Overzicht Samenwerken in de culturele sector: zo pak je het aan

Samenwerken in de culturele sector biedt veel kansen. Makers en organisaties zoeken elkaar op om programma’s mogelijk te maken, publiek te bereiken, kosten te delen en risico’s te spreiden. Maar samenwerken is niet altijd makkelijk. Het blijft tenslotte mensenwerk. Karakters kunnen botsen, belangen verschillen en verwachtingen lopen soms flink uiteen. Dat kost veel energie en zet de samenwerking onder druk. In dit artikel vind je zes stappen voor bewust en gelijkwaardig samenwerken.

1. Begin bij jezelf

Samenwerking begint vaak met een behoefte. Je zoekt een partner met expertise, een podium of een netwerk. Iemand met wie je samen optrekt of misschien zelfs samen investeert. Logisch, maar draai het ook eens om: wat breng jij zelf in? Waarom zou een ander met jou willen samenwerken?

Samenwerken werkt het beste als beide partijen er iets aan hebben. Als jij weet wat je te bieden hebt, maak je de samenwerking gelijkwaardiger en vergroot je de kans op een goede match. Stel jezelf daarom deze vragen:

• Waar staat je organisatie voor?
• Wat breng je in? Denk aan kennis, faciliteiten, netwerk of reputatie.
• Wat maakt jou interessant voor de andere partij?

De antwoorden helpen je om gerichter te zoeken naar een partner die bij je past. Wil je onderzoeken wat je te bieden hebt? Gebruik onze tool Gereedschap voor samenwerkers [link] om je doelen, inbreng en verwachtingen in kaart te brengen.

2. Bepaal wat je zoekt in een partner

Voor je actief op zoek gaat naar een samenwerkingspartner, is het slim om helder te hebben wat je precies zoekt. Denk bijvoorbeeld aan:

• Specifieke kennis of expertise;
• Een locatie, techniek of andere faciliteiten;
• Een partner met wie je je backoffice of organisatiekracht kunt delen;
• Een groter bereik of nieuwe doelgroepen;
• Meer slagkracht om een maatschappelijk thema op de agenda te zetten.

Formuleer dit zo concreet mogelijk. Dat helpt je om doelgericht te zoeken en beter te beoordelen welke partners bij je passen.

Zoek je een partner buiten je eigen netwerk of discipline? Neem dan de tijd om die wereld te leren kennen. Praat met iemand die er al actief is, bezoek eens een bijeenkomst of verken eerst informeel of jullie taal, tempo en verwachtingen bij elkaar passen.

3. Verken de samenwerking

Een eerste gesprek over samenwerking is nog geen samenwerking. Zie het als een verkenning. In deze fase wil je in ieder geval duidelijk krijgen:

• Wat jullie wederzijdse ambities zijn;
• Of jullie doelen goed op elkaar aansluiten;
• Hoeveel tijd, geld en mensen jullie kunnen investeren;
• Wat wel en niet onder de samenwerking valt;
• Of er organisatorische of financiële drempels zijn;
• En natuurlijk ook of er een goede persoonlijke klik is.

Op basis daarvan bepaal je of jullie samen verder willen.

Heb je na een of twee gesprekken nog twijfels? Leg ze expliciet op tafel. Bij grotere trajecten kan het verstandig zijn om referenties te checken. Betrek ook anderen binnen je organisatie op tijd bij de plannen, zoals directie, bestuur of raad van toezicht.

4. Begin klein, leer veel

Is er een klik en zie je de meerwaarde voor alle betrokkenen? Begin dan met een pilot of een kleinschalig project. Zo ontdek je snel wat werkt en wat niet.

Maak vooraf duidelijke afspraken over:

• Het concrete doel van de samenwerking, zoals meer of ander publiek, tijdwinst of kennisontwikkeling;
• De grenzen aan tijd, budget en capaciteit;
• Wanneer jullie de samenwerking geslaagd vinden, bijvoorbeeld bij een concreet aantal bezoekers, een afgesproken opbrengst of een bepaalde mate van tevredenheid van partners en bezoekers.

5. Leg de samenwerking vast

Is de proef geslaagd en willen jullie vaker samenwerken? Dan is het verstandig om afspraken te maken en de samenwerking goed vast te leggen. Dat is vooral belangrijk als er meer op het spel staat, bijvoorbeeld:

• Als de financiële belangen groot zijn;
• Als jullie samen een verantwoordelijkheid hebben richting publiek, fondsen of overheid;
• Als jullie personeel of huisvesting delen.

Er zijn verschillende samenwerkingsvormen, elk met eigen voor- en nadelen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een samenwerkingsovereenkomst;
• Een gezamenlijk projectteam;
• Een stichting of vereniging;
• Een bv, nv of maatschap;
• Een coöperatie.

Welke vorm het beste past, hangt af van je doelen en de mate van samenwerking. Laat je hierbij zo nodig adviseren.

6. Evalueer en stuur bij

Samenwerken is een continu proces. Sta daarom regelmatig stil bij hoe het gaat, en stuur zo nodig bij. Kijk daarbij niet alleen naar resultaten, maar ook naar het proces.

Bespreek samen:

• Wat goed werkte (ook onverwachte opbrengsten);
• Waar het schuurt, bijvoorbeeld in tempo, besluitvorming, communicatie of rolverdeling;
• Hoe medewerkers, kunstenaars, publiek of opdrachtgevers de samenwerking hebben ervaren.

Leverde de samenwerking minder op dan gehoopt? Ook dat is waardevolle informatie. Misschien lag het aan de accommodatie, sloot het aanbod niet goed aan op je doelgroep of was je communicatie onduidelijk. Of ontbrak er iets aan de randvoorwaarden, zoals middelen, mankracht of mandaat? Benoem de leerpunten en bepaal hoe je verdergaat: stoppen, opschalen of bijstellen. Dat laatste kan bijvoorbeeld door de samenwerking te beperken tot één project, een vaste periode of een specifiek onderdeel.

Blijf daarbij steeds voor ogen houden: samenwerking is een middel, geen doel op zich. Werkt het niet? Even goede vrienden, maar je hebt dan wel een scherper beeld van wat voor jou wél werkt.

Tot slot

Samenwerken kan veel opleveren: nieuwe artistieke kansen, een groter en diverser publiek, gedeelde risico’s en meer slagkracht in de samenwerking met partners en financiers. Maar het vraagt ook tijd, aandacht en eerlijke gesprekken.

Een paar vragen om mee te nemen naar je volgende overleg of netwerkborrel:

• Wat wil ik bereiken dat me alleen niet lukt?
• Wat breng ik zélf in bij een samenwerking?
• Met wie wil ik de komende tijd een gesprek over samenwerken voeren?

Wil je hierover sparren of iemand van buiten met je plannen laten meekijken? Dan kun je altijd een oriëntatiegesprek of helpdeskgesprek aanvragen bij Cultuur+Ondernemen.