Skip naar content
Skip naar content

Oefening Voorbeelden van mogelijke belangenverstrengeling

  • Bestuursleden, toezichthouders, directeur-bestuurders, directeuren en zakelijk leiders.
  • Gebruik de voorbeelden om samen een gemeenschappelijk normenkader te ontwikkelen

Deze tool bevat voorbeelden van situaties waarin mogelijk sprake is van (ongewenste) belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang. Je kunt deze voorbeelden gebruiken om ze binnen je bestuur of raad van toezicht te bespreken. Zo ontwikkel je een gemeenschappelijk normenkader.

Ga in gesprek over het grijze gebied

In onze handreiking over belangenverstrengeling staat wat je als toezichthouder of bestuurder in situaties van ongewenste belangenverstrengeling en tegenstrijdig belang moet doen.

Maar het kan lastig zijn om te beoordelen wanneer er sprake is van ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang. Soms is er sprake van een grijs gebied waarbij je als bestuur of raad van toezicht met elkaar in gesprek moet over wat wel en niet kan.

Instructie voor de oefening

Om je te helpen ongewenste belangenverstrengeling en tegenstijdig belang te herkennen, schetsen we hieronder verschillende situaties waarin dit(mogelijk) het geval is. We geven daarbij telkens enkele overwegingen, aandachtspunten (en een enkele strikvraag) die je in je bespreking van de situatie kunt betrekken.

Die overwegingen en aandachtspunten zijn niet uitputtend. In de praktijk is iedere situatie uniek en speelt zich af in een specifieke context waarin meer of andere overwegingen ook een rol kunnen spelen.

Je kunt de voorbeelden met elkaar bespreken. Zo maak je impliciete oordelen en overwegingen expliciet en ontwikkel je gedeelde normen.

Voorbeeld 1: Het geven van opdrachten

Een advocaat met een eigen praktijk is lid van de raad van toezicht van de culturele organisatie Herbicultura. De instelling heeft juridisch advies nodig over een conflict met de accountant. De advocaat stelt voor dat ze met haar eigen praktijk Herbicultura juridisch advies geeft over hoe om te gaan met het conflict.

Is dit wenselijk?

  1. Ja, de advocaat kent de kwestie en de organisatie als geen ander en kan dus een goed advies geven.
  2. Nee, de Governance Code Cultuur stelt dat bestuurders en toezichthouders geen zakelijke of artistieke belangen met de organisatie hebben, anders dan als bestuurder of toezichthouder.

Overwegingen en aandachtspunten

  • Als de advocaat een betaalde opdracht uitvoert voor de organisatie, heeft ze een persoonlijk belang als opdrachtnemer. Ze kan dan als lid van de raad van toezicht geen onafhankelijk oordeel geven over de manier waarop de opdracht is uitgevoerd.
  • Verandert het oordeel over deze kwestie wanneer de advocaat een onbetaald advies geeft vanuit haar rol als toezichthouder?
  • Wat doe je als het juridisch advies van de advocaat onjuist blijkt?

Voorbeeld 2: Financiële overeenkomsten

Theatergezelschap Bellezza heeft een pand op het oog dat het wil huren voor zijn activiteiten. Eén van de bestuurders van Bellezza, is de verhuurder van dat pand.

Is dit wenselijk?

  1. Nee, er is hier sprake van tegenstrijdig belang. Het theatergezelschap heeft belang bij een zo laag mogelijke huur. De bestuurder heeft belang bij een zo hoog mogelijke huur. Het persoonlijk belang van de bestuurder is tegengesteld aan het belang van het theater.
  2. Ja, omdat de bestuurder de organisatie goed gezind is, kan Bellezza het pand tegen een voordelige huur betrekken.

Overwegingen en aandachtspunten

  • Zijn er situaties denkbaar waarin de keuze voor het te huren pand toch valt op het pand waarvan de bestuurder eigenaar is? Onder welke voorwaarden?
  • In hoeverre zijn er alternatieve mogelijkheden voor de huisvesting van het theater en zijn deze serieus bekeken?
  • Hoe stel je objectief vast wat een redelijke huurprijs is? Denk bijvoorbeeld aan het inschakelen van een onafhankelijke taxateur.
  • Wat gebeurt er als er – in de toekomst – problemen ontstaan rond bijvoorbeeld het onderhoud van het pand of de huurprijs? Hoe kun je daarover als bestuur dan onafhankelijk oordelen?

Voorbeeld 3: Het aankopen van een kunstwerk

De directeur-bestuurder van het museum voor moderne kunst De Toekomst wil een werk van een kunstenaar met wie ze persoonlijk bevriend is aankopen.

Is dit wenselijk?

  1. Ja het kunstwerk past goed binnen de collectie van het museum en de directeur-bestuurder is juist vanwege haar netwerk in de kunstwereld aangenomen als directeur-bestuurder.
  2. Nee, deze aankoop wekt de schijn van vriendjespolitiek en is schadelijk voor de goede naam van het museum.

