Stappenplan Voor jezelf beginnen? Dit moet je minimaal regelen
Je staat aan het begin van jouw professionele carrière als kunstenaar, maker of creatief ondernemer. Misschien heb je je eerste opdracht binnengehaald. Of je wilt je werk graag gaan verkopen. En nu sta je voor de beslissing: ga ik voor mezelf beginnen? In deze checklist lees je wat je minimaal moet regelen om voor jezelf aan de slag te gaan.
Stap 1: Onderzoek of je ondernemer wilt worden
Je hoeft niet altijd een onderneming te starten als je voor jezelf wilt beginnen. Dat hangt af van je situatie:
- Doe je heel weinig klussen? Dan hoef je je niet in te schrijven bij de Kamer van Koophandel (KVK). De meeste opdrachtgevers zullen je wel om een factuur of kwitantie vragen. De inkomsten geef je op bij je aangifte inkomstenbelasting, onder het kopje ‘inkomsten uit overige werkzaamheden’. Kosten die je maakt voor een klus, mag je aftrekken.
- Besteed je het grootste deel van je tijd aan je creatieve praktijk? Heb je meerdere opdrachtgevers, of is het de bedoeling dat je die in de toekomst krijgt? En bepaal je zelf hoe, waar en wanneer je je werk doet? Dan moet je je inschrijven bij KVK als eenmanszaak. Een eenmanszaak is de officiële rechtsvorm die je kiest. In de praktijk noemen mensen je dan een zzp’er: een zelfstandige zonder personeel.
Zzp’er, freelancer of zelfstandig ondernemer?
De termen zzp’er, freelancer en zelfstandig ondernemer worden vaak door elkaar gebruikt. Maar voor de Belastingdienst zijn freelancer en zelfstandig ondernemer twee verschillende dingen. Wat telt, is of je voor de inkomstenbelasting als ondernemer wordt gezien.
Als de Belastingdienst je ziet als ondernemer voor de inkomstenbelasting, heb je vaak recht op belastingvoordelen, zoals zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Je moet dan wel aan bepaalde voorwaarden voldoen. Zo moet je het grootste deel van de tijd aan je eigen bedrijf besteden en ondernemersrisico nemen. Op de site van de Belastingdienst kun je checken of je aan alle voorwaarden voldoet.
Je bent een freelancer als je wel klussen doet en daar belasting over betaalt, maar géén ondernemer bent voor de inkomstenbelasting. Bijvoorbeeld als je af en toe een klus doet, en daarnaast in loondienst werkt. De Belastingdienst noemt je dan een ‘resultaatgenieter’. Als freelancer heb je geen recht op de speciale aftrekposten en fiscale regelingen voor ondernemers. Een voordeel is dat je geen uitgebreide administratie hoeft bij te houden.
Combineer je werk in loondienst met freelancewerk? Dan ontvang je salaris, en heb je de zekerheden die horen bij een contract. Daarnaast heb je inkomsten uit je freelancewerk. Kosten die je maakt voor die klussen mag je aftrekken. Houd er rekening mee dat je bij de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting te maken krijgt met een verplichte afdracht voor de bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw), en dat je over je freelance-inkomsten nog belasting moet betalen. Als freelancer kun je je ook via een payrollbedrijf laten verlonen. Daar zitten administratieve voordelen aan, maar ook nadelen. Je mag dan bijvoorbeeld geen kosten mag aftrekken.
Stap 2: Schrijf je in bij KVK
Als je je gaat inschrijven bij KVK, moet je eerst online een inschrijfformulier invullen. Je logt in met je DigiD en vult je gegevens in, zoals je ondernemingsvorm, wat je omzetverwachting is en wat je precies gaat doen. Het is handig om vooraf over een paar dingen na te denken:
Rechtsvorm
De meeste startende ondernemers worden zzp’er en beginnen als eenmanszaak. Van zo’n onderneming ben jij alleen de eigenaar.
Bedrijfsnaam
Kies een passende bedrijfsnaam. Die gebruik je voor de Belastingdienst en die zet je op je facturen. Met de KVK Naamchecker check je of jouw bedrijfsnaam al in gebruik is
Bedrijfsactiviteit
Wat ga je doen als zzp’er? Kies een activiteit die logisch is en meerdere activiteiten kan omvatten, zoals fotograferen en foto’s verkopen via een webshop. Je kunt ook meerdere activiteiten registreren, bijvoorbeeld: fotografie, regie, artiest, ontwerpen, lesgeven of (geluids)techniek. Bij elke activiteit die je kiest, krijg je een zogenaamde SBI-code die aangeeft wat jouw onderneming doet. Een SBI-code kan belangrijk zijn, bijvoorbeeld om subsidie of een vergunning te krijgen. De tool van het CBS helpt je om de juiste code te vinden. Als je nieuwe of andere werkzaamheden gaat doen, kun je dit makkelijk online aanpassen.
