De principes van de Governance Code Cultuur vul je als culturele organisatie zelf in. Dat doe je op een manier die bij jouw organisatie past, en leg je uit in je jaarverslag. In onze handreiking over de Governance Code Cultuur en het jaarverslag lees je hoe je je in je jaarverslag kunt verantwoorden over de toepassing van de Governance Code Cultuur. In dit artikel zie je hoe andere organisaties zich in hun jaarverslag 2023 verantwoorden over de code als geheel en over verschillende specifieke onderwerpen uit de code.
Wij bedanken alle organisaties voor het geven van hun medewerking aan dit artikel.
Hieronder vind je twee voorbeelden om over de code als geheel verslag te leggen:
De Stichting Festival Circolo past de principes en aanbevelingen van de Governance
Code Cultuur 2019 in de volle breedte toe. Middels de op de website gepubliceerde
jaarverslagen en jaarrekeningen wordt publiekelijk inzage gegeven in het functioneren van de stichting en het realiseren van de maatschappelijke doelen.
De samenstelling van de Raad van Toezicht verhoudt zich goed met het krachtenveld waarin de organisatie zich beweegt waardoor de organisatie in verbinding staat met diverse maatschappelijke domeinen.
Interne procedures zoals rond belangenverstrengeling en risicobeheersing zijn
vastgelegd en worden met regelmaat geactualiseerd.
Er is werk gemaakt van een veilige organisatie door de aanstelling van een externe vertrouwenspersoon. Medewerkers, vrijwilligers, artiesten en bezoekers kunnen zich
bij de vertrouwenspersoon melden als men negatieve ervaringen heeft opgedaan en
men daar niet bij/binnen de organisatie mee terecht kan of wil. De informatie over
de functie en bereikbaarheid van de vertrouwenspersoon wordt actief gedeeld met
bovenstaande groepen.
Twee leden van de Raad van Toezicht houden toezicht op de toepassing van de codesbinnen de organisaties en bewaken de geformuleerde voornemens.
Nog eens twee leden van de Raad van Toezicht houden jaarlijks een
functioneringsgesprek met de directeur/bestuurder en koppelen daar op hoofdlijnen
terug naar de gehele raad.
Voornemens 2024:
De stichting past de wet- en regelgeving en drie codes toe. Te weten: Governance Code Cultuur, Fair Practice Code en Code Culturele Diversiteit. Op de website van De Nieuwe Bibliotheek staat het governance beleid. Daarin staat expliciet hoe de acht principes uit de Governance Code Cultuur structureel worden toegepast en hoe de Fair Practice Code en de Code Culturele Diversiteit beleidsmatig zijn verankerd bij De Nieuwe Bibliotheek. In het jaarverslag worden de belangrijkste verbeterstappen uit het afgelopen jaar en aandachtspunten voor het komende jaar omschreven.
De belangrijkste stap in 2023 was de externe audit door de Certificeringsorganisatie Bibliotheekwerk, Cultuur en Taal (CBCT). De Nieuwe Bibliotheek is trots op de hoge score in de audit dankzij de verbeteringen die zijn gerealiseerd in de afgelopen vier jaar op diverse kwaliteitsmanagement fronten. Denk aan de invoering van de nieuwe DPCA-cyclus (met heldere jaar- en projectplannen, evaluatiemomenten en verbetervoorstellen), de cultuurverandering, het bottom-up werken en de constructieve relatie met de ondernemingsraad. Daarnaast is er in 2023 aandacht besteed aan de fysieke veiligheid en gezondheid met het PMO/PSA (Preventief Medisch Onderzoek en Psychosociale Arbeidsbelasting enquête) voor alle medewerkers. De impact van diverse wetswijzigingen zijn ingevoerd, zoals de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen, Wet Poortwachter, werkkostenregeling, en nieuwe collectieve korting zorgverzekeringen.
In 2024 zetten wij de volgende stappen voorwaarts met aandacht voor cybersecurity dankzij een nieuwe pentest en deelname aan de coöperatie Samen Digitale Innoveren, inclusief een CERT (Computer Emergency Response Team). De toename van pogingen tot phishing en identiteitsfraude vragen ook om extra alertheid en incident management. Eind 2024 wordt het vierjaarlijkse groot medewerkersonderzoek uitgevoerd en de nieuwe klokkenluidersregeling uitgewerkt. Tevens wordt het meerjarenbeleidsplan 2025-2028 voorbereid met meer aandacht voor kansengelijkheid en programmering met en door Almeerders.
Het functioneren van bestuur of Raad van Toezicht is een onderwerp dat zeker aandacht verdient in het jaarverslag. Hieronder vind je twee aansprekende voorbeelden van verslaglegging over dit onderwerp, zowel van een organisatie met een bestuur-directiemodel (Laurenskerk) als van een organisatie met een raad van toezicht-model (Maas theater en dans).