Overwegingen en aandachtspunten

  • In hoeverre is het raadzaam dat de directeur-bestuurder de keuze voor het aankopen van kunstwerken in dit soort gevallen voorlegt aan of laat nemen door de raad van toezicht?
  • Kan de directeur-bestuurder goed onderbouwen waarom de aankoop van dit kunstwerk in het belang van het museum is?
  • Hoe stel je een redelijke prijs vast voor het kunstwerk? Overweeg bijvoorbeeld om een onafhankelijke kunstexpert in te huren om aan te tonen dat overeengekomen prijs (en eventuele andere afspraken) marktconform zijn.

Voorbeeld 4: Het aannemen van een nevenfunctie

De voorzitter van de raad van toezicht van Stichting de Collectie is gevraagd om lid te worden van de raad van toezicht van een fonds. Het is denkbaar dat De Collectie in de toekomst een subsidie wil aanvragen bij dit fonds.

Is dit wenselijk?

  1. Ja, door zijn betrokkenheid bij het fonds heeft hij meerwaarde voor de raad van toezicht bij Dde Collectie. Hij weet goed waarop het fonds let bij het beoordelen van subsidieaanvragen en kan daarom goed adviseren over de subsidieaanvraag.
  2. Nee, er is sprake van ongewenste belangenverstrengeling, waardoor de voorzitter niet onafhankelijk kan handelen in het belang van de stichting. Want ofwel De Collectie wordt belemmerd in het aanvragen van noodzakelijke subsidies. Ofwel – mochten zij toch een aanvraag indienen bij het fonds – dan kan bij toekenning van de subsidie (de schijn van) bevoordeling van De Collectie ontstaan.

Overwegingen en aandachtspunten

  • Welke regels hanteert het fonds met betrekking tot zijn adviseurs en in hoeverre kunnen die De Collectie belemmeren om een subsidieaanvraag in te dienen wanneer het lid van de raad van toezicht adviseur is bij het fonds?
  • Hoe kijken anderen – bijvoorbeeld andere subsidieaanvragers - aan tegen de nevenfunctie van de toezichthouder?
  • Verandert het oordeel over deze kwestie wanneer de toezichthouder van De Collectie geen toezichthouder maar adviseur wordt bij het fonds?
  • Maakt het uit als de toezichthouder van de Collectie geen toezichthouder bij een fonds wordt, maar adviseur van een gemeentelijke commissie die subsidieaanvragen beoordeelt voor de gemeente?
  • Maakt het uit wanneer het in deze kwestie niet om de voorzitter draait maar om een ‘gewoon’ lid van de raad van toezicht?

Voorbeeld 5: Opdrachtverlening

Museum Het Kasteel is toe aan het vernieuwen van de ICT-systemen. De directeur-bestuurder wil hiervoor een gespecialiseerd bedrijf inhuren. Een van de leden van de raad van toezicht is ICT-expert en is om die reden ook gevraagd om in de raad van toezicht te komen. Deze toezichthouder zegt dat ze goede ervaringen heeft met ICT-bedrijf ICT-for-All. Als mede RvT-lid weet je dat ze ook bevriend is met de eigenaar.

Wat doe je als mede RvT-lid?

  1. Je neemt de suggestie van de toezichthouder die ICT-expert is ter kennisgeving aan. Het inhuren van dienstverlenende bedrijven en adviseurs is de verantwoordelijkheid van de directeur-bestuurder. Deze kan zelf beslissen of hij de suggestie van de toezichthouder wel of niet opvolgt.
  2. Je benoemt dat in deze situatie sprake zou kunnen zijn van ongewenste belangenverstrengeling en adviseert om niet in zee te gaan met het bevriende bedrijf.

Overwegingen en aandachtspunten

  • Wat kun je als directeur-bestuurder doen om te waarborgen dat je in zee gaat met het ICT-bedrijf dat het beste aanbod heeft? Denk bijvoorbeeld aan het opvragen van meerdere offertes, zodat je de geboden dienstverlening en de prijs-kwaliteit verhouding goed kunt vergelijken.
  • Wat gebeurt er wanneer de dienstverlening van het bevriende ICT-bedrijf onder de maat blijkt? Hoe objectief en onbevooroordeeld kan de directeur-bestuurder dan optreden tegen het ICT-bedrijf? Welke gevolgen heeft een dergelijke situatie voor de relatie tussen de directeur-bestuurder en de raad van toezicht?

Voorbeeld 6: Nevenfuncties

Een theaterdirecteur solliciteert voor een functie als bestuurslid van het pas opgerichte Podium Arreggio. In het dagelijks leven is hij directeur bij het Theater aan de Rivier.

Is dit wenselijk?

