Gids Effectief vergaderen

Vergaderen doe je om de organisatie te sturen, om zaken te toetsen en vooral ook om besluiten te nemen. Welke procedures jouw organisatie ook volgt, het is raadzaam om van tevoren te bepalen hóe je precies gaat vergaderen. Meestal staat wel in de statuten hoe het bestuur of de raad van toezicht besluiten neemt. Bijvoorbeeld: welke meerderheid van stemmen is nodig voor een geldig besluit? In een reglement [LINK] staan vaak de meer praktische afspraken, hoe je met elkaar omgaat en de werkwijze. In het reglement kun je bijvoorbeeld vastleggen:

• wat de verantwoordelijkheden zijn van de voorzitter en de overige deelnemers,
• hoe vaak vergaderingen plaatsvinden (bijvoorbeeld 4 of 5 keer per jaar),
• hoeveel deelnemers minimaal aanwezig moeten zijn om geldige besluiten te kunnen nemen (quorum),
• hoe je besluiten moet vastleggen (bijvoorbeeld in notulen en jaarverslag),
• hoe je toch tot een besluit komt als de stemuitslag onbeslist is.

Als de werkwijze van de organisatie verandert, kun je de afspraken in een reglement tussentijds aanpassen na een besluit hierover in de vergadering. Om statuten te wijzigen moet je ook de notaris inschakelen.

Voorbeeld 1: vergaderafspraken in kleinere organisaties

Een kleine stichting heeft simpele afspraken en gebruikt een standaardagenda. Er is geen procedure dat je elkaar laat uitspreken omdat de voorzitter dit bewaakt. De voorbereiding is niet voorgeschreven, besluit worden al dan niet in stemming gebracht. Dit kan goed werken, maar ook voor onduidelijkheid zorgen.

Een andere organisatie houdt het bij de volgende procedure:

• We spreken af dat we elkaar laten uitpraten.
• We starten met een rondje: wat vindt iedereen van punt A?
• We gaan eerst in groepjes van drie minimaal één oplossing bedenken voor probleem B; hiervoor trekken we 20 minuten uit. Daarna licht elk groepje hun oplossing (en) toe.
• Vervolgens brengen we de oplossingen in stemming. Pas als een oplossing een 2/3 meerderheid heeft, hebben we een besluit.

Voorbeeld 2: vergaderafspraken in grote organisaties

Grotere organisaties en gemeenten hanteren een vergaderprotocol. Hierin is de hele procedure beschreven. Onder andere om ervoor te zorgen dat mensen elkaar respectvol behandelen. Bijvoorbeeld: Wanneer krijgen de deelnemers de uitnodiging, de agenda en de stukken? Hoe bereiden de leden zich voor? Wat zijn de gedragsregels tijdens de vergadering? Bij dit laatste kun je denken aan: pas spreken als je het woord krijgt en het uitschakelen van je mobiele telefoon.

Een vergaderprotocol is niet per se nodig, maar wel is het prettig als duidelijk is hoe mensen zich tijdens de vergadering moeten gedragen en hoe besluiten worden genomen. Zo voorkom je onduidelijkheden en irritaties.

De agenda structureert de vergadering. Vaak heeft een agenda een aantal vaste en een aantal wisselende onderwerpen. Je bepaalt per vergadering wat er op de agenda staat. Je kunt ook een jaaragenda maken; dan weet iedereen wanneer gedurende het jaar welke onderwerpen aan de orde komen. Denk bijvoorbeeld aan het jaarverslag, de zelfevaluatie, risicomanagement en andere jaarlijks terugkerende onderwerpen.

In het bestuursmodel, stelt de voorzitter de agenda op; directie en bestuursleden leveren agendapunten aan. In het raad-van-toezichtmodel stelt de voorzitter de agenda op samen met de directeur-bestuurder.

Zijn er agendapunten die passen bij het dossier, de portefeuille of de expertise van bepaalde bestuursleden? Vraag hen dan van tevoren of zij die punten willen voorbereiden en tijdens de vergadering toelichten. Of er vooraf input over geven.

Jullie agenda kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

1. Datum, locatie en tijdstip
2. Aanwezigheid: aan- en afwezigen (met of zonder reden) noteren
3. Vaststellen van de agenda
4. Mededelingen
5. Notulen vorige vergadering
6. Agendapunten (doornummeren (7, 8, 9 etc.)
7. Bestuurlijke mededelingen (aftreden, aantreden)
8. Organisatie & HR
9. Financiën
10. Actielijst van vorige vergadering
11. Wat verder ter tafel komt (ook wel afgekort als wvttk)
12. Sluiting en datum volgende vergadering

Je wilt dat toezichthouders en bestuursleden zich goed kunnen voorbereiden. Dit is essentieel om de vergadering vlot en volgens schema te laten verlopen. Wees daarom tijdig en volledig in je informatievoorziening.

