Governance Code Cultuur Zelfevaluatiescan voor bestuur en toezicht
Deze handreiking sluit aan bij Governance Code Cultuur principe 7, aanbeveling 10.
De Zelfevaluatiescan is een tool die jou helpt bij de evaluatie van het bestuur of raad van toezicht. Hoe functioneert jouw bestuur of raad van toezicht, hoe werk je samen met elkaar en hoe kijk je aan tegen bijvoorbeeld informatievoorziening? Het is belangrijk dat je periodiek evalueert. Door de Zelfevaluatiescan krijg je inzicht in de taken die je hebt als bestuurder of toezichthouder, en krijg je grip op de onderwerpen waar je extra aandacht aan moet besteden. Zo ga je als bestuur of raad van toezicht beter en professioneler functioneren.
De Zelfevaluatiescan is speciaal ontwikkeld voor de cultuursector. De vragenlijst sluit volledig aan bij de Governance Code Cultuur. Als onderdeel van de professionele en onafhankelijke vervulling van hun taken beveelt de Governance Code Cultuur besturen en raden van toezicht aan om minimaal één keer per jaar het eigen functioneren te bespreken, en eens per drie jaar onder externe begeleiding (principe 7, aanbeveling 10).
De uitkomst van de Zelfevaluatiescan geeft je handvatten ter voorbereiding van de evaluatiebijeenkomst, waarin jullie samen bespreken hoe jullie je eigen taak zien en waar aandachts- en verbeterpunten zitten. Het haalt naar boven welke onderwerpen aandacht nodig hebben en met de rapportage die uit de Zelfevaluatiescan komt kan je het gesprek goed voorbereid aangaan.
De Zelfevaluatiescan is toegespitst op tien verschillende onderwerpen, namelijk:
- Toezichthoudende rol;
- Adviesrol;
- Werkgeversrol;
- Relatie met stakeholders;
- Samenstelling;
- Cultuur en gedrag;
- Belangenverstrengeling;
- Rol van de voorzitter;
- Proces en organisatie;
- Externe verantwoording en zichtbaarheid.
Hoe werkt de Zelfevaluatiescan?
Aanvragen
Je meldt je aan voor een Zelfevaluatiescan via de aanvraagbutton bovenaan deze pagina. Daar wordt alle informatie gevraagd die nodig is om de zelfevaluatie goed te laten verlopen. Denk hierbij aan:
- De namen en e-mailadressen van alle leden van je bestuur of raad van toezicht;
- De datum waarop alle deelnemers hun vragenlijsten horen te ontvangen;
- Tot wanneer de deelnemers hebben om hun vragenlijsten in te vullen;
- Wanneer de rapportages naar de deelnemers worden verzonden;
- Informatie van de contactpersoon binnen de organisatie;
- De nodige factuurinformatie.
Ons advies is om de deelnemers vooraf een bericht te sturen, waarin het gebruik van de Zelfevaluatiescan wordt aangekondigd. Zo komt de mail met de uitnodiging om een vragenlijst in te vullen niet als een verrassing.
Vragenlijsten
Elk lid van jouw bestuur of raad van toezicht vult individueel de vragenlijst in op een moment dat het hem of haar uitkomt. Het resultaat is een groepsrapportage waaruit blijkt welke onderwerpen voor jullie als team relevant zijn. Dat scheelt in de voorbereiding en geeft een gerichte focus voor de bijeenkomst.
Wij houden bij of alle deelnemers voor de sluitingsdatum van de vragenlijsten hun vragenlijst hebben ingestuurd. Zo niet, dan ontvangen ze een herinneringsmail. Zo zorgen we ervoor dat we een rapportage kunnen leveren waaraan alle deelnemers hebben kunnen bijdragen.
Rapportages
De rapportage vormt een goede basis voor een gesprek over het functioneren van het bestuur of de raad van toezicht. Elke deelnemer krijgt twee rapportages: een algemene, met alle antwoorden, en een persoonlijke, waarin de eigen antwoorden gehighlight zijn. Zo weet je ook lang na het invullen van de vragenlijst nog welk antwoord van jou was.
Overige informatie
Omdat een zelfevaluatie van een bestuur of raad van toezicht in de eerste plaats is bedoeld voor een raad of bestuur om te reflecteren op haar eigen functioneren, zijn de vragenlijsten geheel afgestemd op de leden van het bestuur of de raad van toezicht zelf. Wel hebben wij een optionele, aparte vragenlijst voor de directie, voor organisaties die de input van de directeur graag willen meenemen bij hun evaluatie. Vink hiervoor bij het aanvragen van de Zelfevaluatiescan de optie aan om directeuren mee te laten doen.
De Zelfevaluatiescan wordt uitgevoerd in een online afgeschermde en beveiligde omgeving.
Begeleiding bij je zelfevaluatie
Je kunt bij ons ook kiezen voor een begeleide zelfevaluatie. Hierbij maak je als bestuur of raad van toezicht gebruik van de online tool, maar wordt daarnaast een van onze adviseurs gevraagd jullie evaluatiesessie te begeleiden. De adviseur is een deskundige in governance en brengt de nodige kennis en ervaring mee. Een adviseur van Cultuur+Ondernemen bereidt het evaluatiegesprek voor met de voorzitter. Voordeel daarvan is dat het gesprek door een onafhankelijke voorzitter wordt begeleid en de voorzitter van de raad van toezicht of het bestuur zelf ook volop kan meedoen aan de evaluatie. Lees hier meer over begeleide zelfevaluaties en maatwerk.
Kosten
Versie |
Prijs excl. btw |
|
Onbegeleid
|
€ 445,- |
|
Begeleid
|
€ 1450,- * * Exclusief parkeer- en reiskosten (€ 0,23 per kilometer) en kosten reistijd (€ 50,- per uur) van de begeleider. |
Deze prijzen gelden per evaluatieproces ongeacht het aantal deelnemers.
Aanvullend bij de zelfevaluatie: de checklist governance
Bij een zelfevaluatie kijk je naar je eigen functioneren, maar ook naar een paar zaken die bij elke organisatie op orde moeten zijn. Om daarbij te helpen kan je gebruik maken van de checklist governance.
Bij je reflectie is het ook goed om na te denken over welke gebeurtenissen van het afgelopen jaar thuishoren in het jaarverslag. Lees hier meer informatie over hoe je governance meeneemt bij het schrijven van je jaarverslag.
Ervaringsverhalen
Meer informatie
Heb je vragen over de Zelfevaluatiescan? Neem voor meer informatie contact op met Djoeke Gerding.
-
Stuur een e-mail naar Djoeke Gerding djoeke@cultuur-ondernemen.nl -
Bekijk de LinkedIn pagina van Djoeke Gerding