Voor wie is de checklist?
Deze checklist is voor bestuursleden en toezichthouders van culturele organisaties die een zelfevaluatie uit willen voeren.
Wat vind ik in deze checklist?
Deze checklist helpt bestuursleden en toezichthouders bij een zelfevaluatie om de ‘harde kant’ van governance op orde te krijgen.
Je kunt dit document ook downloaden als PDF.
Governance gaat over veel verschillende aspecten van een culturele organisatie. Het gaat bijvoorbeeld over de continuïteit van de organisatie, omgang met stakeholders, interactie binnen een bestuur of raad van toezicht, en het zicht hebben op de werkvloer. Veel van deze aspecten kunnen niet in een checklist worden gevangen, maar er zijn ook zaken die ieder jaar controleerbaar op orde moeten zijn. Dit noemen we ook wel de ‘harde kant’ van governance. De checklist hieronder helpt je om bij een zelfevaluatie de ‘harde’ governance-aspecten uit de Governance Code Cultuur 2019 na te lopen. Deze checklist is bedoeld als aanvulling op het gesprek dat je onderling moet voeren over hoe jullie als bestuur of raad van toezicht functioneren.
Op jaarlijkse basis hoor je in ieder geval de volgende zaken te controleren:
- Heeft de organisatie het jaarverslag op haar website staan?
- Bevat het jaarverslag de rechtsvorm en structuur van de organisatie?
- Bevat het jaarverslag verantwoording over de Governance Code Cultuur?
- Bevat het jaarverslag uitleg over hoe wordt omgegaan met belanghebbenden?
- Bevat het jaarverslag uitleg over zaken waarin (mogelijk) belangenverstrengeling speelde, en hoe de organisatie hiermee is omgegaan?
- Bevat het jaarverslag beleid rondom risicobeheersing?
- Bevat het jaarverslag informatie over het beloningsbeleid van de directeur(-bestuurder), en informatie over nevenfuncties?
- Bevat het jaarverslag informatie over de vergoeding van het bestuur of de raad van toezicht en de (neven)functies van de bestuursleden of toezichthouders?
- Is er een actueel rooster van aftreden, dat openbaar op de website van de organisatie staat?
- Indien er een nieuwe toezichthouder of een nieuw bestuurslid wordt gezocht: staat dit op de website, inclusief actueel profiel?
- Is er een introductieprogramma voor nieuwe bestuursleden of toezichthouders?
- Zijn er spelregels rondom (mogelijke) belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang?
- Zijn er schriftelijke afspraken met de directeur(-bestuurder) over de informatievoorziening naar de raad van toezicht of het bestuur?
- Zijn de bestuurlijke en toezichthoudende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder vastgelegd (bijvoorbeeld in een reglement)?
- Voert de raad van toezicht of het bestuur ieder jaar een zelfevaluatie uit? Gebeurt dit eens per drie jaar onder externe begeleiding?
- Is er een interne gedrags- of integriteitscode?
- Is er een duidelijke mogelijkheid voor interne belanghebbenden om misstanden of onregelmatigheden te melden zonder risico voor hun positie?
- Is er een externe vertrouwenspersoon?
- Vindt er een jaarlijks functioneringsgesprek plaats met de directeur(-bestuurder)?
- Heeft de raad van toezicht of het bestuur contact met het medezeggenschapsorgaan van de organisatie? Zijn hier afspraken over gemaakt?
- Heeft de raad van toezicht of het bestuur contact met belangrijke financiers van de organisatie? Zijn hier afspraken over gemaakt?
- Rapporteert de directeur(-bestuurder) aan de raad van toezicht of het bestuur over de contacten met externe belanghebbenden?
- Brengt de externe accountant jaarlijks verslag uit in de raad van toezicht of in het bestuur?
- Heeft de organisatie beleid rondom diversiteit en inclusie (zie Code Diversiteit & Inclusie)?
- Heeft de organisatie beleid rondom Fair Practice (zie de Fair Practice Code)?
Je kunt dit document ook downloaden als PDF.