Vaak is de directeur-bestuurder of directeur aanwezig bij de vergaderingen van de raad van toezicht of het bestuur. Zij of hij is altijd betrokken bij de voorbereiding. De voorzitter bespreekt de agendapunten van tevoren, en vraagt de leden vooraf om input. Bij bepaalde onderwerpen – zoals personeelsbeleid, beheer of vertrouwenspersoon – kan de voorzitter ook specifieke medewerkers uitnodigen om een toelichting te geven. Op deze manier houdt de raad van toezicht of het bestuur ook contact met de organisatie.

• Ga ervan uit dat iedereen druk is. Bespreek daarom vooraf welk vergadermoment het beste uitkomt. Hebben de bestuursleden of toezichthouders een drukbezette agenda? Dan kan vergaderen om 8.00 of 18.00 uur voor hen net het verschil maken.
• Geef duidelijk aan hoelang de vergadering duurt.
• Leg de vergaderdata ruim van tevoren vast, minimaal 1 maand vóór de vergadering. Je kunt ook van tevoren alvast alle data voor het komende jaar vastleggen.
• Houd bij het prikken van vergaderdata ook rekening met de beschikbaarheid van financiële of andere belangrijke informatie, en met deadlines voor bijvoorbeeld het indienen van subsidieaanvragen.
• Nummer de agendapunten, zodat je er makkelijk naar kunt verwijzen.
• Zorg dat de deelnemers de vergaderstukken minimaal één week voor de vergadering ontvangen. Naast het vergaderdossier met de stukken die jullie in de vergadering gaan behandelen stuur je de deelnemers ook de notulen van de vorige vergadering.
• Verstuur vergaderdossiers en andere belangrijke documenten veilig!

• Bereid je goed voor op de vergadering. Zorg dat je weet wat er speelt. En bedenk welke inbreng je wilt hebben. Het is onnodig storend als jij – of iemand anders – vragen stelt die in het dossier al werden beantwoord. Je wilt de vergadertijd juist besteden aan de belangrijke vraagstukken.
• Wil je een nieuw agendapunt inbrengen? Mail dit dan aan de voorzitter of secretaris vóórdat deze de agenda opstuurt. En anders kun je dit bij het agendapunt ‘mededelingen’ doen.
• Als je bent benoemd vanuit jouw specifieke expertise of als er een dossierverdeling is, besteed jij extra aandacht aan jouw onderwerp wanneer dat aan de orde is.
• Samen met de andere deelnemers zorgen jullie voor een vlot verloop van de vergadering. Sommige onderwerpen liggen gevoelig of zijn lastig; bijvoorbeeld ongewenste belangenverstrengeling. Toch probeer je alles bespreekbaar te maken. Houd je aan waarden als integriteit, transparantie, openheid en onafhankelijkheid.
• Houd je aan de – geschreven of ongeschreven – vergaderafspraken. Dat is belangrijk voor een goede sfeer. Bijvoorbeeld elkaar laten uitspreken.
• Als het nodig is, kun je de deelnemers helpen herinneren aan het belang van wenselijk gedrag. Alle deelnemers moeten tijdens de vergadering hun zegje kunnen doen en elkaar bevragen.
• Stel periodiek de Governance Code Cultuur aan de orde. Bijvoorbeeld als jullie het jaarverslag bespreken; daarin rapporteren jullie immers over dit onderwerp. Maar ook als de actualiteit daarom vraagt. En bij dilemma’s rond belangenverstrengeling, onafhankelijkheid en grensoverschrijdend gedrag. Pak je het woord? Houd het dan kort en krachtig. Spreek duidelijk uit wat je bedoelt.

Bij het beëindigen van de vergadering

• Loop de actielijst van de vorige vergadering door. Vaak zie je dan dat acties uit de vorige vergadering al bij de bespreking van de agendapunten zijn langsgekomen. Zo beperk je je tot de nog-niet-besproken acties.
• Check of van elk agendapunt de actiepunten worden genoteerd. Vraag de notulist of voorzitter om de besluiten te benoemen, en de vergadering kort samen te vatten. Zo zorg je ervoor dat de belangrijkste dingen in de notulen komen.
• Benoem en notuleer de datum, tijdstip en locatie van de volgende vergadering.

Na de vergadering

• Niet alles ligt vast in de agenda. Tijdens of na de vergadering kan er een punt naar boven komen. Zo’n informeel ‘klankbordgesprek’ stond niet op de agenda, maar kan wel belangrijk zijn. Is er een reactie of advies gegeven buiten de vergadering? Leg dit dan tijdens de volgende vergadering vast bij het agendapunt ‘mededelingen’. Zo voorkom je achterkamertjespolitiek of commentaar achteraf.
• Na de vergadering stuurt de notulist eerst de conceptnotulen aan de voorzitter. Na eventuele aanpassingen worden de notulen direct verspreid, of met de volgende agenda meegestuurd.
• Notulen worden tijdens de volgende vergadering behandeld en goedgekeurd, waarbij de bestuursleden of toezichthouders vóór de goedkeuring nog correcties kunnen aanbrengen.

