Handreiking Omgaan met belangenverstrengeling

Volgens de Governance Code Cultuur (GCC) zijn onafhankelijkheid en integriteit kernwaarden voor goed bestuur. Principe 3 uit de GCC ‘Integer en rolbewust handelen’ doet aanbevelingen over hoe je belangenverstrengeling kunt voorkomen en wat je moet doen als het zich voordoet. Het is belangrijk dat je situaties waarin sprake is van een (mogelijke) ongewenste verstrengeling of botsing van belangen tijdig herkent, bespreekt en oplost. In deze handreiking vind je praktische handvatten en tips hoe dit te doen.

Deze handreiking is gebaseerd op stichtingen met een raad van toezicht. De bepalingen gelden ook voor stichtingen met een bestuur-directie-model.

Wat is belangenverstrengeling?

Er is sprake van belangenverstrengeling wanneer je als bestuurder of toezichthouder in een situatie komt waarin je financiële, zakelijke, artistieke of andere persoonlijke belangen hebt die raken aan of mogelijk botsen met de belangen van de organisatie waarbij je bestuurder of toezichthouder bent. Je zou dan jezelf, familie of vrienden, of een andere organisatie waarbij je betrokken bent (financieel) kunnen bevoordelen. Ook kan het lastig zijn om dan nog geheel onafhankelijk een besluit te nemen.

Met welke regels heb je te maken als organisatie in de cultuursector?

Als bestuurder of toezichthouder bij een culturele organisatie heb je voor het omgaan met belangenverstrengeling te maken met:

Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR)

Van tegenstrijdig belang is sprake als een bestuurder of toezichthouder van een vereniging of stichting bij een besluit een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat strijdig is met het belang van de vereniging of stichting.

In dit informatieblad van het Ministerie van Justitie en Veiligheid of in onze handreiking vind je meer informatie over de WBTR.

Governance Code Cultuur (GCC), principe 3

Bestuurders en toezichthouders zijn onafhankelijk en handelen integer. Zij zijn alert op belangenverstrengeling, vermijden ongewenste belangenverstrengeling en gaan op een transparante en zorgvuldige wijze om met tegenstrijdige belangen.

De code hanteert drie begrippen:

• Belangenverstrengeling: Situatie waarin een bestuurder of toezichthouder meerdere belangen of functies heeft die elkaar raken. Belangenverstrengeling kan soms nuttig of nodig zijn, bijvoorbeeld in het kader van netwerken van toezichthouders.
• Ongewenste belangenverstrengeling: Bij ongewenste belangenverstrengeling hebben de belangen een zodanige invloed op elkaar dat de onafhankelijkheid van een bestuurder of toezichthouder in het geding komt.
• Tegenstrijdig belang: Bij tegenstrijdig belang heeft een bestuurder of toezichthouder een zodanig direct of indirect persoonlijk belang dat deze niet meer in staat is om de belangen van de (culturele) organisatie op een integere, objectieve en onbevooroordeelde wijze te behartigen.

De WBTR heeft voorrang boven de GCC

De WBTR is een wet die geldt voor alle rechtspersonen. Culturele stichtingen moeten de bepalingen uit deze wet altijd toepassen. De GCC is een gedragscode en een vorm van zelfregulering. Dat betekent dat culturele organisaties zelf kunnen bepalen of ze de code toepassen. Helemaal vrijblijvend is dat overigens niet, want veel fondsen en overheden stellen naleving van de code als voorwaarde voor subsidieverlening. Maar je hebt wel enige vrijheid in hoe je de principes uit de code precies toepast, op een manier die past bij de omvang en aard van je organisatie.

Wat is het verschil tussen ongewenste belangenverstrengeling en tegenstrijdig belang?

De GCC hanteert zowel het begrip ongewenste belangenverstrengeling als het begrip tegenstrijdig belang. Het verschil tussen beide begrippen is subtiel. De WBTR gebruikt alleen het begrip ‘tegenstrijdig belang’. Maar of er nu sprake is van ongewenste belangenverstrengeling of van tegenstrijdig belang, het gaat er in beide gevallen om dat je dit als bestuurder of toezichthouder tijdig herkent en bespreekt, zodat je maatregelen kunt nemen.

Het belang van de organisatie moet altijd voorop staan

Zowel de GCC als de WBTR zijn er duidelijk over: een bestuurder of toezichthouder mag zijn persoonlijke belangen niet boven de belangen van de organisatie laten gaan. Het belang van de organisatie moet altijd voorop staan.

