Practice Code
De Bewaerschool vindt het belangrijk om open, eerlijk en inclusief om te gaan met elkaar d.w.z. bestuur, artistieke leiding, vrijwilligers, kunstenaars en culturele partners. Ieder mens, eigenheid en potentieel, doet ertoe en ideeën, meningen worden gedeeld. Gastcurator en andere zzp’ers ontvangen een eerlijke betaling op basis van Richtlijn functie- en loongebruik presentatie-instelling voor beeldende kunst, opgesteld door de Zaak Nu. Voor kunstenaars wordt de richtlijn kunstenaarshonoraria toegepast. (Fair pay) Als iedere betrokkene zich gewaardeerd, betrokken en vertrouwd voelt, zijn we in dit streven geslaagd. Het risico is dat het (kleine) team teveel hooi op de vork heeft, te weinig tijd voor reflectie en de plicht met elkaar omgaat. We kunnen dit opvangen door versterking, uitbreiding van het (vrijwilligers- en bestuurs-)team en meer professionele ondersteuning. Zo kunnen we elkaar verwachtingen beter afstemmen, ontstaat meer ruimte voor evaluatie en professionalisering als ook spontaniteit en plezier.
Bij de vrijwilligers is aandacht voor hun behoeftes en wensen om zo een duurzame band met hen te behouden. Voor de gastcurator, bestuursleden en andere vrijwilligers is een duidelijke taakomschrijving en er wordt op een solidaire, transparante manier met elkaar omgegaan op basis van vertrouwen. Met de gastcurator is een jaarlijks afstemminggesprek om te kijken of de verwachtingen en taken nog op dezelfde lijn liggen.
Code Diversiteit & Inclusie
Ook in 2024 onderschrijft de Bewaerschool de code Diversiteit & Inclusie. In oktober heeft het bestuur onder leiding van een externe adviseur een sterkte en zwakte-analyse gedaan. En in december hebben we samen met enkele vrijwilligers een ommeting gedaan door middel van het invullen van de beleidsscan Code Diversiteit & Inclusie. De uitkomsten geven inzicht in welke ontwikkelstadium de organisatie zit.
Score op Algemene visie en beleid op diversiteit, inclusie en gelijkwaardigheid: 3.8
Score op Programma: 3.6
Score op Publiek: 2.4
Score op Personeel: 3
Score op Partners: 3.7
De resultaten van de scans zijn meegenomen in het programma plan voor de komende jaren. Jaarlijks wordt hier een opvolging aan gegeven en worden vervolgstappen, indien mogelijk en wenselijk, genomen.
Download hieronder het volledige jaarverslag
De genoemde jaarverslag-pagina's zijn allemaal geplaatst met toestemming van de organisatie waar ze over gaan.
-
Stuur een e-mail naar Fleur Kronenberg fleur@cultuur-ondernemen.nl -
Bekijk de LinkedIn pagina van Fleur Kronenberg