Verdieping Governance in je jaarverslag: nog meer voorbeelden uit de praktijk

"Het bestuur en de raad van toezicht bevorderen, ieder vanuit de eigen verantwoordelijkheid, de betrokkenheid van de medewerkers bij het beleid van de organisatie. De organisatie van de Stilte telt vijf wekelijkse overleggen: directieoverleg, artistiek teamoverleg, boekingsoverleg, marketingoverleg en repetitoren-overleg. Er zijn drie overleggen die wekelijks of maandelijks zijn: dansersoverleg, educatie en planning van gastdocenten. de Stilte organiseert jaarlijks drie informele bijeenkomsten waarin het voltallige personeel samenkomt: seizoenopening, kerstfeest en seizoenafsluiting.

Bij publieksvoorstellingen (premières, presentatiedag) zijn er contactmomenten tussen de Raad van Toezicht en medewerkers."
Bekijk de passage op pagina 44 en 45 van de Jaarrekening 2022.

"In 2022 heeft Loevestein één digitaal plenair overleg en twee fysieke plenaire overleggen met het personeel kunnen organiseren."
Pagina 16 van het Jaarverslag 2022

"Het lid van de Raad dat het vertrouwen geniet van de medewerkers (de Voorzitter) wordt standaard uitgenodigd voor het halfjaarlijks overleg met het gehele personeel."Pagina 20 van het Jaarverslag 2022

"Belangenverstrengeling

Eventuele belangenverstrengeling is een punt van orde voor ieder lid van de RvT en staat op de agenda van de RvT/directievergaderingen. Nevenfuncties van de RvT en de directie worden tijdens de vergaderingen voorgelegd, besproken en al dan niet toegestaan. In 2022 zijn geen gevallen van belangenverstrengelingen ter tafel gebracht. De voorzitter van de RvT heeft zich onmiddellijk uit de raad teruggetrokken toen zij benaderd werd voor een conflicterende functie."
Bekijk de passage op pagina 26 van het Bestuursverslag 2022

"Bestuurders en toezichthouders zijn onafhankelijk en handelen integer. Zij zijn alert op belangenverstrengeling, vermijden ongewenste belangenverstrengeling en gaan op een transparante en zorgvuldige wijze om met tegenstrijdige belangen.

De bestuurder en toezichthouders van DEN hebben geen zakelijke of artistieke relaties met direct betrokken organisaties.

In het Reglement Toezicht en Bestuur, dat in 2022 is vastgesteld zijn regels vastgelegd rondom 'tegenstrijdig belang en onafhankelijkheid'. Als sprake is van een (mogelijk) tegenstrijdig belang melden de leden van de RvT en het Bestuur dit direc aan de voorzitter van de RvT hierover een standpunt in. Of daadwerkelijk sprake is van een tegenstrijdig belang is aan het oordeel van de RvT.

In 2022 hebben zich geen kwesties voorgedaan die melding behoeven in het Bestuursverslag.

Leden van de RvT, of de organisatie die ze vertegenwoordigen, worden met enige regelmaat betrokken bij kennisontwikkelingstrajecten. Ook kan hen gevraagd worden om hun netwerk in te zetten voor de opdracht van DEN. Dit gebeurt vanwege de expertise of voortrekkersrol die zij hebben binnen of buiten de cultuursector. De RvT leden -of de organisaties die zij vertegenwoordigen- krijgen hiervoor geen financiële vergoeding."
Bekijk de passage op pagina 48 van het Jaarverslag 2022

"De Raad stelt vast dat ieders onafhankelijke expertises binnen de Raad goed tot hun recht komen in het toezicht. Niet alleen binnen de verschillende (bovengenoemde) commissies van de Raad van Toezicht maar ook als klankbord voor uiteenlopende kwesties en in hun contact met de Ondernemingsraad voelt de Raad zich betrokken bij de organisatie en de werknemers. Toezichthouders zijn zich bewust van hun eigen rol en de onderlinge verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en handelen daarnaar (GCC principe 4). Eind 2022 heeft de Raad een zelfevaluatie uitgevoerd, gericht op het eigen functioneren, teneinde eraan bij te dragen dat het zijn toezichthoudende, adviserende en werkgeversrol op professionele en onafhankelijke wijze uitvoert. (GCC principe 7)."
Pagina 13 van de Jaarrekening 2022

