Verdieping Meerjarige subsidie aanvragen? Deze tips zorgen voor een laatste check

Op dit moment werken veel culturele organisatie aan hun subsidieaanvraag voor twee of vier jaar. Een spannende en intensieve periode: want hoe zorg je dat je aan de criteria voldoet? En op welke manier beschrijf je de organisatie en activiteiten op een overtuigende manier? In dit artikel geven we drie tips die helpen bij een laatste check.

Het schrijven van een aanvraag voor meerjarige subsidie is een heel proces. Pittig, intensief, maar ook leuk. Want juist in deze periode staat uitzoomen, kijken naar het grotere plaatje en het bepalen van de langetermijnstrategie centraal. Dit is hét moment om zowel de zakelijke, bestuurlijke als de artistiek-inhoudelijke kant van de organisatie te verdiepen, en alle pijlen weer dezelfde kant op te krijgen. Welke tips kunnen daarbij helpen?

Tip 1 Zorg voor een frisse blik

Op dit moment is het schrijfproces waarschijnlijk al een heel eind gevorderd. Het kan zijn dat je op een bepaald moment door de bomen het bos niet meer ziet, juist omdat je zo diep in de materie zit. Het kan dan helpen om de aanvraag in kleine stukken te knippen, bijvoorbeeld op basis van de criteria en/of het format van de subsidiënt. Hiermee maak je een raamwerk. Stap voor stap vul je de hoofdstukken in. Ga niet voor: alles in één keer, maar plan het schrijven op verschillende, vaste momenten. Bijvoorbeeld elke ochtend van negen tot elf. Zo blijft het behapbaar, en blijf je scherp.

Ligt de aanvraag er? Beoordeel ieder onderdeel los van elkaar en op verschillende momenten. Welke vraag beantwoord je met dit specifieke onderdeel? Mist nog iets of is er juist ruis door onnodige details? Nog beter: laat iemand van buiten de organisatie meelezen. Zo’n frisse blik helpt om hiaten boven water te krijgen. Of kijk hoe een andere organisatie het aanpakt. Je kunt elkaar zo helpen. Dat levert vaak fijne feedback op om het plan nog scherper te maken. Is het plan inhoudelijk helemaal af? Lees het plan dan nog een (paar) keer kritisch door op schrijfstijl, grammatica of spelfouten. Ook hier is het inschakelen van iemand van buiten de organisatie eventueel een optie.

Check, check, dubbelcheck:

• Geef een goed beeld van het trackrecord en ontstaansgeschiedenis van je organisatie. Dat zijn de dingen die jullie in het verleden hebben gedaan, bijvoorbeeld geslaagde projecten of een succesvolle investering. Soms vraagt een financier ook dat je de resultatenrekening laat zien van een ‘referentiejaar’, een jaar dat maatgevend is voor andere jaren.

• Leg uit hoe jullie organisatiestructuur eruitziet en welke competenties jullie in huis hebben. Financiers willen zeker weten dat hun geld in de juiste handen is. Bekijk de Governance Code Cultuur voor meer informatie over goed bestuur en toezicht in de cultuursector en beschrijf, als daar in de betreffende subsidieregeling om gevraagd wordt, de taken en verantwoordelijkheden van bestuur of raad van toezicht nauwgezet. Ook de Code Diversiteit & Inclusie en Fair Practice Code zijn belangrijke aandachtspunten. Speel daarnaast eventueel in op specifieke sociaal-maatschappelijke thema’s die voor een gemeente of provincie relevant zijn, als je daar aanvraagt.

• Vertel wat jullie visie is voor de komende jaren. Die gaat over jullie activiteiten en programmering, maar ook over de ontwikkeling van de organisatie, het opleiden van werknemers, samenwerking met andere partijen of een versterking van het bestuur.

• Laat zien waarom je organisatie onderscheidend is in vergelijking met andere culturele organisaties. Je hebt veel concurrentie, dus het is van belang om ‘boven het maaiveld’ uit te steken en duidelijk te maken wat je organisatie bijdraagt, uniek maakt, voor de culturele infrastructuur in de stad, regio of land.

• Vergeet niet de aanvraag ter goedkeuring voor te leggen aan het voltallige bestuur of aan alle leden van de raad van toezicht, voordat deze definitief wordt ingediend.

Tip 2 Besteed extra aandacht aan de begroting

De begroting is voor een groot deel af. Dat betekent dat is nagedacht over een goede financieringsmix. Welke andere bronnen staan de organisatie ter beschikking, naast de subsidiënt waar de aanvraag naartoe gaat? Hoe stabieler deze mix, hoe hoger het vertrouwen van een fonds, overheidsorgaan of andere financier. Het maakt een organisatie minder afhankelijk van één partij, en dus toekomstbestendiger. Sommige financiers vragen daarnaast om een percentage eigen inkomsten.

Gezien het belang van de begroting voor de aanvraag, loont het om deze nog eens extra tegen het licht te houden. De Culturele Financieringswijzer helpt je bij je zoektocht naar de juiste financieringsmix. Per financieringsbron staat op dit platform een dossier, inclusief inspirerende ervaringsverhalen van anderen en handige links.

Ook in deze stap is het fijn om een paar frisse ogen mee te laten kijken. Vraag een lid van het bestuur of de raad van toezicht met een achtergrond in financiën om gerichte feedback. Ook iemand inhuren, of een financiële expert uit je eigen netwerk raadplegen, is een goede optie.

Tip 3 Verstevig je plan: cijfers en samenwerken

Steeds vaker vragen overheden naar de impact en resultaten van culturele activiteiten. Maar ook als er niet expliciet om gevraagd wordt, is het relevant om de impact van de organisatie en wat jullie doen te duiden. Bijvoorbeeld met bezoekerscijfers en - evaluaties, een toelichting op relevante partners en testimonials van betrokkenen. Ook data van het CBS of de Boekmanstichting komen mogelijk van pas. Let daarbij wel op dat de gegevens aansluiten op de vraagstelling of criteria vanuit de financier.

Ook (structurele) samenwerkingen verstevigen de aanvraag. Het kan bijdragen aan een toekomstbestendig(er) plan. Bijvoorbeeld door inkomsten, de verdeling van lasten en risico’s of doordat twee organisaties kennis met elkaar delen. Zorg wel voor duidelijke afspraken en draag daar de verantwoordelijkheid voor.

Positieve beoordeling, maar geen honorering?

Is de aanvraag toegekend? Gefeliciteerd! Is de aanvraag afgewezen? Vraag dan altijd om een (liefst mondelinge) toelichting. Bij sommige regelingen hoort een beroepsprocedure waarbij het mogelijk is bezwaar te maken. Andere fondsen werken met een subsidieplafond. Een positieve beoordeling krijgt dan misschien net geen honorering. Check dit eventueel vooraf, zodat jullie ook daar een strategie voor kunnen bedenken.

Hulp gezocht?

• Sommige gemeenten hebben een hulploket, zoals Utrecht. Check dit op de website of via de contactgegevens van de gemeente waar jullie aanvragen.

• Raadpleeg ondersteuningsorganisaties in de provincie of regio voor hulp. Cultuur Academy (Arnhem) heeft bijvoorbeeld een uitgebreide kennisbank en biedt adviesgesprekken aan. Onder andere Cultuur Eindhoven en Kunstraad Groningen organiseren hiervoor spreekuren.

• Een specifieke vraag over financiering, besturen en toezichthouden of zakelijke ontwikkeling kun je ook bespreken met een adviseur van Cultuur+Ondernemen, tijdens een kosteloos oriëntatiegesprek.