Ervaringsverhaal Effectief vergaderen voor toezichthouders en bestuursleden: zo pak je dat aan

Of een organisatie nu een bestuursmodel of een raad van toezichtmodel hanteert: effectief vergaderen is een belangrijk middel voor good governance. Hoe pak je dat nu aan? Als hulpstuk lanceerde Cultuur+Ondernemen hiervoor de tool efficiënt bestuurlijk vergaderen. In aanvulling daarop verzamelden we alvast ervaringen en tips bij twee geroutineerde voorzitters.

Hans Kamps was tot voor kort voorzitter van de raad van toezicht bij het Kröller-Müller Museum. Ook is hij al een aantal jaar voorzitter van de raad van toezicht bij onder meer Bibliotheek Rotterdam.

De voorbereiding

“Een belangrijke valkuil voor toezichthouders is om zich teveel met de operatie te bemoeien. Aan de voorzitter de taak om in de voorbereiding dus al duidelijk te krijgen welke onderwerpen nu op de agenda moeten, en welke – meer operationele zaken of futiliteiten – daar niet horen. Die voorbereiding doe ik met de directie. Daarnaast heb ik een bestuurssecretaris die me ondersteunt. Als bijvoorbeeld de salariëring van de directeur als bespreekpunt op de agenda staat, geef ik diegene opdracht alvast onderzoek te doen naar het salarishuis, hoe het in het verleden was en hoe het zit bij andere, vergelijkbare organisaties. Door die voorbereiding kunnen we tijdens de vergadering met toezichthouders meteen de diepte in. En maken we een goed onderbouwde keuze, omdat de context direct helder is.”

Het scheiden van verantwoordelijkheden

“In vergelijking met tien jaar geleden schuiven de verantwoordelijkheden van directie en toezichthouders steeds dichter naar elkaar toe. Er zijn nu ook gewoon meer verantwoordelijkheden. De voorzitter moet die verantwoordelijkheden zien te scheiden. Je bent immers toezichthouder. En bovendien ben je als raad van toezicht ook werkgever van de directeur.

Als ik begin aan mijn termijn als voorzitter, is het eerste dat ik doe: bespreken met zowel directeur als toezichthouders waar je nu van bent. Wie draagt welke verantwoordelijkheid? Wat doen we wel, en wat niet? Dat helpt om de verwachtingen over en weer gelijk scherp te krijgen. Overigens is het goed dit gesprek regelmatig te herhalen, zeker bij een wisseling van leden of directie. Een zelfevaluatie biedt daar een mooie kans voor.”

Conflicten

“Wat ik als voorzitter erg belangrijk vind, is dat iedereen aan het woord komt. In een collectief heb je altijd wel één of twee mensen die de boventoon voeren. Maar de mening van andere, meer introverte leden is net zo goed van belang. Aan het begin van een vergadering maak ik altijd een rondje. Dan laat ik de leden die minder snel het podium pakken, eerst aan het woord.

In iedere groep kunnen conflicten ontstaan. Eén van mijn tactieken is voorafgaand aan ieder overleg een vooroverleg te plannen. Daar bespreken we alvast iets informeler hoe ieder in de wedstrijd zit, of er iets speelt. Dat klaart de lucht alvast, nog voordat we aan de officiële vergadering beginnen. Natuurlijk komen er dan nog steeds weleens conflicten voor. Als ik vind dat een lid zich niet respectvol uit, dan spreek ik diegene daar naderhand altijd op aan. In de raad van toezicht is een cultuur van openheid belangrijk: ieder lid moet vragen durven en kunnen stellen, en zijn mening durven geven. Dan is wederzijds respect, ook naar de directie en organisatie toe, essentieel.”

Nicolle van Lith was tot eind oktober voorzitter van het bestuur van Makershuis Tilburg. Op dit moment is ze onder meer voorzitter van de raad van toezicht van LKCA.

Evalueren

“Als toezichthouders hoef je geen vrienden te zijn, maar wederzijds respect en begrip is wel belangrijk. Alleen dan kun je goed samenwerken en optimaal gebruik maken van ieders inbreng. Daar ligt – naast een gedegen voorbereiding – volgens mij een basis voor effectief vergaderen. Dat we ieder jaar evalueren met de raad van toezicht houdt de boel in balans. We kijken kritisch naar wat we hebben gedaan: hoe vervulden we onze rol, hoe speelden we in op actualiteiten? Dat evalueren doen we met een scan van Cultuur+Ondernemen, en eens in de zoveel tijd huren we daar ook een extern adviseur voor in. Dat klinkt misschien wat decadent, maar dat is het niet. Als raad van toezicht draaien we al een tijd mee. We werken intensief met elkaar samen, en zijn goed op elkaar ingespeeld. Juist iemand van buiten kan ons op blinde vlekken wijzen: doen we nog steeds de juiste dingen? Door zo’n aanscherping op ons functioneren gaan we het volgende jaar met een helder plan tegemoet.”

Samenwerking

“Eens per jaar plannen we – naast de reguliere vergaderingen– een heidag. Tijdens zo’n dag staan geen formele zaken op de agenda, maar hebben we het over ons eigen functioneren of over een actueel vraagstuk, zoals fair practice of diversiteit en inclusie. Het effect van zo’n heidag is niet alleen dat je voeling krijgt met zo’n onderwerp, maar ook dat je als raad van toezicht binding krijgt met elkaar, waardoor je weer prettiger samenwerkt. Het is fijn om eens in de zoveel tijd samen te komen zonder dat je zo’n grote map met stukken door moet wroeten.”

Betrokkenheid

“Het samen bezoeken van evenementen van de organisatie waarop je toezicht houdt, geeft dat wat je op papier al gelezen hebt kleur. Door bij een evenement van bijvoorbeeld LKCA aanwezig te zijn, krijg ik inspiratie en energie. Voel ik weer: dit is waarvoor ik bestuurder werd. Ik zie dit als een belangrijke voorbereiding op vergaderingen. Het helpt me namelijk om de stukken die ik dan onder ogen krijg te beoordelen. Papier is geduldig: een directeur kan natuurlijk schrijven dat het werkveld een bijeenkomst geweldig vond. Maar als je zelf zo nu en dan aanwezig bent, weet je dat beter op waarde te schatten.”

De rol van startende bestuurders

“Het vergaderen, alle formele stukken en besluiten – het gevoel dat je het hele spectrum van beleid tot en met financiën moet kunnen overzien – voor veel jonge bestuurders en toezichthouders kan dat als too much voelen. Ik wil juist benadrukken: je hoeft niet meteen alles te kunnen. Ga uit van je eigen talent en wat jij hebt in te brengen in zo’n vergadering. Een frisse blik werkt vaak juist heel goed. In een goede raad van toezicht is daar ruimte voor. Zo ging dat bij mij ook. In 2017 begon ik bij LKCA als toezichthouder. Ik werd onder de vleugels genomen van meer ervaren leden. Toen ik twee jaar later voorzitter werd van diezelfde raad, was ik met 38 jaar de jongste voorzitter van een BIS-instelling. Zo snel kan het dus gaan. Wees niet bang om te starten, gewoon: doen.”