"De individuele leden reflecteerden in de schriftelijke zelfevaluatie op uiteenlopende thema’s zoals het functioneren van de Raad, de onderlinge samenwerking en de verhouding met het (nieuwe) Bestuur. De observaties en bevindingen die volgden op deze evaluatie werden in het laatste overleg van 2022 besproken. Zo werd er onder andere gesproken over het inwerkprogramma van nieuwe Raad van Toezicht leden, het contact met de nieuwe directie, de aanwezigheid en betrokkenheid van de Raad bij formele en informele evenementen, de (frequentie van de) informatievoorziening en het waarborgen van voldoende inhoudelijke componenten tijdens de Raad van Toezicht vergaderingen."
Pagina 14 van de Jaarrekening 2022

"Verslag Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht kijkt terug op een geslaagd festival. Het zo gewaardeerde ‘live’ contact tussen podiumkunstenaar en publiek was weer mogelijk zonder beperkende maatregelen en resulteerde in ruim 70.000 ‘live’-bezoeken. De Raad prijst haar directie en medewerkers voor de tomeloze energie waarmee is doorgewerkt aan een festival waarbij tijdens de voorbereidingen nog onzekerheid bestond over de Corona-situatie tijdens het aanstaande festival. Dankzij de Covid-steun van het Fonds Podiumkunsten werd het ondanks de onzekerheden mogelijk een complete editie uit te rollen. Daardoor heeft ook de opdrachtverstrekking aan kunstenaars en gezelschappen ook voor wat betreft de coproducties door kunnen lopen, die we in 2022 gelukkig ook aan ‘live’ publiek zonder beperkende maatregelen hebben kunnen tonen. Dit was niet mogelijk geweest zonder de (extra) steun van onze belangrijkste subsidiënten het Fonds Podiumkunsten, de provincie Limburg en de gemeente Heerlen. De Raad wenst hierover dan ook graag haar uitdrukkelijke dank uit te spreken. De Raad zal zich met haar directie inspannen om de resterende middelen in de bestemmingsreserve Covid die nog niet ingezet konden worden, het komende jaar, vanuit onze doelstelling en uitgestelde programmering en coproducties, op de juiste wijze in te zetten en daarmee een bijdrage leveren aan de continuïteit van ons prachtige podiumkunstenbestel en onze rol in de culturele waardeketen. We zijn ons er terdege van bewust een belangrijke rol te kunnen en willen spelen in de wederopbouw van de sector.

2022 was ook het jaar van wisseling en verjonging van de artistieke leiding. Na een succesvol openbaar wervingstraject is de Raad blij met het aanstellen van Lieke Benders als nieuwe artistiek leider en dankt Fiedel van der Hijden voor zijn tomeloze inzet voor de opbouw en realisatie van 32 jaar Cultura Nova.

Er hebben in 2023 vier gezamenlijke vergaderingen plaatsgevonden met de RvT en de directie en een zelfevaluatie van de RvT. In overleg en in prettige samenwerking met de directie is er hard gewerkt aan de continuering van het geformuleerde beleid van de huidige kunstenplanperiode. Een extra uitdaging om te zoeken naar flexibiliteit en creativiteit in onzekere tijden. Ondanks de hoge inflatie, krapte op de arbeidsmarkt, gestegen kosten, lagere sponsorinkomsten en nog weifelende kaartkopers is de RvT verheugd over een geslaagd en compleet festival. Het zal wel nog een uitdaging worden dit voor de nabije toekomst vast te houden. Er heeft een zelfevaluatie plaatsgevonden door de RvT waarbij vooral gekeken is naar het functioneren van de RvT als geheel ten aanzien van haar verschillende rollen en meer in het bijzonder naar de onderlinge samenwerking en dekking van haar individuele expertises in aanvulling op elkaar. Er is besloten de vergaderingen meer thematisch in te delen met als doel alle thema’s in een jaar van voldoende aandacht te kunnen voorzien. De directie heeft haar dank uitgesproken over de steun van de RvT door vooral het geven van vertrouwen om ondanks alle onzekerheden door te gaan met de organisatie. Er is voortdurend aandacht voor procedures rondom mogelijke belangenverstrengeling en het is een vast agenda-punt tijdens de vergaderingen.
Bekijk het hele verslag Raad van Toezicht op pagina 30 van het Jaarverslag 2022.