Als je alles hebt ingevuld, kun je je afspraak inplannen. Een medewerker van KVK kijkt je gegevens na en bespreekt zo nodig je vragen. Je krijgt je KVK-nummer en bent ingeschreven. De inschrijving kost eenmalig € 80,10. Dit bedrag is fiscaal aftrekbaar als bedrijfskosten.
Als je een eenmanszaak begint, dan geeft KVK dat door aan de Belastingdienst. De Belastingdienst bekijkt of je ondernemer bent voor de btw. Is dat het geval, dan krijg je binnen 10 werkdagen een brief met je omzetbelastingnummer (ob-nummer) en btw-identificatienummer (btw-id). Je btw-id is het nummer dat je gebruikt in je communicatie met klanten, bijvoorbeeld op facturen. Het ob-nummer gebruik je alleen in het contact met de Belastingdienst. Als je geen ondernemer bent voor de btw, staat in de brief alleen je omzetbelastingnummer.
Stap 3: Regel je financiële zaken
Als je voor jezelf begint, moet je ook je financiële zaken zelf regelen. Waar moet je allemaal aan denken? We zetten het voor je op een rij.
Kijk of je gebruik kunt maken van de kleineondernemersregeling (KOR)
Schat je in dat je belastbare omzet lager is dan € 20.000 per kalenderjaar? Dan kan je overwegen om gebruik te maken van de kleineondernemersregeling (KOR). Je bent dan vrijgesteld van btw. Je rekent geen btw door aan klanten, maar je mag ook geen btw terugvragen op kosten en hoeft geen btw-aangifte te doen. De KOR scheelt veel administratieve rompslomp, zeker als je veel vrijgestelde diensten levert. Als je veel investeert, is de KOR niet in je voordeel. Twijfel je? De Belastingdienst heeft een hulpmiddel om na te gaan of je gebruik kunt maken van de KOR.
Let op! Omzet die vrijgesteld is van btw, telt niet mee voor de KOR. Onderwijs is bijvoorbeeld vrijgesteld van btw. Geef je bijvoorbeeld voor € 15.000 workshops aan het onderwijs, en heb je daarnaast € 6.000 belastbare omzet? Dan tel je alleen de € 6.000 mee. Je blijft dus onder de drempel van € 20.000 en komt in aanmerking voor de KOR.
Open een zakelijke rekening
Niet verplicht, maar wel aan te raden: een zakelijke rekening. Zo houd je privé- en zakelijk geld gescheiden. Dat zorgt voor financieel overzicht. En het maakt je boekhouding en belastingaangifte veel makkelijker. De kosten zijn beroepskosten en dus aftrekbaar.
Maak een standaardfactuur
Je bespaart jezelf tijd door een standaardfactuur te gebruiken. Die kun je voor elke nieuwe factuur aanpassen. Dit zet je in elk geval op je factuur:
- Factuurnummer (nummer je facturen doorlopend)
- Datum en plaats
- Omschrijving van de geleverde diensten of goederen
- Factuurbedrag exclusief btw, het btw-percentage, het btw-bedrag en het factuurbedrag inclusief btw. (Als je gebruikmaakt van de KOR, reken je geen btw. Zet dan op je factuur: ’factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB’.)
- Jouw (bedrijfs)naam en adres en naam en adres van je opdrachtgever.
- Je btw-nummer
- Je KVK-nummer
- Betalingsgegevens en betaaltermijn (2 weken is gebruikelijk)
Let op! Als je aan een buitenlands bedrijf factureert: vermeld op je factuur dan ook ‘VAT reversed’ en het btw-nummer van het buitenlandse bedrijf.
Zet je administratie op
Als zzp’er moet je een administratie bijhouden. Dat kun je zelf doen, bijvoorbeeld met een boekhoudprogramma of in Excel, of uitbesteden aan een boekhouder. Boekhoudprogramma’s als Snelstart, Gravita, Rompslomp, Moneybird, Moneymonk of E-Boekhouden zijn gebruiksvriendelijk en betaalbaar. Ze helpen je om meer inzicht te krijgen in je financiën. En bieden vaak functies zoals een automatische btw-aangifte. Je boekhouding uitbesteden aan een boekhouder bespaart tijd, maar kost geld. Je bent verplicht om je bedrijfsadministratie zeven jaar te bewaren.
Houd je uren bij
Besteed je per jaar meer dan 1225 uur aan je bedrijf? En steek je meer dan 50% van je tijd in je bedrijf dan in ander werk, zoals een baan in loondienst? Dan heb je recht op belastingvoordeel, zoals zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Alle tijd die je in je bedrijf steekt telt mee: werk voor klanten, je administratie, al je reistijd, het onderhoud van je website en klanten werven. De Belastingdienst kan controleren of je aan dit urencriterium voldoet. Daarom moet je je uren bijhouden. Tip: bewaar je agenda of registreer je uren in jouw boekhoudprogramma of met een app, zoals TimeSheet, Timechimp of Keeping.
