Crises en het jaarverslag
In 2023 merkten veel organisaties nog steeds de effecten van de energiecrisis, en soms ook nog van corona. Om organisaties te helpen hun jaarverslag te schrijven en daarbij zo goed mogelijk de Governance Code Cultuur toe te passen, publiceerde Cultuur+Ondernemen eerder al de handreiking voor het jaarverslag (hieronder beschikbaar). Daarnaast lees je hieronder ook over punten die je, in verband met de crises, in het jaarverslag op kunt nemen.
Zoals bij alle verantwoording, is het goed om in je jaarverslag zo transparant mogelijk te zijn over wat de crises van de afgelopen tijd betekenden binnen jouw organisatie. Leg uit wat de effecten waren op de organisatie – niet alleen financieel, maar ook met betrekking tot je bedrijfsvoering. Daarbij horen niet alleen de activiteiten die niet of juist wel door konden gaan, maar ook veranderingen in het werk (door bijvoorbeeld thuiswerken of andere veiligheidsmaatregelen, of door bijvoorbeeld het sluiten van bepaalde werkruimten i.v.m. stookkosten) en ander beleid dat je hebt moeten doorvoeren.
Het kan zijn dat je organisatie in 2021 speciale steun heeft ontvangen, van fondsen, gemeenten, provincies of andere partijen. Als daar voorwaarden bij horen die nog doorlopen tot in 2023 of langer, moeten die benoemd worden in het jaarverslag. Let bij de verantwoording in het jaarverslag ook op vragen en voorwaarden die horen bij door jouw organisatie ontvangen steun. Denk hierbij niet alleen aan ontvangen financiën, maar ook aan eventuele voorwaarden die horen bij uitstel of afstel van prestatieverplichtingen, of aan uitgestelde belastingen of energierekeningen die je later alsnog zult moeten betalen.
Crises kunnen lange-termijn-effecten hebben voor je organisatie. Niet alleen doordat er nieuw beleid is gemaakt om met de crisis om te gaan, maar ook omdat je hoogstwaarschijnlijk activiteiten hebt die zijn uitgesteld of afgelast. Maak daarom een toekomstparagraaf en geef informatie over de voornaamste risico’s en onzekerheden. Leg uit welke strategische veranderingen je door denkt te moeten voeren in de komende jaren, om zo bijvoorbeeld alsnog uitgestelde betalingen te kunnen doen en ook op lange termijn heelhuids uit de crisis te komen. Je jaarverslag gaat uiteraard over het afgelopen jaar, maar toch is het goed om de effecten die je verwacht als resultaat van dat jaar alvast te benoemen, en aan te geven hoe dit effect heeft op jouw organisatie.
Wil je meer uitleg over hoe je de impact van corona op jouw organisatie weer kunt geven in je jaarverslag? De Raad voor de Jaarverslaggeving maakte vorig jaar een lijst met de belangrijkste aandachtspunten, en heeft ook een aantal voorbeeldteksten gepubliceerd. Daarnaast is het verstandig om specifieke vragen over de impact van corona of een andere crisis op je jaarrekening en het vermelden daarvan te stellen aan je accountant.
Hieronder vind je de algemene handreiking over governance in het jaarverslag.
Voor wie is dit document bedoeld?
Versie: 1.0
Governance is de manier waarop je organisatie bestuur en toezicht inricht. Het gaat over besturen, beleid maken, besluiten, uitvoeren en toezicht houden. Maar ook over gedrag, verantwoordelijkheid en integriteit. De Governance Code Cultuur helpt culturele organisaties om de governance goed in te richten. Zo kunnen mensen erop vertrouwen dat je organisatie goed wordt bestuurd, dat het toezicht goed functioneert en dat je (maatschappelijke) verantwoordelijkheid neemt. In het kort: dat jouw organisatie de gangbare standaarden voor goed bestuur en toezicht volgt. Je kunt de Governance Code Cultuur voor organisaties met een bestuur-directie-model downloaden.
Deze handreiking gaat allereerst in op de principes en aanbevelingen van de Code. Daarna vind je een checklist die alle punten uit de Code die betrekking hebben op het jaarverslag kort samenvat. Tenslotte gaan we kort in op de verschillende onderdelen van het jaarverslag.
In de Code staan 8 principes met bijbehorende aanbevelingen. Voor de principes geldt: pas deze toe, én leg uit hoe je dit doet. Voor de aanbevelingen geldt: pas deze toe, maar leg alleen uit als je een of meer aanbevelingen niet opvolgt of anders invult (pas toe óf leg uit).