"5. Risicoanalyse

Risicobeheersing in normale omstandigheden
De Dansers heeft een efficiënte en solide financiële huishouding. We spreiden risico’s met voorstellingen voor verschillende publieksgroepen, in diverse speelcircuits en met diverse (coproductie)partners. We stellen realistische financiële doelen en voeren goed intern financieel beheer. Er wordt gewerkt met werkbegrotingen en budgetbeheer per productie of deelgebied (educatie, marketing, e.d.). Dit zorgt voor een adequate kostenbeheersing en mogelijkheid tot bijsturing. Elk semester wordt voor de gehele exploitatie een jaarprognose gemaakt en daarop, indien nodig, bijgestuurd. Daarnaast heeft De Dansers voor de periode 2021-2024 een risico-analyse met fall-back scenario’s opgesteld om tegenvallende inkomsten en/of prestaties op te vangen. In dat schema kwam echter het uitbreken van een pandemie niet voor; daar had niemand, en dus ook wij niet, een scenario voor klaarliggen.

Risicobeheersing na corona
Bij het weer opstarten van de activiteiten (voorstellingen spelen, repeteren, educatie op scholen), hebben we gewerkt volgens protocollen die door de landelijke koepelorganisaties voor de sector waren opgesteld.

De financiële consequenties van de coronamaatregelen hebben we strak gemonitord; het goede eigen vermogen gaf daarbij welkome rust. De coronasteun in 2022 van het FPK was voldoende het verlies aan eigen inkomsten te compenseren en de freelancers bij annuleringen te kunnen doorbetalen (zie ook toelichting op de resultatenrekening, bijlage 3).

Risico-analyse postcorona
Voor de jaren na corona (2023 en verder) is het effect van de coronajaren nog moeilijk te voorspellen. Maar we houden er rekening mee dat er sprake zal zijn van na-ijleffecten met nieuwe risico s van dien, zoals:

- het opheffen of afschalen van theaters / festivals / samenwerkingspartners / coproducenten vanwege financiële problemen;

- het minder risicovol programmeren door theaters/festivals vanwege lager/geen programmabudget; - het handhaven door theaters van de lage partage-afspraken (in coronatijd overal ingevoerd) in plaats van realistische en faire uitkoopsommen;

- terughoudendheid bij scholen om massaal (met verschillende schoolklassen en/of scholen) naar het theater te gaan;

- focus van scholen op het wegwerken van leerachterstanden bij de ‘harde’ vakken (taal, rekenen) en minder prioriteit voor cultuureducatie;

- krapte op de arbeidsmarkt door leegloop en weinig nieuwe aanwas, met name van producenten en technici, omdat werken in de culturele sector in corona-tijd zo weinig zekerheid bood;

- terughoudendheid bij het publiek om weer als vanouds theaters en festivals te bezoeken;

- verlies van (binding van) het publiek vanwege weinig live ontmoetingen.

Veel van deze risico’s zijn goed te dragen voor De Dansers, ze vormen geen directe bedreiging voor de bedrijfsvoering. Ons netwerk van afnemers is nog altijd breed genoeg en gespreid over meerdere circuits. Met name het weer opbouwen van de relatie met het publiek heeft onze voortdurende aandacht: online, met nieuwsbrieven en -flitsen, Supporterswerving e.d. De social media/online marketing zetten we vooral in als communicatieplatform en - wanneer dat passend is - ook als podium/presentatiefunctie.
Daarnaast gaat onze aandacht uit naar het overtuigen van scholen en educatiepartners, om vooral weer/ook aandacht aan danseducatie te (blijven) besteden."

Bekijk het volledige Jaarverslag 2022 van Scholen in de kunst via deze link.