Aan de slag met concrete actiepunten na begeleide zelfevaluatie raad van toezicht

Als toezichthouder in een organisatie ben je zowel sparringpartner van de directie als supervisor. Mirjam Otten, voorzitter van de raad van toezicht van muziektheatergezelschap Orkater: “Met het aantreden van onze nieuwe directie was het tijd om de temperatuur op te nemen. Delen we een visie, hebben we dezelfde verwachtingen? De zelfevaluatie met een adviseur van Cultuur+Ondernemen hielp dat gesprek te structureren.”

Pittige start

Enkele maanden voor corona de wereld lamlegde, begon Mirjam bij Orkater als voorzitter van de raad van toezicht. De bestuurlijke wereld kent ze goed. Vanuit haar werk, nu directeur communicatie bij Politie Nederland en daarvoor ruim twintig jaar bij gemeente Amsterdam als woordvoerder en directeur communicatie, maar ook als voormalig bestuurslid voor het Rode Kruis Amsterdam. De functie van toezichthouder is wel nieuw voor haar. “Mijn baan bij de politie is druk. Je kunt je dan afvragen: moet je er nog wel zoiets naast gaan doen? De rol van toezichthouder is best een verantwoordelijkheid.” Juist wel, vervolgt ze resoluut. “Het trekt me even uit de drukte en laat me weer met een andere blik kijken naar de wereld om me heen.” Dan: “Kijk, ik heb een fijne carrière. Ik vind het heel normaal om met vrijwilligerswerk iets voor de samenleving terug te doen. Zo’n toezichthoudende rol biedt daar een mooie mogelijkheid voor.”

Door de prettige ordening en begeleiding voelden we ruimte om elkaar in alle openheid feedback te geven.
Mirjam Otten Erik van der Horst vierkant

Mirjam Otten - © Erik van der Horst


Haar start bij Orkater was pittig. Niet alleen vanwege corona, maar ook door de pensionering van oprichter en directeur Marc van Warmerdam. “Het is dan ontzettend belangrijk om een goede staf te hebben”, blikt ze terug. “Laura van der Ploeg (nu zakelijk directeur, red.) was toen al een voortreffelijk zakelijk leider. En ook het hebben van goede mensen in de raad van toezicht is onmisbaar in zo’n situatie. Dat heeft ons er toen wel doorheen geholpen.”

Toen het stof weer wat was gaan liggen, kwam bij de raad van toezicht ruimte om de klokken gelijk te zetten. Inmiddels was ook een nieuwe, tweekoppige directie aangetreden, met Wieke ten Cate als algemeen directeur. “Het jaar 2020 was druk. Het voorzitterschap is een grote rol. Hoe houd je dan de balans? Dat was één van de onderwerpen waarmee we de zelfevaluatie in zijn gegaan.”

Logische rolverdeling

Voorafgaand aan een plenaire bespreking met de raad van toezicht, vulde iedere toezichthouder voor zichzelf de zelfevaluatiescan in. De vragen behandelden onder meer de verschillende rollen van de raad (toezicht houden en adviseren), de samenstelling, de cultuur, de rol van de voorzitter en of je voldoende en juiste informatie krijgt om goed toezicht te kunnen houden. De uitkomsten hiervan werden vervolgens, onder begeleiding van een adviseur van Cultuur+Ondernemen, in de raad besproken. “Dat was heel prettig. Als voorzitter gaf dit mij de ruimte om veel ontspannender aan het gesprek deel te nemen.”

De zelfevaluatiescan helpt om het functioneren van de raad en de voorzitter gestructureerd door te lichten. Mirjam: “Alle belangrijke thema’s kwamen aan bod. En door de prettige ordening en begeleiding voelden we ruimte om elkaar in alle openheid feedback te geven.” De uitkomsten waren herkenbaar, vervolgt ze. Ook als er geen heel ingewikkelde zaken spelen, meent Mirjam, kan een zelfevaluatie absoluut nuttig zijn. Het dwingt je om naar elkaar uit te spreken hoe je vindt dat het gaat. “Een manier om de balans in de raad van toezicht te houden, is: zorgen voor een goede rolverdeling. Ieder lid heeft nu een eigen portefeuille. Dan is het verdelen van taken logischer”, vertelt ze, over één van de acties die eruit voortkwam. “En ook het plannen van vergaderingen gaat efficiënter. Over sommige zaken hoeft niet iedereen mee te denken, bijvoorbeeld.”

Lange lijnen in beeld

Na de bijeenkomst volgde een verslag van Cultuur+Ondernemen met concrete actiepunten. “Die punten hebben we tijdens de bijeenkomst met elkaar geformuleerd. Zo’n verslag naderhand werkt dan heel prettig. Zo zorgden we ervoor dat wát we constateerden, ook daadwerkelijk in de praktijk konden inbedden. ”

Geregeld tijd inruimen voor het bespreken van de strategische en beleidsmatige kant op de langere termijn, naast de dagelijkse dingen. Het is één van de doelen die de raad van toezicht van Orkater zich nu gesteld heeft. “Het risico van druk zijn is dat je blijft hangen in praktische, voor de hand liggende zaken zoals financiering of voorstellingen. Belangrijk, als daarnaast tenminste ook oog is voor een visie op de langere termijn.” De zelfevaluatie heeft dat besef bij de raad van toezicht van Orkater bevestigd. “Om met de directie en organisatie mee te kijken, moeten we ook onze eigen blik bepalen. Wat vinden wij nu zelf van de richting die het gezelschap op gaat? En hoe kijken we naar de nieuwe kunstenplanperiode? Hoe helpen we onze nieuwe, jonge directie? Dat soort vragen zijn essentieel om regelmatig met elkaar te bespreken.”

Verwachtingen uitspreken

Een zelfevaluatie is een goede manier om de temperatuur bij elkaar op te nemen, concludeert Mirjam. Het zorgt voor een gedeeld beeld van wat de raad te doen staat. “Het heeft heel erg geholpen dat we in coronatijd toch nog digitaal vergaderden. Maar het fijnste is toch altijd nog dat we elkaar gewoon fysiek treffen, bij vergaderingen en bij voorstellingen.” De raad van toezicht van Orkater kenmerkt zich door een heel goede vibe in het team, wil Mirjam maar zeggen. De Governance code stelt dat je elk jaar moet evalueren, waarbij de wisseling van de wacht van leden een goed moment is. In dit geval was de overgang naar een tweekoppige directie een directe aanleiding. “Het moet helder zijn wat je van elkaar verwacht, en wat je elkaar kunt bieden. Zowel voor de toezichthouders onderling als tussen directie en raad van toezicht. Zo heb je de ruimte om de directie te stimuleren in haar taak, terwijl we ook toezien op hun functioneren. De zelfevaluatie heeft ons daar zeker bij geholpen.”