De 8 principes zijn verplicht, maar omdat organisaties binnen de cultuursector sterk verschillen, kan de invulling voor iedere organisatie net anders zijn. Een kleine presentatie-instelling zal de Code anders toepassen dan een groot museum. Daarom geef je in het jaarverslag een korte toelichting op de wijze waarop jouw organisatie deze heeft ingevuld in het verslagjaar. Je mag zelf bepalen waar je de toelichting opneemt in het jaarverslag. In onderstaand overzicht vind je de 8 principes uit de Code, en de hulpvragen die je kunt gebruiken om een goede toelichting te geven.
Tip Kijk nog eens goed naar de aanbevelingen die in de Code bij elk principe staan. Deze hebben we hier niet herhaald.
Principe 1
De organisatie realiseert haar maatschappelijke doelstelling door culturele waarde te creëren, over te dragen en/of te bewaren.
Hulpvragen bij principe 1
Principe 2
De organisatie past de principes van de Governance Code Cultuur toe en licht toe hoe zij dat heeft gedaan (‘pas toe én leg uit’). De organisatie volgt de aanbevelingen op en wijkt daar alleen gemotiveerd van af (‘pas toe óf leg uit’).
Principe 2 gaat over hoe de organisatie de Code toepast. Daarbij zijn naast de principes ook de aanbevelingen belangrijk. Alle 8 principes bevatten meerdere aanbevelingen. Voor de aanbevelingen geldt ‘pas toe óf leg uit’. Dit houdt in dat de aanbevelingen uit de Code moeten worden toegepast, tenzij afwijken van de aanbeveling beter is voor jouw organisatie. Redenen om af te wijken kunnen samenhangen met de aard, omvang of specifieke omstandigheden van je organisatie. Als je afwijkt van een aanbeveling, dan leg je dit uit in het jaarverslag.
Hulpvragen bij principe 2
Tip Neem in het jaarverslag een zin op met de volgende strekking: ‘<Naam van je organisatie> past de principes en aanbevelingen van de Governance Code Cultuur 2019 toe.’
Principe 3
Bestuursleden en directieleden zijn onafhankelijk en handelen integer. Zij zijn alert op belangenverstrengeling, vermijden ongewenste belangenverstrengeling en gaan op een transparante en zorgvuldige wijze om met tegenstrijdige belangen.
Hulpvragen bij principe 3
Principe 4
Bestuursleden en directieleden zijn zich bewust van hun eigen rol en de onderlinge verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en handelen daarnaar.
Hulpvragen bij principe 4
Principe 5
Het bestuur is verantwoordelijk voor de algemene en dagelijkse leiding, het functioneren en de resultaten van de organisatie.
Hulpvragen bij principe 5
Principe 6
Het bestuur gaat zorgvuldig en verantwoord om met de mensen en de middelen van de organisatie.
Hulpvragen bij principe 6
Principe 7
Principe 7 vervalt in de bestuur-directie-versie van de Governance Code Cultuur.
Principe 8
Het bestuur is verantwoordelijk voor zijn samenstelling en waarborgt daarbij
deskundigheid, diversiteit en onafhankelijkheid.
Hulpvragen bij principe 8
Tip Publiceer het jaarverslag op een gemakkelijk vindbare plek op de website van je organisatie. Zo voldoe je aan principe 2, aanbeveling 4.
Nu je de principes en aanbevelingen in je verantwoording hebt betrokken, is het goed om stil te staan of onderstaande punten uit de Code die betrekking hebben op het jaarverslag hierin op een goede wijze terugkomen:
In het bestuursverslag
In de jaarrekening
Het jaarverslag geeft een feitelijk overzicht van de activiteiten en de financiële stand van zaken in het afgelopen jaar. Vaak wordt gesproken over het boekjaar of het verslagjaar. Voorop staat dat de gegevens correct en niet misleidend zijn. Ook de verantwoording van het bestuur over de activiteiten en de financiële stand van zaken maken deel uit van het jaarverslag. Er is geen vaste formule voor een jaarverslag: vaak geldt dat hoe groter de organisatie is, hoe uitgebreider het jaarverslag moet zijn om de activiteiten van het afgelopen jaar goed weer te geven. Een jaarverslag van een organisatie met bestuur-directie-model bestaat gewoonlijk uit de volgende onderdelen:
Vaak stellen subsidiegevers de voorwaarde dat de jaarrekening op feitelijke juistheid gecontroleerd wordt door een accountant.