Ervaringsverhaal Eigen functioneren raad van toezicht op scherp dankzij een extern adviseur

De raad van toezicht van Amsterdam Museum, waarvan Jurenne Hooi voorzitter is, deed afgelopen jaar een zelfevaluatie onder begeleiding van Cultuur+Ondernemen. “De onafhankelijkheid van een extern adviseur is in dit proces prettig: diegene gaat er blanco in. Als toezichthouders hoef je daardoor minder je woorden te wegen en duik je sneller met elkaar de diepte in.”

In maar liefst acht raden van toezicht zit Jurenne Hooi momenteel. Voorbeelden daarvan zijn Stichting DOEN, Cordaan, Woonstichting De Key en dus Amsterdam Museum. De gemene deler in dit alles? Jurenne: “Lid van een raad van toezicht worden betekent voor mij dat ik er voor mezelf een zinvolle betekenis in zie - of dat nu het voorzien in woningen voor mensen met een kleinere portemonnee is, of het vertellen van de Amsterdamse geschiedenis vanuit verschillende perspectieven. En dat ik hier iets in kan bijdragen.” Wat opvalt is dat veel van de organisaties waarbij ze die verwantschap voelt, zich richten op sociale zorg en welzijn. “Bij Amsterdam Museum heb ik onder andere inclusie in mijn portefeuille. In het verleden en heden van een stad als deze is dat een relevant onderwerp. Daar voel ik me nauw bij betrokken.”

Jaarlijks de temperatuur opnemen

Bij Amsterdam Museum is ze inmiddels bijna zes jaar toezichthouder. Een functie waarvoor ze tussen de bedrijven door nog een opleiding volgde bij Nyenrode Business University. Ook is ze trainer bij de Leergang Toezicht in de Cultuursector, die crmLiNK in samenwerking met Cultuur+Ondernemen ontwikkelde. Vurig: “Toezicht houden is een serieuze baan, een vak met serieuze verantwoordelijkheden. Dus daar hoort ook een serieuze aanpak bij.” Elk jaar doet de raad van toezicht van Amsterdam Museum een zelfevaluatie. Eens in de twee jaar is bij die zelfevaluatie een extern adviseur betrokken. “Dat je minstens ieder jaar kritisch naar het eigen functioneren kijkt, hoort er wat mij betreft echt bij. Het is een manier om de temperatuur op te nemen: wat doen we al goed en waar kunnen we verbeteren? In de maximaal vijf reguliere vergaderingen per jaar heb je daar doorgaans geen tijd voor. Daarom moet je hier apart tijd voor vrij maken.”

Het mag schuren

Wat voor lessen komen er nu uit zo’n zelfevaluatie naar voren? “Dat kan van alles zijn. Als voorbeeld noem ik de commissies die we bij Amsterdam Museum hebben ingesteld. Zo’n evaluatie is hét moment om te kijken: werkt dit goed, of is er nog iets extra’s nodig?” Als raad van toezicht sta je ten dienste van de missie, visie en doelstellingen van de organisatie, vertelt Jurenne. “Het is essentieel dat de verschillende toezichthouders daar eenzelfde kijk op hebben.” Je hoeft niet elkaars beste vrienden te worden, waarschuwt ze. Het is zelfs wel prettig als het soms een beetje schuurt. Die gezonde spanning tussen zowel raad van toezicht en bestuurder als tussen de toezichthouders onderling zorgt voor alertheid. Maar het op één lijn zitten is wel van belang. “Zo’n zelfevaluatie kan ook laten zien dat we vinden dat we elkaar nog niet goed genoeg kennen. En dan gaan we in het jaar daarna vaker samen op excursie, of uit eten met elkaar. Door teambuilding creëer je een sterker gevoel van wederzijds vertrouwen. Dat maakt het uitspreken van voors en tegens makkelijker.”

Spannend, maar o zo nuttig

Door de zelfevaluatie een keer in de twee jaar onder begeleiding van een extern adviseur te doen, duikt een raad van toezicht nog wat dieper het eigen functioneren in. Jurenne: “Zo’n traject is spannend, zeker ook voor mij als voorzitter, maar door het te doen weet je dat het team weer een niveau hoger komt als dat nodig is. Het levert je een schat aan informatie op. Dit is de manier om je team scherper te smeden.” Dan: “De dynamiek in de boardroom is van niet te onderschatten waarde. Er kunnen onderstromen spelen. En door daar kritisch met elkaar naar te kijken en het uit te spreken, herstel je de basis. Vertrouwen onderling is essentieel om als raad goed toezicht te kunnen functioneren.”

Voor Jurenne staat de balans tussen enerzijds gepaste nabijheid en professionele distantie centraal. “Als toezichthouder moet je zelf je antennes uit hebben staan, proeven van de cultuur in de organisatie. Zonder daarbij zelf op de stoel van de bestuurder te gaan zitten”, vertelt ze. “De soft controls zijn veel interessanter voor mijn rol als toezichthouder. Die hard controls - dat hebben we allemaal wel geregeld. Maar de soft controls, dáár moet je feeling mee zien te houden. Is de cultuur heel relaxed, of is er toch spanning voelbaar?” Als voorbeeld noemt ze de actualiteit rond ongewenst gedrag in organisaties. Door je als toezichthouder actief in de organisatie te laten zien met werkbezoeken bijvoorbeeld, krijg je meer gevoel bij wat er speelt. “Dan kun je ook hier ook proactief richting de bestuurder mee aan de slag gaan. Zijn de protocollen rond gedrag in orde, of zijn hier nog stappen in nodig?”

De eigen rol scherp houden

Door als raad van toezicht jaarlijks te reflecteren op het eigen functioneren, blijven de verschillende rollen helder. Je neemt letterlijk even een stap terug, en bekijkt wat je doet en hebt gedaan van een afstand. “Er is een verschil tussen toezicht houden in de cultuursector en erbuiten. De cultuur is in deze sector vaak wat familiair. In andere organisaties is de cultuur vaak juist wat zakelijker”, merkt Jurenne. “In iedere raad van toezicht is alertheid nodig: in welke cultuur opereer ik, hoe kan ik mijn rol hierbinnen vasthouden en hoe zorg ik voor gepaste nabijheid? Op gezette momenten reflecteren, helpt daarbij.”

Het toezicht houden is een functie met een bepaalde zwaarte - een taak die niet mag worden onderschat. En door jaarlijks te evalueren blijf je jezelf ontwikkelen. “Je bent als raad van toezicht aansprakelijk. Dat is een verantwoordelijkheid, waar je evenwichtig mee om moet gaan.” Een verantwoordelijkheid die je sámen draagt. “Als raad maak je besluiten samen. Het kan niet zo zijn dat één lid achteraf zegt: ik was het er eigenlijk niet mee eens. Dat onderstreept nog maar eens de grote meerwaarde van het regelmatig inchecken bij elkaar en zorgen dat de neuzen dezelfde kant op staan. En daar is zo’n evaluatie het ideale instrument voor.”