  1. Ja, een bestuurslid met sectorkennis is nuttig. Een startend podium als Arreggio kan veel leren van het al langer bestaande Theater aan de Rivier en zo veel voorkomende valkuilen voor startende organisaties voorkomen. Bovendien is het goed als organisaties in de culturele sector elkaar steunen.
  2. Nee, het bestuurslid kan, als hij deze functies naast elkaar vervult, in situaties terechtkomen waarin hij een van beide organisatie bevoordeelt of benadeelt. Zijn onafhankelijkheid komt dan in het geding.

Overwegingen en aandachtspunten

  • In hoeverre zijn Podium Arreggio en Theater aan de Rivier concurrenten van elkaar? Vragen zij bijvoorbeeld bij dezelfde gemeente of hetzelfde fonds subsidie aan? Of hebben zij dezelfde doelgroep als publiek?
  • Kan het beoogde bestuurslid voldoende onafhankelijk oordelen over bijvoorbeeld de wenselijkheid van subsidieaanvragen van Theater Arreggio of over strategische keuzes met betrekking tot het bereiken van publieksgroepen.
  • In hoeverre bestaat er een risico dat bedrijfsgevoelige informatie van Podium Arreggio terecht komt bij Theater aan de rivier (en vice versa)?
  • Op welke andere manieren kan het bestuur de benodigde sectorkennis verwerven?

Voorbeeld 7: Donateurs in de raad van toezicht

Een vermogende familie die al jaren veel geld geeft aan het lokale theater Rondaal wil enkele tonnen bijdragen aan de op handen zijnde verbouwing van het theater. Om zicht te houden op een goede besteding van de gift vraagt de familie om een zetel in de raad van toezicht.

Is dit wenselijk?

  1. Ja, dit is een vorm van ‘gewenste belangenverstrengeling’. Het theater heeft de bijdrage van de familie hard nodig om de kosten van de verbouwing rond te krijgen en wordt zo bovendien minder afhankelijk van subsidiegevers.
  2. Nee, de familie krijgt zo te veel invloed op de koers van het theater en de Raad van Toezicht kan dan niet meer onafhankelijk functioneren.

Overwegingen en aandachtspunten

  • In welke vorm wordt de bijdrage gegeven? Een lening, een gift, via een sponsorovereenkomst?
  • Hoe bepalend wordt de familie in het bestuur en toezicht? Formeel en informeel?
  • Zijn er andere manieren om afspraken te maken met de familie over een goede besteding van hun bijdrage en/of hen een redelijke tegenprestatie te geven?

Voorbeeld 8: Vervanging van de directeur-bestuurder door een lid van de rvt

De directeur-bestuurder van Jazzfestival Harlekijn valt onverwacht uit door een ernstige ziekte. Binnen de organisatie is geen vervanging beschikbaar en ook extern lukt het niet om op korte termijn vervanging te vinden. Een van de toezichthouders geeft aan bereid te zijn om in te vallen voor de zieke directeur en zegt daar geen vergoeding voor te willen vragen. Na terugkeer van de directeur-bestuurder wil de toezichthouder weer verder als toezichthouder.

Wat doen jullie als medetoezichthouders?

  1. Jullie gaan in op het voorstel. Jullie zijn opgelucht dat de organisatie uit de brand is en het festival door kan gaan. De continuïteit van de organisatie is veiliggesteld. Er is hier geen sprake van ongewenste belangenverstrengeling.
  2. Jullie geven aan dat het een sympathiek aanbod is, maar accepteren het aanbod niet. Wanneer een toezichthouder uitvoerende werkzaamheden verricht voor de organisatie waarop hij toezicht houdt, is sprake van ongewenste belangenverstrengeling.

Overwegingen en aandachtspunten

  • Wat staat er in de statuten en reglementen over ‘belet en ontstentenis’ van de directeur-bestuurder? Wat moet de organisatie volgens de statuten in dat geval doen?
  • In hoeverre kun je als toezichthouder toezien op en een onafhankelijk oordeel geven over werkzaamheden die je zelf als vervangend directeur-bestuurder hebt uitgevoerd?
  • Onder welke voorwaarden zou een toezichthouder de directeur-bestuurder wel (tijdelijk) kunnen vervangen? Denk onder meer aan de duur van de vervanging, afspraken over een redelijke betaling, (tijdelijk) terugtreden uit de raad van toezicht.

Twijfel? Check de handreiking belangenverstrengeling

Wanneer deze of vergelijkbare voorbeelden zich in de praktijk voordoen, betrek bij de behandeling ervan dan ook altijd de stappen die je moet zetten wanneer er sprake is van ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang. Dat wil zeggen: melden, niet deelnemen aan beraadslaging en besluitvorming en het genomen besluit verantwoorden. Zie voor een toelichting hierop de handreiking belangenverstrengeling.