Verdieping De kunst van samenwerken

Wie is Eva zonder Adam, wat is een tosti zonder kaas, Gilbert zonder George, Hardy zonder Laurel en Harley zonder Davidson? Je kunt de ene haast niet los zien van de ander. Juist samen vertellen ze het verhaal. Samen zijn ze meer dan ieder apart, het bewijs van een goeie samenwerking.

Ook in de culturele sector wordt veel samengewerkt. Zowel bij culturele organisaties als bij individuele makers. Het lijkt er zelfs op dat de coronapandemie een extra impuls aan samenwerken heeft gegeven. De uitdagingen waar we ons voor gesteld zagen, maakten het zelfs hier en daar tot een noodzaak. Zowel nationaal als internationaal vonden makers en organisaties elkaar om, ondanks vele beperkingen, toch hun cultureel aanbod te presenteren, al dan niet op een digitaal podium. Zo vonden vier grote filmfestivals (NFF, Cinekid, IDFA en IFFR) elkaar in de oprichting van een online platformstructuur die ieder van hen de mogelijkheid biedt hun bezoekers een goede filmfestival-ervaring te bieden.

De resultaten van sommige samenwerkingen hebben zelfs geleid tot nieuwe vormen van presenteren die mogelijk ook na de pandemie een vaste plaats in het culturele aanbod kunnen behouden. Bijvoorbeeld De Kunstambassade Rotterdam, een virtueel ateliergebouw, ontstaan tijdens de coronacrisis waarin kunstenaars en kunstliefhebbers elkaar kunnen vinden. Andere samenwerkingen hebben hun diensten bewezen en zijn inmiddels al weer niet zo noodzakelijk. Dat hoeft niet erg te zijn, niets is tenslotte voor eeuwig.

De vele samenwerkingen in onze sector zijn het bewijs van flexibiliteit en een gezond pragmatisme. Als het niet over links kan, dan maar over rechts en als jij mijn rug krabt, dan krab ik de jouwe. Bewonderingswaardig want zo eenvoudig is samenwerken namelijk niet altijd. Karakters kunnen botsen, er kan het gevoel zijn dat je zelf meer moet leveren dan de ander, inzichten kunnen verschillen, werkmethodes kunnen anders zijn, budgetten kunnen niet in balans zijn. Allemaal zaken die een goed werkzame samenwerking kunnen frustreren.

Daarom hier een aantal overwegingen die relevant kunnen zijn bij het inzetten van een productieve samenwerking.

Voor je er aan begint

De eerste impuls is misschien vaak ingegeven door een noodzaak of behoefte die je voelt. Ik zoek een partner die voor mij internetfilmpjes kan maken… een publieksonderzoek wil doen… iemand die een groot netwerk heeft waar ik gebruik van kan maken, waarmee ik samen een investering kan doen, …etc. Toch zou ik je willen adviseren eerst even bij jezelf te beginnen en een goede afweging te maken wat jijzelf meebrengt in een samenwerking. Waar sta jij voor als maker of als organisatie en wat is je toegevoegde waarde voor je toekomstige samenwerkingspartner.

Ik snap best dat jij iemand zoekt die filmpjes wil maken maar wat heb ik als filmmaker daar aan? Een naamsvermelding? Kijk, ik wil best met je samenwerken maar dat doe ik dan liever wanneer je me er gewoon voor betaalt… of als ik een dag gebruik mag maken van een lege theaterzaal… dan kunnen we er misschien wel over praten.

Samenwerkingen werken doorgaans het best wanneer beide partners kunnen handelen vanuit een gelijkwaardige positie of vanuit een gemeenschappelijk belang. Weet dus vooraf wie je bent en wat je hebt in te brengen in een samenwerking.

Over het zoeken en vinden van samenwerkingspartners

Voor je serieus gaat zoeken is het natuurlijk verstandig om te bedenken wie of wat je zoekt. Gaat het je juist om een partner met specifieke kwaliteit of expertise, zoek je misschien juist iemand met bepaalde faciliteiten of zoek je een weg om je backoffice te kunnen delen, je bereik te vergroten of nieuwe doelgroepen te vinden. Misschien zoek je samenwerking om je positie in het veld te versterken of heb je ambities om een maatschappelijke verandering in gang te zetten. Schroom niet om deze redenen voor jezelf op papier te zetten. Het kan je zoektocht concreter en doelgerichter maken en je ook helpen bij het beoordelen van een potentiële partner. Bedenk ook dat samenwerken an sich niet het doel is. Het is vooral een middel om je doel te bereiken.

Zeker wanneer je beoogde partner zich al niet in je netwerk bevindt, kan het betekenen dat je nieuwe werelden moet gaan betreden. In zo’n geval is het best raadzaam om even de spreekwoordelijke kat uit de boom te kijken om te ontdekken hoe het er in die wereld aan toegaat. Vraag desnoods advies aan iemand die al wat beter bekend is in die omgeving.

Vervolgens is het natuurlijk zaak om concrete gesprekken te voeren over samenwerkingen. Er over spreken is nog niet concreet samenwerken, zie het eerder als een verkenning. Wat zijn een ieders ambities, in hoeverre sluiten die aan op de jouwe, hoe zou een samenwerking eruit kunnen zien, wat zijn de mogelijkheden en onmogelijkheden, zijn er financiële of organisatorische drempels of beperkingen? Is er een mogelijkheid tot een pilot of proefproject en last but not least is er die persoonlijke klik? Zijn er na de verkenning nog vraagtekens, leg ze alsnog op tafel. Zijn er twijfels over de betrouwbaarheid van je beoogde partner? Doe een antecedenten onderzoek.