Voorbeelden van ongewenste belangenverstrengeling

Van ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang kan bijvoorbeeld sprake zijn bij:

• Het geven van opdrachten
• Het doen van aankopen
• Het aangaan van een nevenfunctie of nieuw dienstverband

Denk bijvoorbeeld aan een directeur-bestuurder die een opdracht verstrekt aan een familielid of een toezichthouder die lid van de raad van toezicht is bij twee concurrerende organisaties. In deze situaties kunnen zij niet meer geheel onafhankelijk oordelen en besluiten nemen en weet je niet zeker of ze altijd uitsluitend in het belang van de organisatie zullen handelen.

In het document 'Voorbeelden van mogelijke belangenverstrengeling’ vind je meer voorbeelden van situaties en dilemma’s waarmee je in de praktijk te maken kunt krijgen.

Negatieve gevolgen voor de organisatie

Ongewenste belangenverstrengeling en tegenstrijdig belang kunnen vervelende gevolgen hebben voor de organisatie.

Ten eerste kan de organisatie benadeeld worden wanneer een bestuurder of toezichthouder bij opdrachten, aankopen of benoemingen niet uitsluitend het belang van de organisatie vooropstelt, maar ook andere (persoonlijke) belangen die diens onafhankelijkheid in de weg staan.

Ten tweede is het laten voorgaan van persoonlijke belangen schadelijk voor de reputatie van de organisatie. Subsidiegevers, sponsoren, en financiers kunnen hierdoor hun vertrouwen in de organisatie verliezen en hun financiële steun stopzetten.

Zelfs de schijn van belangenverstrengeling kan al negatieve gevolgen voor je organisatie hebben.

Hoe handel je in geval van ongewenste belangenverstrengeling en tegenstrijdig belang?

Melden en vooraf goedkeuring vragen

Bestuurders en toezichthouders melden elke vorm van mogelijke ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang aan de (voorzitter van de) raad van toezicht en verschaffen alle relevante informatie.

Besluiten waarbij tegenstrijdige belangen van toezichthouders of bestuurders (kunnen) spelen, moeten vooraf goedgekeurd worden door de raad van toezicht. De raad van toezicht legt deze besluiten schriftelijk en gemotiveerd vast en rapporteert hierover in het jaarverslag.

Nevenfuncties van bestuurders en toezichthouders moeten ter goedkeuring worden voorgelegd aan de raad van toezicht.

Niet deelnemen aan beraadslaging en besluitvorming

Als een lid van het bestuur of een lid van de raad van toezicht een tegenstrijdig belang heeft, dan mag dat lid, volgens de regels van de WBTR, niet deelnemen aan de beraadslaging en besluitvorming over dat onderwerp. Als alle bestuurders een tegenstrijdig belang hebben, beslist de raad van toezicht. En als die er niet is of als alle leden van de raad van toezicht een tegenstrijdig belang hebben, kan er wel een besluit worden genomen maar moet schriftelijk gemotiveerd worden op basis van welke overwegingen het besluit is genomen.

Ook de GCC stelt dat als er sprake is van tegenstrijdige belangen de betrokken bestuurder of toezichthouder niet mag deelnemen aan de beraadslaging en besluitvorming over het onderwerp. De GCC noemt daarnaast dat deze ook niet mag deelnemen aan de voorbereiding en uitvoering van de betreffende zaak.

Niet goedkeuren of uit het bestuur/ de raad stappen

Wanneer het bestuur of de raad van toezicht tot de conclusie komt dat er sprake is van ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang, kan dit ertoe leiden dat een opdracht niet wordt verstrekt of dat een nevenfunctie niet wordt goedgekeurd. Een andere mogelijkheid is dat het lid dat tegenstrijdige belangen heeft uit het bestuur of de raad van toezicht stapt.

Hoe leg je verantwoording af?

Leg besluiten onderbouwd vast in de notulen en het jaarverslag

Bij elk geval van (mogelijke) ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang, is het belangrijk helder te onderbouwen op basis van welke afwegingen het besluit genomen is. Neem de afwegingen en het besluit op in de notulen. Vermeld welke afwegingen daarbij zijn gemaakt en hoe het besluit is genomen.

Vermeld ook in je jaarverslag of zich gevallen van ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang hebben voorgedaan en hoe je daarmee bent omgegaan.

Nevenfuncties van de bestuursleden en toezichthouders vermeld je zowel op de website van je organisatie als in het jaarverslag.

Een transparante aanpak voorkomt dat er negatieve verhalen gaan rondzingen binnen of buiten de organisatie.

