Skip naar content
Skip naar content

Governance Code Cultuur De Governance Code Cultuur en het jaarverslag - rvt-model

  • Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van (een deel van) het jaarverslag van een organisatie met raad-van-toezichtmodel.
  • Handvatten en een checklist om in het jaarverslag op een goede manier aandacht te besteden aan de Governance Code Cultuur.

Deze handreiking sluit aan bij Governance Code Cultuur principe 2, aanbeveling 4.

Klik hier voor de versie voor organisaties met bestuur-directie-model.

Wat is de Governance Code Cultuur?

Governance is de manier waarop je organisatie bestuur en toezicht inricht. Het gaat over besturen, beleid maken, besluiten, uitvoeren en toezicht houden. Maar ook over gedrag, verantwoordelijkheid en integriteit. De Governance Code Cultuur helpt culturele organisaties om de governance goed in te richten. Zo kunnen mensen erop vertrouwen dat je organisatie goed wordt bestuurd, dat het toezicht goed functioneert en dat je (maatschappelijke) verantwoordelijkheid neemt. In het kort: dat jouw organisatie de gangbare standaarden voor goed bestuur en toezicht volgt.

Je kunt de Governance Code Cultuur hier downloaden/bestellen.

Inhoud van deze handreiking

Deze handreiking gaat in op de principes van de Code. Daarna vind je een checklist die alle punten uit de Code over je jaarverslag kort samenvat. Tenslotte gaan we kort in op de verschillende onderdelen van je jaarverslag.

Let op! In deze handreiking vind je geen zaken die om een andere reden verplicht zijn in een jaarverslag (bijvoorbeeld vanwege subsidievoorwaarden waar je organisatie aan moet voldoen).

I. Principes en aanbevelingen van de Code

In de Code staan 8 principes met bijbehorende aanbevelingen. Voor de principes geldt: pas deze toe, én leg uit hoe je dit doet. Voor de aanbevelingen geldt: pas deze toe, maar leg alleen uit als je een of meer aanbevelingen niet opvolgt of anders invult (pas toe óf leg uit).

De 8 principes zijn verplicht, maar omdat organisaties binnen de cultuursector sterk verschillen, kan de invulling voor iedere organisatie net anders zijn. Een kleine presentatie-instelling zal de Code anders toepassen dan een groot museum. Daarom geef je in het jaarverslag een korte toelichting op de wijze waarop jouw organisatie deze heeft ingevuld in het verslagjaar. Je mag zelf bepalen waar je de toelichting opneemt in het jaarverslag. In onderstaand overzicht vind je de 8 principes uit de Code, en de hulpvragen die je kunt gebruiken om een goede toelichting te geven.

Kijk nog eens goed naar de aanbevelingen die in de Governance Code Cultuur bij elk principe staan. Deze hebben we hier niet herhaald.

Principe 1

Principe 2

Principe 3

Principe 4

Principe 5

Principe 6

Principe 7

Principe 8

II. Checklist Governance in het jaarverslag

Nu je de principes en aanbevelingen in je verantwoording hebt betrokken, is het goed om stil te staan of onderstaande punten uit de Code die betrekking hebben op het jaarverslag hierin op een goede wijze terugkomen:

In het bestuursverslag

  • Rechtsvorm van de organisatie en het gehanteerde bestuursmodel.
  • Toelichting op de manier waarop de organisatie overleg heeft gevoerd met de interne en externe belanghebbenden.
  • Toelichting op het beleid ten aanzien van risicobeheersing en interne controle.

In het verslag van de raad van toezicht

  • Vergaderfrequentie: hoe vaak heeft de raad van toezicht vergaderd? Wat waren de belangrijkste onderwerpen?
  • Risico’s: wat zijn de belangrijkste risico’s voor jouw organisatie en hoe gaat de raad van toezicht daarmee om?
  • Toelichting op de werkgeversrol van de raad van toezicht t.a.v.:
  • De systematiek van de gesprekken met de bestuurder(s) t.a.v. functioneren en beoordelen;
  • Het beloningsbeleid, de beloning, de contractduur en (neven)functies van de bestuurder(s).
  • Het functioneren van de raad van toezicht: wat is bijvoorbeeld de frequentie van hun zelfevaluatie en wat zijn aandachtspunten.
  • Toelichting op dilemma’s en belangenverstrengeling: de manier waarop is omgegaan met dilemma’s en situaties van belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang.
  • De honorering en/of vergoedingsregels van de leden van de raad van toezicht.
  • Overzicht van de (neven)functies van de leden van de raad van toezicht.
  • Het rooster van aftreden van de raad van toezicht.

In de jaarrekening

  • Geen verplichtingen vanuit de Code.

III. Onderdelen van het jaarverslag

Het jaarverslag geeft een feitelijk overzicht van de activiteiten en de financiële stand van zaken in het afgelopen jaar. Vaak wordt gesproken over het boekjaar of het verslagjaar. Voorop staat dat de gegevens correct en niet misleidend zijn. Ook de verantwoording van het bestuur en de raad van toezicht over de activiteiten en de financiële stand van zaken maken deel uit van het jaarverslag. Er is geen vaste formule voor een jaarverslag: vaak geldt dat hoe groter de organisatie is, hoe uitgebreider het jaarverslag moet zijn om de activiteiten van het afgelopen jaar goed weer te geven. Een jaarverslag bestaat gewoonlijk uit de volgende onderdelen:

  • Het bestuursverslag: in dit onderdeel verantwoordt het bestuur zich over de activiteiten, de bereikte resultaten, de contacten met belanghebbenden en over de missie, visie en doelstellingen van de organisatie.
  • De jaarrekening: dit onderdeel bevat een financiële analyse van de activiteiten gedurende het boekjaar en een financieel overzicht van de staat van de organisatie.
  • Het verslag van de raad van toezicht: een onderdeel waarin de raad van toezicht verantwoording aflegt over de invulling van het toezicht op het bestuur van de organisatie in het verslagjaar.

Het bestuursverslag en de jaarrekening worden opgesteld door het bestuur en moeten worden goedgekeurd door de raad van toezicht. Het verslag van de raad van toezicht wordt opgesteld door - of onder verantwoordelijkheid van - de raad van toezicht. Vaak stellen subsidiegevers de voorwaarde dat de jaarrekening op feitelijke juistheid gecontroleerd wordt door een accountant.