Doe btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting
Bij ondernemer zijn hoort ook dat je belastingaangifte doet:
- Btw-aangifte: btw is de belasting die je betaalt over je omzet. Je berekent btw over jouw producten of diensten. Btw over bedrijfskosten die jij zelf hebt betaald, de zogenaamde voorbelasting, mag je terugvragen. Het verschil tussen die twee bepaalt of je moet betalen of juist ontvangt. Doe je voor het eerst btw-aangifte? Je krijgt hierover vanzelf bericht van de Belastingdienst.
Let op: Heb je inkomsten uit EU-landen die belast zijn met 0% btw (producten of diensten uit het buitenland)? Dan moet je dat ook vermelden bij je btw-aangifte. In dat geval doe je bovendien een extra aangifte doen: de intracommunautaire aangifte (ICP).
- Aangifte inkomstenbelasting voor zzp’ers: elk jaar doe je aangifte inkomstenbelasting. Freelancers voeren omzet en kosten in bij ‘inkomsten uit overige werkzaamheden.’ Ondernemers moeten een winst- en verliesrekening en een balans opstellen. De regels daarvoor zijn best ingewikkeld: denk erover na of je het opmaken hiervan wilt uitbesteden. Speciaal voor kunstenaars maakt Cultuur+Ondernemen de Handleiding Aangifte Inkomstenbelasting.
Voorkom last minute stress! Zet aan het begin van het boekjaar de data voor je btw-aangifte (elk kwartaal) en de inkomstenbelasting in je agenda. Plan deze taak enkele dagen voor de deadline, zodat je genoeg tijd hebt om alles voor te bereiden en in te dienen. Zo mis je geen belangrijke deadlines. Want ook als je niets aan te geven hebt aan inkomsten of kosten, moet je de btw-aangifte doen.
Zet de btw opzij zodra het geld van een opdracht op je rekening staat. Bijvoorbeeld op een aparte spaarrekening. Zo heb je altijd geld om aan je belastingverplichtingen te voldoen.
Stap 4: Zoek financiering voor de start van je beroepspraktijk of onderneming
Om je onderneming te starten, heb je naast ambitie ook geld nodig. Bijvoorbeeld voor een website, de huur van een werkruimte, aanschaffen van apparatuur of het inhuren van een adviseur en om jezelf uit te betalen. Waar vind je geld om de kosten van je start te betalen? In de Culturele Financieringswijzer vind je meer informatie over de mogelijke geldbronnen en welke het meest geschikt zijn voor jouw situatie.
Stap 5: Overweeg mogelijke risicodekking
Denk na over verzekeringen
Je kunt je als zzp’er overal tegen verzekeren. Maar welke verzekeringen zijn nu slim om te hebben? Weeg altijd de risico’s die je wilt en kunt nemen af tegen de kosten van verzekeringen. Dit zijn verzekeringen waar je aan kunt denken:
Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
Verzekering tegen schadeclaims van opdrachtgevers als er tijdens je werk iets misgaat, zoals een beschadiging of een ongeluk.
Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Verzekering tegen schadeclaims van opdrachtgevers als jij een fout hebt gemaakt of je opdracht, product of dienst verkeerd hebt uitgevoerd.
Arbeidsongeschiktheidsverzekering (aov)
Verzekering voor als je inkomen wegvalt door ziekte of arbeidsongeschiktheid. Overweeg ook een broodfonds. Via de regeling Zelfverzekerd van Platform ACCT kun je ondersteuning aanvragen voor de kosten van je voorziening voor arbeidsongeschiktheid (verzekering of fonds).
Pensioenvoorziening
Als zzp’er bouw je geen pensioen op. Je kunt zelf iets regelen om je pensioen aan te vullen via een particuliere pensioenverzekeraar. Via de regeling Nu voor Later van Platform ACCT kun je een tijdelijke bijdrage ontvangen voor de kosten voor je pensioenvoorziening.
Speciale verzekeringen voor de kunst- en cultuursector
Heb je een kostbaar instrument? Dan heb je een instrumentenverzekering nodig. Hetzelfde geldt voor dure apparatuur. Er zijn ook productieverzekeringen voor films, evenementenverzekeringen voor festivals en transportverzekeringen voor kunstwerken.
Stel algemene voorwaarden op
Niet verplicht, wel nuttig: een document met algemene voorwaarden. Daarmee bescherm je je werk en voorkom je misverstanden en conflicten. Je zet er standaardbepalingen in over aansprakelijkheid, betalingstermijn en garantie, maar bijvoorbeeld ook over het gebruik van je werk. Voeg ze altijd toe aan je offertes en facturen. Je kunt ze ook op je website publiceren, dan kun je er altijd naar verwijzen. Op de website van het Ondernemersplein lees je hier meer over. Ben je lid van een beroepsvereniging, zoals de Kunstenbond, DuPho of de BNO? Die hebben vaak ook algemene voorwaarden waar je gebruik van kunt maken.
Wil je weten welke beroepsorganisatie, vakvereniging of vakbond jouw belangen behartigt? Doe de Aansluitwijzer en vind jouw match!
-
Stuur een e-mail naar Faye Holdert faye@cultuur-ondernemen.nl -
Bekijk de LinkedIn pagina van Faye Holdert