Stappenplan Stappenplan voor het maken van een strategie

Als zakelijk verantwoordelijke heb je de taak om richting te geven aan je organisatie. Het kan zijn dat je de strategie moet herijken, of dat je aan de start staat en de hele strategie nog moet uitstippelen. Dit stappenplan helpt je bij het ontwikkelen van een strategie voor jouw organisatie.

1. Begin bij je visie en bepaal je kernwaarden

Bij het ontwikkelen van een strategie begin je met een visie. Wat is de toekomstdroom van jouw organisatie? Waar willen jullie naartoe? Wat is jullie stip aan de horizon? Bij het formuleren van de visie mag je idealistisch zijn. Vervolgens stippel je de route uit om die visie te bereiken. Dat is je strategie. Een visie geeft richting aan de strategie, de besluitvorming en de dagelijkse activiteiten van je organisatie. Het helpt je organisatie om doelen en prioriteiten te bepalen. Maar het is ook een inspiratiebron voor medewerkers en stakeholders, omdat je met een visie een duidelijk beeld geeft van waar je als organisatie naartoe werkt en wat je wilt bijdragen aan de samenleving.

Daarnaast zijn kernwaarden van essentieel belang. Kernwaarden zijn de fundamentele overtuigingen en principes van je organisatie. Ze geven richting aan het gedrag, de cultuur en de identiteit van je organisatie. Kernwaarden vormen de basis voor hoe je als organisatie wilt opereren en welke normen en waarden belangrijk zijn. Bovendien laat je met je kernwaarden zien hoe je je als organisatie wilt onderscheiden.

Voorbeelden visie

Het Rijksmuseum
"Het Rijksmuseum verbindt mensen, kunst en geschiedenis."

Drents Museum
"We willen een succesvol museum van internationale betekenis zijn en een verrijkende ervaring bieden aan zoveel mogelijk mensen. "

Nederlands Dans Theater
"De kern van NDT is dat de organisatie grote waarde hecht aan samenwerking, nieuwsgierigheid, innovatie en community. Net als alle andere kunst creëert dans ruimte voor dialoog die een inclusieve samenleving kan inspireren en bevorderen. Wij geloven dat ieder mens het verdient om het plezier van kunst te ervaren en dat we vandaag de dag meer dan ooit allerlei uitingsvormen nodig hebben om ons te helpen de wereld te onderzoeken en te begrijpen."

Voorbeelden kernwaarden

Drents museum
Kwaliteit
Ambitie en Verrassing
Gastvrijheid
Samenwerking

Nederlands Dans Theater
Wij zijn nieuwsgierig.
Wij zoeken verbinding.
Wij werken samen.
Wij innoveren.
Waarom en hoe zijn net zo belangrijk als wat.

2. Formuleer je missie

Een missie beschrijft wie je bent en wat je doet. Je legt hiermee kort en bondig uit hoe je je visie gaat realiseren. Dat geeft je richting, bepaalt je activiteiten en helpt je bij het maken van keuzes. Je missie is realistisch en concreet geformuleerd. Als je behoefte hebt om je missie langer te maken, verwerk dit dan in interne stukken of beleidsplannen. Maar zorg dat je je missie kort en helder naar buiten communiceert.

Vragen die je kunnen helpen bij het bepalen van je missie:
- Wat is het bestaansrecht van onze organisatie?
- Op welke behoefte spelen wij in?
- Waar geloven wij in?
- Welke activiteiten doen we, waarom en voor wie?
- Waarin zijn we onderscheidend?
- Wat zijn onze kernwaarden?

Voorbeelden

Het Nederlands Film Festival
"Het Nederlands Film Festival (NFF) viert de prestaties, bevraagt de feiten en verbindt de Nederlandse film en zijn makers met publiek en samenleving. Het festival fungeert zo als graadmeter en aanjager van de nationale film en beeldcultuur."

Het Drents Museum
"Het Drents Museum toont een blik op de wereld en biedt de wereld een blik op Drenthe. Met verhalen over archeologie, kunst en geschiedenis inspireren we jong en oud"

3. Maak een analyse

Een grondige analyse van je organisatie biedt inzicht in hoe je organisatie ervoor staat. Het is de basis voor je toekomstige strategische beslissingen. Je kunt met verschillende tools aan de slag om te kijken waar je zwaktes liggen, wat je sterktes zijn, en welke kansen en bedreigingen je ziet. De SWOT-analyse wordt veel gebruikt. De KvK geeft hier handige informatie over. Je kunt er ook voor kiezen om met het Business Model Canvas te werken. Hoe dat werkt, kun je lezen in het artikel Business Model Canvas als hulpmiddel voor reflectie. Een andere tool is de Culturele waardescan van het Vlaamse Cultuurloket. Door het canvas of de waardescan in te vullen, zie je wat je sterktes zijn en wat je nog niet helemaal in de vingers hebt: je zwaktes. Maar het legt ook bloot welke gaten er nog zijn in je verhaal. Waar het anders of beter kan.