De Stichting Laurenskerk kent een relatief groot stichtingsbestuur. Dit past het beste bij de veelzijdige functies van de stichting. De leden van het bestuur worden op die verschillende taken geworven en zij behartigen - naast algemene bestuurstaken - specifieke portefeuilles. Dat geldt voor uiteraard voor voorzitter, secretaris en penningmeester, maar binnen de Stichting Laurenskerk is ook specifieke deskundigheid nodig voor onder meer bouwtechnische zaken, erfgoed, podium, commercie en publiciteit/marketing. De stichting is opgericht in 1989 en de statuten zijn gewijzigd in het jaar 2000. De stichting onderschrijft de Codes Cultural Governance en Fair Practice en past die toe. In 2016 zijn er verschillende regelingen en profielen opgesteld in het kader van de governance, zoals onder meer een bestuurs-, directie-, arbitragereglement en profielen voor bestuur en directie.
…
Het bestuur kwam in 2023 zeven keer in vergadering bijeen. Daarnaast maken bestuursleden deel uit van kleine werkgroepen en zijn vertegenwoordigd bij overleg met relevante organisaties rondom de stichting om informatie uit te wisselen en draagvlak te behouden. In 2023 heeft er een zelfevaluatie van het bestuur plaatsgevonden, die is besproken tijdens de bestuursvergadering van 4 juli 2023. Belangrijkste onderdelen waren:
De leden van de rvt doen hun taak onbezoldigd en staan op voldoende afstand van de organisatie, maar zijn wel heel betrokken bij wat er gebeurt bij Maas. De rvt bewaakt de intrinsieke missie van Maas, waarin opgenomen de maatschappelijke doelstelling om van betekenis te zijn voor de ontwikkeling van kinderen en jongeren tot vrije denkers en doeners. Er worden jaarlijks functioneringsgesprekken met de directeurs-bestuurders gehouden. Er is aandacht voor het juiste gebruik van kennis en netwerken voor Maas. Doordat verschillende organisatieonderwerpen verdeeld zijn onder de diverse leden, is er een actieve vorm van informatie-inwinning naast de gebruikelijke vergaderingen en rapportages.
De rvt en het bestuur nemen de Governance Code Cultuur serieus. Tijdens een training van Cultuur + Ondernemen werd er verder gereflecteerd op de acht principes van de code en werden deze verder uitgediept. Daarbij is onder andere stilgestaan bij de drie rollen die bij een rvt liggen: toezichthouder, werkgever en adviseur, en hoe deze zich tot elkaar op een goede manier kunnen verhouden. Ook is er in het kader van sociale veiligheid gesproken over de dynamiek in de vergaderingen. Daarin kwamen de volgende vragen aan de orde: Is er voldoende ruimte voor iedereen om standpunten in te brengen en houd je toezicht vanuit een gevoel van controle of vertrouwen?
Vanuit deze training is een agenda voor de toekomst uitgewerkt, waarin ruimte gemaakt wordt voor meer aandacht voor werkdruk, risicomanagement en aandacht voor voeling houden met de werkvloer en wat daar speelt. Maar ook eigen kennisontwikkeling van de rvt over toezichthouden staat blijvend op de agenda.
Het onderwerp sociale veiligheid is actueel. Dit is terug te zien in veel jaarverslagen. Als deelonderwerpen komen in jaarverslagen naar voren: interne en externe vertrouwenspersonen, manieren om sociale veiligheid intern in de organisatie en extern met publiek te bevorderen en het opstellen van een Code of Conduct. Hieronder vind je het voorbeeld van een organisatie met een bestuur: 1646 Project Space. Organisaties kijken bij dit onderwerp ook over de grenzen van de eigen organisatie naar branchegenoten.
1646 en diens bestuur gaat zorgvuldig en verantwoord om met iedereen die met de organisatie in aanraking komt. In 2021 hebben wij een Code of Conduct gepubliceerd dat met medewerkers, samenwerkingspartners en bezoekers wordt gedeeld, en dat onderdeel is van al onze overeenkomsten. Hierin beschrijven wij welk gedrag aanvaardbaar en onaanvaardbaar is in onze ruimte, zowel online als offline. Om zo een veilige (werk) omgeving te kunnen waarborgen.
Binnen de organisatie is er tevens een intern vertrouwenspersoon aangesteld (twee bestuursleden). Medewerkers worden hier middels ons personeelshandboek over geïnformeerd. Inclusief verwijzing naar stichting Mores als er een externe melding geplaatst dient te worden.
Transparantie over nevenfuncties is onderdeel van principe 3 over het voorkomen van ongewenste belangenverstrengeling. Daarom is en blijft dit een belangwekkend onderwerp. Het Drents Museum geeft een mooi voorbeeld van hoe je dit kunt doen.
Bekijk pagina 5 van het Jaarverslag 2023.
De genoemde jaarverslag-pagina's zijn allemaal geplaatst met toestemming van de organisatie waar ze over gaan.