Verdieping Hoe kies je een passende samenwerkingsvorm? Zes inzichten van expert Jessica van den Bosch.

Veel samenwerkingen in de culturele sector beginnen vanzelf. Een gedeeld artistiek idee, een subsidiekans, een maatschappelijke opgave of de wens om samen meer mogelijk te maken. Maar zodra een samenwerking serieuzer wordt, komt er een andere vraag op tafel: welke vorm past eigenlijk bij wat we samen willen doen?

Jessica van den Bosch begeleidt organisaties bij samenwerkingsvraagstukken en schreef onder meer het boek Samen innoveren. Volgens haar begint een goede samenwerkingsvorm niet bij een contract of juridische structuur, maar bij de inhoud. In dit artikel deelt zij zes inzichten over het kiezen en bijstellen van een passende samenwerkingsvorm.

Samenwerken kan op verschillende manieren

Samenwerkingen beginnen in de culturele sector vaak vanuit een inhoudelijke aanleiding: een gedeeld artistiek idee of vraagstuk, een kans om subsidie aan te vragen of juist een maatschappelijke opgave.

Daaruit kunnen verschillende vormen van samenwerking ontstaan. Soms gaat het om een project met een duidelijk begin en eind, zoals bijvoorbeeld een festival, educatieproject of tijdelijke tentoonstelling. In andere gevallen ontstaat een netwerksamenwerking, bijvoorbeeld rond een gezamenlijke maatschappelijke opgave zoals sociale veiligheid.

Het komt ook wel voor dat er een ecosysteem- of ketensamenwerking is waarbij vanuit een convenant wordt samengewerkt tussen makers, financiers, distributeurs en/of theaters. Tenslotte zijn er organisatorische samenwerkingen, vaak tussen culturele instellingen die een pand delen of in de buurt van elkaar gesitueerd zijn. Samenwerken in deze context gaat vaak meer om bedrijfvoeringsaspecten en kan zelfs leiden tot een fusie.

Begin bij wat je samen wilt bereiken

Vorm volgt inhoud, dus bepaal eerst wat je met elkaar wilt doen en zoek daar vervolgens een passende (juridische) vorm bij.

Welke vorm past, hangt in eerste instantie af van het doel van de samenwerking. Is het doel tijdelijk of experimenteel? Moeten partijen elkaar nog leren kennen? Of is financiering projectgebonden? Dan is projectmatig samenwerken voor de hand liggend.

Bij netwerksamenwerkingen of ketensamenwerkingen is de samenwerking meestal meer gericht op de langere termijn. Dan kun je spreken van een partnership. Kennis en middelen worden langdurig gedeeld, er is wederzijds vertrouwen opgebouwd en organisaties ambiëren om structureel samen op te trekken.

Een stap verder is het samengaan van organisaties. Dat kan logisch worden wanneer de samenwerking leidt tot het verweven van processen, gezamenlijk realiseren van schaalvoordelen of zelfs het delen van (een) locatie(s) dan is het samengaan van beide organisaties voor de hand liggend.

In eerste instantie bepaalt dus vooral het doel van de samenwerking welke vorm men kiest. Dat kan juridisch gezien een ‘losse’ vorm zijn, zoals een samenwerkingsovereenkomst waarin afspraken worden vastgelegd. Soms ontwikkelt de samenwerking naar een andere juridische vorm zoals een stichting of coöperatie. In andere gevallen kan een fusie een geschikte vorm zijn.

Stel eerst de juiste vragen

Om tot een passende samenwerkingsvorm te komen, moeten organisaties eerst een aantal zaken scherp krijgen. Daarbij helpt het om de volgende vragen te stellen.