Als onderdeel van de analyse voor je strategie is het aan te raden om ook een stakeholderanalyse te maken. Stakeholders zijn mensen, groepen en organisaties die een aanmerkelijke invloed kunnen hebben op het succes en het voortbestaan van je organisatie of project. Op deze pagina lees je hier meer over.

4. Bepaal je ambities

Wat zijn je ambities voor de toekomst, waar ga je op inspelen? Met je ambities zorg je voor focus. Ambities zijn overkoepelende verlangens of intenties die een organisatie nastreeft. Een ambitie kan zijn dat je culturele diversiteit en inclusie wilt bevorderen. Dit zou je vervolgens kunnen bereiken door het aanbieden van verschillende kunstvormen, toegankelijke voorstellingen of tentoonstellingen, of het bevorderen van een inclusief beleid in je organisatie.

Het is aan te raden om 3 tot 5 ambities te hanteren voor een goede balans tussen focus en diversiteit.

Voorbeeld ambities

Uit de cultuurnota 2020 - 2028 van de provincie Groningen:

1. Cultuur voor iedereen.
2. Stimuleren van een bruisend en vernieuwend aanbod in Stad en Ommeland.
3. Ontwikkeling, behoud en versterking van de kwaliteit van het erfgoed, landschap en leefomgeving.

5. Bepaal met welke thema’s je aan de slag gaat

Bij het formuleren van ambities kunnen thema’s helpen om je focus en prioriteiten te bepalen, en om je ambities af te bakenen. Thema’s kunnen gaan over verschillende aspecten, zoals doelgroepen, disciplines, of markten. Je kunt dan denken aan duurzaamheid, innovatie, samenwerking, educatie en participatie.

6. Stel haalbare strategische doelen

Strategische doelen bepalen de koers van je organisatie en vertalen de ambities op een concrete manier. Het is belangrijk dat je de doelen SMART uitwerkt. Dat wil zeggen:

Specifiek: een gedetailleerde omschrijving van je doelen.
Meetbaar: de resultaten zijn te meten met data.
Acceptabel: alle betrokkenen staan erachter en je doelen zijn logisch.
Realistisch: je doelen zijn realistisch en haalbaar.
Tijdgebonden: er is een concrete tijdslijn.

7. Maak een actieplan

In een actieplan maak je een overzicht van de stappen en activiteiten die nodig zijn om de doelen en ambities van je organisatie te bereiken. Je kunt het volgende opnemen in je plan:

1. Doelen en ambities: beschrijf de doelen en ambities die je hebt geformuleerd.
2. Activiteiten: beschrijf de activiteiten die nodig zijn om de gestelde doelen te bereiken. Dit kunnen zowel korte- als langetermijnactiviteiten zijn, en ze moeten duidelijk en meetbaar zijn.
3. Verantwoordelijken: wijs verantwoordelijken toe aan de verschillende activiteiten. En stel vast wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan.
4. Tijdslijn: stel een tijdslijn op voor de uitvoering van de activiteiten. Hiermee kun je de voortgang bewaken.
5. Budget: geef een overzicht van het benodigde budget voor de uitvoering van de activiteiten.
6. Monitoring en evaluatie: beschrijf hoe je de voortgang gaat monitoren en evalueren.
7. Risico's: identificeer mogelijke risico's die de uitvoering van de activiteiten kunnen belemmeren, en beschrijf de maatregelen om deze risico's te beperken of te vermijden. Je kunt hiervoor de risicomatrix van het stappenplan risicomanagement zo pak je het aan gebruiken.
8. Communicatie: beschrijf hoe je de voortgang en resultaten van de activiteiten deelt met relevante stakeholders, zowel intern als extern.

Tips om mee te nemen

• Maak tijd voor het maken van je strategie. En stel tussendoor ook je strategie bij als dat nodig is, het is een continu proces.
• Bepaal je strategie voor de lange termijn en breng in kaart wat hiervoor nodig is.
• Doe onderzoek naar de markt, klantbehoeften, ontwikkelingen en trends.
• Neem kansen en bedreigingen serieus en wees kritisch in het analyseren van je organisatie. Wat een paar jaar geleden nog heel succesvol was, kan het jaar daarop minder goed uitpakken.
• Kijk eerlijk naar je zwaktes en sterktes.
• Zorg dat je ambities haalbaar zijn en maak een realistisch plan van aanpak.
• Deel je strategie in je organisatie
• Maak je strategie helder en vermijd vage termen.

Vragen?

Wil je sparren over je lange termijn strategie? Boek dan een vrijblijvend oriëntatiegesprek met een van onze adviseurs.