Het maakt natuurlijk uit of je een samenwerkingspartner zoekt vanuit jezelf als individu of dat je dat doet als organisatie. In dat laatste geval bespreek je een samenwerkingswens natuurlijk ook intern en afhankelijk van je rol binnen een organisatie met een leidinggevende of misschien zelfs met de raad van toezicht of bestuur.

Over het vormgeven van de samenwerking

Wanneer er na de eerste verkenning een klik blijkt te bestaan en wanneer beide partijen de mogelijke meerwaarde goed voor ogen hebben, is het best raadzaam eerst de proef op de som te nemen met bijvoorbeeld een proefproject. Bepaal samen de grenzen van dit project, natuurlijk in tijd en middelen maar ook op doelstellingen. Bepaal samen vooraf op welke aspecten je de samenwerking gaat beoordelen. Samen definieer je zo de succesfactoren voor je samenwerking. Het zijn deze factoren die je tijdens het proefproject goed in de gaten gaat houden. Afhankelijk van de schaal of omvang van de samenwerking kan het best verstandig zijn om ook een proefproject te formaliseren in een overeenkomst. Lees er meer over verderop in dit artikel.

Deze eerste samenwerking evalueer je natuurlijk goed. Heeft het project inderdaad het grotere publieksbereik opgeleverd wat je voor ogen had? Of die tijdwinst, of het grotere netwerk? Maar let natuurlijk ook op waar de knelpunten zaten en, ook niet onbelangrijk, hoe hebben je klanten/bezoekers/opdrachtgevers het ervaren. Hou je ogen ook open voor opbrengsten die je vooraf misschien anders had ingeschat, de bijvangst. Misschien heb je door de samenwerking ineens een nieuwe klantgroep weten te interesseren of zijn de inkomsten boven verwachting. Van een goed ingerichte evaluatie kun je zo een hoop leren.

Aan de andere kant, het kan ook zomaar zijn dat de resultaten van de samenwerking niet aan de verwachtingen voldeden. Ook dan -misschien wel juist - is er veel te leren; blijkt de publieksinteresse net wat anders te liggen, is de accommodatie niet geschikt, is je communicatie naar buiten niet helder geweest. Dit zijn allemaal leerpunten.

Ga met je leerpunten weer in gesprek met je partner. Wat zijn de belemmeringen waar jullie tegenaan zijn gelopen, wat zijn de opbrengsten en wat is de bijvangst. Zijn ze een basis om de samenwerking voort te zetten? Aan te passen door het bijvoorbeeld incidenteel te maken, jaarlijks of alleen op bepaalde aspecten? Of moet je besluiten dat het een leuk idee was maar dat je het hier bij moet laten. De samenwerking is tenslotte niet het doel maar het middel, dus even goede vrienden, je weet elkaar nu in ieder geval te vinden.

Het formaliseren van de samenwerking

Wanneer de eerste samenwerking goed is verlopen, de succesfactoren een positief resultaat laten zien en de meerwaarde voor alle partners helder zijn, kun je overwegen om de samenwerking te formaliseren. Het zorgt er voor dat er heldere afspraken kunnen worden gemaakt waarop de partners kunnen worden aangesproken.

De mogelijkheden hiervoor zijn ruim voor handen, ze hebben natuurlijk wel allemaal zo hun eigen voor- en nadelen, en kunnen ook financiële en juridische consequenties hebben, dus het is wel zaak dat de betrokken partners hierover goed zijn geïnformeerd. Ik noem hieronder een paar veel voorkomende:

• Een samenwerkingsovereenkomst, eigenlijk gewoon een contract tussen één of meerdere zelfstandigen of organisaties
• Een projectteam samengesteld uit medewerkers van de beide partnerorganisaties
• Een gezamenlijke stichting of vereniging die zelfstandig vorm geeft aan de samenwerking
• Een Maatschap, een BV of NV. Bedrijfsvormen waarin je ook een samenwerking kunt vormgeven
• Een coöperatie, een ledenorganisatie waarin de leden ook eigenaar zijn. Kijk eens op de website van de Coöperatie Expert of lees het artikel over hoe kunstenaar Gerbrand Burger zijn eigen ateliercomplex begon.

Lees nog meer over rechtsvormen.

Handige tools

• In 2019 heeft de Boekmanstichting een extra editie gewijd aan ‘Tools voor optimale samenwerking in de cultuursector’. Je kunt de editie kosteloos downloaden.
• Naar aanleiding van een van de online bijeenkomsten ‘Artist Meetings: Tools’ is een stappenplan geschreven voor een innovatieproces, en hoe je deze publieke en private samenwerking constructief inricht.

Tenslotte

Samenwerken kan zeker in de culturele en creatieve sector veel opleveren. Er zijn dan ook heel veel voorbeelden, mijn tip is dan ook om bij een volgend evenement waarop je collega’s spreekt, het sowieso eens op je agenda te zetten. Werk je samen? Hoe is dat zo gekomen? Heb je nog tips voor me, want ik verken ook samenwerkingsmogelijkheden?