• Te beginnen met de inhoud. Welke probleem lossen ze samen beter op? Welke kansen kunnen ze samen beter benutten? En is de samenwerking artistiek, maatschappelijk, organisatorisch of financieel gedreven?
• Daarna komt ambitie. Is de samenwerking tijdelijk of structureel? Willen de organisaties vooral experimenteren of bouwen aan continuiteit? Hoe groot mag of moet de samenwerking worden?
• Ook de rolverdeling vraagt aandacht. Wie brengt wat in? Zijn de rollen gelijkwaardig of juist complementair? Wie neemt waarvoor verantwoordelijkeheid?
• Een ander belangrijk thema is autonomie. Organisaties moeten eerlijk bespreken wat ze zelfstandig blijven doen en waar ze bereid zijn controle of eigenaarschap te delen. Voor culturele organisaties speelt identiteit daarbij vaak een grote rol.
• Tot slot zijn middelen, risico's en governance belangrijk. Welke middelen worden gedeeld? Welke risico's dragen partijen samen? Wat gebeurt er als financiering stopt of doelen veranderen? En hoe los je conflict op als belangen uit elkaar lopen.

Wanneer de vorm begint te knellen

Een niet langer passende samenwerkingsvorm komt in mijn ervaring vaak voort uit een meer positieve ontwikkeling, namelijk groei in de samenwerking. Dat merk je veelal aan het feit dat er behoefte is om zaken meer vast te leggen.

Wat schuurt in deze gevallen is het ‘achterblijven’ van organisatorische ondersteuning. Bijvoorbeeld als een project goed is gegaan, men verder wil en de samenwerking serieuzer vorm wil geven voor een langere termijn.

Er zijn nieuwe afspraken nodig over inzet, financiën, innovatie en aanvullende projectambities die je wil verkennen. Soms is het logisch om gezamenlijke activiteiten onder te brengen in een aparte vorm, zodat de partijen ieder voor zich hun eigen activiteiten voort kunnen zetten naast de gezamenlijke activiteit.

Als er vanuit een alliantie wordt samengewerkt en er ook commercieel ruimte ontstaat, kan een coöperatie een optie zijn. Speelt commercie geen rol, maar willen partijen de samenwerking juridisch en bestuurlijk steviger organiseren, dan ligt een stichting vaak meer voor de hand.

Evalueer niet alleen de inhoud, maar ook de vorm

In de culturele sector wordt vaak geëvalueerd op inhoudelijke resultaten: is het project gelukt, is het publiek bereikt, was de artistieke kwaliteit goed? Maar dat is niet genoeg. Het is goed om expliciet en periodiek met elkaar te kijken naar wat goed gaat, wat energie kost en waar besluitvorming vastloopt.

Evaluatie in de culturele sector gebeurt vaak wel op de inhoud maar minder op het organisatorische niveau terwijl juist daar succes of mislukking ontstaat.

Organisaties kunnen daarbij naar drie niveaus kijken:

1. Past de vorm nog bij wat we doen: Is de samenwerking intensiever of juist lichter geworden? Zijn verantwoordelijkheden veranderd? Klopt de governance nog met de praktijk?
2. Daarna volgt de vraag: past de vorm nog bij wat we willen? Hebben alle partijen nog dezelfde ambitie? Willen we verdiepen, verbreden of juist afbouwen? Is er nog voldoende gedeeld belang?
3. En ten derde: past de vorm nog bij wat we aankunnen? Is er genoeg capaciteit? Is de administratieve last nog proportioneel? Kunnen medewerkers, bestuur en directie deze samenwerking dragen?

Groter of formeler is niet altijd beter

De kunst is niet om zo stevig mogelijk samen te werken, maar om een vorm te kiezen die past bij de gezamenlijke ambitie, de noodzakelijke flexibiliteit en wat je als organisaties kunt dragen.

In de culturele sector is meer structuur naar mijn mening niet automatisch beter. Soms werkt een licht netwerk veel krachtiger dan een zware organisatievorm. Als de samenwerking vooral experimenteel of tijdelijk is, kan een lichte vorm beter werken. Ook als flexibiliteit belangrijk is en blijft, partijen nog zoekend zijn of de administratieve last bij opschaling groter wordt dan de opbrengst, is het verstandig om niet te snel op te schalen.

Wanneer de samenwerking structureel en continuïteit daarmee belangrijk wordt, nemen gezamenlijke risico's toe of worden middelen zoals personeel, locaties gedeeld? Dan kan formalisering juist rust en duidelijkheid geven.