Wees open, informeer en betrek je stakeholders

Het kan zinvol zijn om ook je subsidiegevers, donateurs of andere belanghebbenden te informeren wanneer zich een situatie van belangenverstrengeling voordoet. Zelfs wanneer er sprake is van de schijn van belangenverstrengeling kan dit verstandig zijn. Door de stakeholders te betrekken en mee te nemen in de overwegingen, voorkom je verdenkingen en zorg je ervoor dat een genomen besluit niet later moet worden teruggedraaid.

Bereid je voor op kritische vragen en houd zo grip op de communicatie

Bij situaties waarin complexe belangen spelen, is het raadzaam om goed voorbereid te zijn op kritische vragen.

- Wees vanaf het begin open en communiceer dus zelf als eerste.
- Stel een kernboodschap op waarin je het besluit helder onderbouwt.
- Wijs een woordvoerder aan.

Hoe voorkom je ongewenste belangenverstrengeling?

Leg de begrippen en een procedure vast in de statuten en reglementen

Leg om te beginnen de begrippen en een procedure voor het omgaan met ongewenste belangenverstrengeling en tegenstrijdig belang vast in de statuten van de stichting of vereniging. Verder uitgewerkte, meer gedetailleerde spelregels kun je opnemen in reglementen.

Wees open, meld het en bespreek het direct

Leg een situatie waarin mogelijk sprake is van ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang bij jezelf of een medebestuurslid of medetoezichthouder meteen op tafel. Het is belangrijk zo vroeg mogelijk te overleggen over hoe jullie hiermee omgaan. Ook wanneer je twijfelt. Iedereen moet zich vrij voelen om mogelijke gevallen van ongewenste belangenverstrengeling aan de orde te stellen en te bespreken. Voor het creëren van een open cultuur is het cruciaal dat leden van het bestuur en de raad van toezicht het goede voorbeeld geven.

Zelfs als achteraf blijkt dat het vals alarm was, dan is het waardevol dat jullie de risico's hebben gewogen en serieus en integer zijn omgegaan met een mogelijk belangenconflict. Beter te veel vragen gesteld, dan achteraf te moeten constateren dat jullie er te makkelijk mee om zijn gegaan.

Agendeer belangenverstrengeling regelmatig

Integriteit, kritisch vermogen en transparantie zijn bepalende factoren voor goed bestuur en toezicht. Zet het onderwerp belangenverstrengeling daarom regelmatig op de agenda, bij voorkeur wanneer het nog niet speelt.

Je kunt het onderwerp met je bestuur en raad van toezicht bespreken aan de hand van een fictieve case of een actueel praktijkvoorbeeld. In de toolVoorbeelden van mogelijke belangenverstrengeling vind je beschrijvingen van voorbeelden en dilemma’s die je onderling kunt bespreken.

Bij de risico-inventarisatie of zelfevaluatie

De jaarlijkse risico-inventarisatie en de jaarlijkse zelfevaluatie zijn mooie momenten om belangenverstrengeling te agenderen. Door het onderwerp regelmatig met elkaar te bespreken, versterk je het bewustzijn van en de alertheid op (mogelijk) ongewenste belangenverstrengeling en ontwikkel je samen een normenkader.

Tijdens het sollicitatiegesprek

Bespreek belangenverstrengeling tijdens het sollicitatiegesprek met een nieuwe kandidaat-bestuurder of –toezichthouder. Je krijgt dan een indruk van hoe iemand ermee omgaat en merkt of diens normen passen bij de normen die de organisatie belangrijk vindt.

Samenvattend

De Governance Code Cultuur doet aanbevelingen voor hoe je als bestuur of raad van toezicht om kunt gaan met ongewenste belangenverstrengeling en tegenstrijdig belang. Maar de code geeft niet in alle gevallen uitsluitsel over óf er sprake is van ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang. Daarvoor zijn de situaties die zich in de praktijk kunnen voordoen te uiteenlopend. Bovendien is er vaak een grijs gebied. Daarom is het belangrijk om het onderwerp regelmatig te bespreken. Zo ontwikkelen jullie samen een gemeenschappelijk normenkader.

Waar het in de kern om draait, is dat culturele organisaties:
- altijd alert zijn op (de schijn van) ongewenste belangenverstrengeling en tegenstrijdig belang,
- hier zorgvuldig en transparant mee omgaan,
- zich over besluiten helder intern en extern verantwoorden.

Aanvullende tools

• Checklist bij het aannemen van leden voor het bestuur of de raad van toezicht
• Voorbeelden van mogelijke belangenverstrengeling en tegenstrijdig belang

Nog vragen of advies nodig?

Onze governance adviseurs denken graag met je mee. Je kunt via de website een kosteloos Oriëntatiegesprek aanvragen.