Als voorzitter ben jij verantwoordelijk voor een goed verloop van de vergaderingen. Doe je voordeel met onderstaande tips.

Zorg voor de ideale start

• Zorg voor een prettige ontvangst. Iets lekkers erbij of een warm welkom zorgt vaak al voor een prettige sfeer. Wacht niet op laatkomers.
• Kijk naar de opstelling: bij de meeste vergaderingen zit je in een cirkel of vierkant, zodat iedereen elkaar goed ziet. Is het belangrijk dat iedereen goed het scherm kan zien? Zet dan de tafels in een U-vorm of dichter bij het scherm.
• Stel vast wie er aan- en afwezig zijn. Vaak wordt de reden van afwezigheid vermeld in de notulen.
• Loop aan het begin van de vergadering de agenda door. Je kunt de verwachte behandeltijd per agendapunt toevoegen, zodat de deelnemers weten hoe kort of uitgebreid een onderwerp wordt besproken.
• Vertel bij welke agendapunten er iemand van buiten komt om een toelichting te geven.
• Vraag of deelnemers nog punten aan de agenda willen toevoegen.
• Vertel of na de vorige vergadering – informeel of tussendoor – iets is gebeurd dat de groep moet weten. Bijvoorbeeld: ‘X en ik hebben al kort gekeken naar Y, en er is een aantal dingen dat we nog met jullie willen bespreken.’
• Als je de notulen van de vorige keer aan de orde stelt, bedank dan de notulist. Vraag of er algemene opmerkingen zijn over de notulen. Daarna loop je per pagina en per actiepunt de notulen door. Tot slot laat je de notulen van de vorige vergadering vaststellen.

Licht elk agendapunt kort toe

• Zeg waarom iets op de agenda staat:
  • Je wilt de deelnemers alleen informeren. Het gaat dan om een mededeling zonder discussie.
  • Je wilt het onderwerp bespreken, er discussie over voeren, zoeken naar argumenten.
  • Je wilt de vergadering iets laten beslissen. Aan het einde van de bespreking moet er een besluit komen.
• Vertel waar het onderwerp vandaan komt? Bijvoorbeeld: ‘De directeur heeft aan de X gevraagd om Y te bekijken als alternatief voor Z.’

Leid het gesprek

• Zorg dat iedereen aan het woord kan komen. Spreek gerust ook mensen rechtstreeks aan: ‘Wat zou jij nog willen veranderen aan de planning, Francine?’
• Geef als voorzitter niet direct je mening, maar laat eerst de anderen aan het woord zodat het gesprek op gang komt. Dring nooit je eigen mening op. Zeg bijvoorbeeld na het geven van jouw mening: ‘Dit is mijn mening, maar wat denken jullie?’
• Betrek zoveel mogelijk alle deelnemers bij de bespreking van agendapunten. Vraag bijvoorbeeld naar de mening of ervaring van deelnemers. Stimuleer de reflectie op en verdieping van een vraagstuk; vraag opbouwend kritisch door. Zo komt er meer boven tafel en nemen de deelnemers bewuster een meer gedragen besluit.
• Zorg ervoor dat iedereen elkaar laat uitspreken en opbouwende taal gebruikt. Spreek mensen er gerust op aan, en geef vooral zelf het goede voorbeeld. Jij bent tenslotte voorzitter!
• Zorg ervoor dat de discussie over het onderwerp blijft gaan. Durf een discussie te beëindigen als mensen te zeer afdwalen.
• Check of je iets goed begrepen hebt. Bijvoorbeeld: ‘Dus als ik het goed begrijp, ben jij geen voorstander van optie A?’
• Sluit zelf ieder agendapunt af. Vat samen wat er besproken en eventueel besloten is. Niet op alle vragen hoeft direct een antwoord te zijn. Maak wel notitie van openstaande vragen zodat je daar later op kunt terugkomen.
• Zijn er acties? Verdeel die dan meteen. Zo zorg je ervoor dat dit direct in de notulen terechtkomt.

Rond de vergadering duidelijk af

Als voorzitter rond jij de vergadering af. Je leest de actiepunten voor, of laat de notulist dit doen. Daarna benoem je datum, tijdstip en locatie van de volgende vergadering. Meestal sluit je af met de mededeling hoe laat jullie zijn geëindigd. Weet dat iedereen het prettig vindt als dat binnen de afgesproken tijd is.