“Plan, Do, Check, Act” – Hulp om op sociale veiligheid te blijven letten

Als je eenmaal je beleid rondom sociale veiligheid op orde hebt, komt het moeilijkste deel: er consistent aandacht aan blijven besteden. De “Plan Do Check Act”-cyclus is een methode die je helpt om aandacht te blijven geven aan dingen die je binnen je organisatie steeds moet blijven evalueren. In dit artikel leggen we je uit hoe jij er in jouw organisatie gebruik van kunt maken.

Wat is Plan Do Check Act?

De Plan Do Check Act-cyclus (hierna geschreven als PDCA) is een managementmethode die al bijna 100 jaar in verschillende vormen over de hele wereld wordt gebruikt. Het is een manier om structuur in te bouwen bij het nadenken over problemen waar je binnen je organisatie tegenaan loopt. Zoals de naam al suggereert, verdeel je de aanpak van een probleem over een cyclus die uit vier onderdelen bestaat:

1. Plan.
   Je maakt een plan om een specifiek probleem aan te pakken of om iets te verbeteren.
2. Do.
   Je voert het plan uit.
3. Check.
   Je kijkt naar hoe de uitvoering ging, en naar wat de resultaten zijn van wat je hebt gedaan. Welke dingen zijn wel en niet gelukt? Zijn er onverwachte dingen gebeurd? Kan er iets beter?
4. Act.
   Je bedenkt wat je kunt doen om de dingen die beter kunnen of nog niet werken aan je plan, bij het volgende plan wel een succes te laten zijn.

Vervolgens gebruik je de zaken die je hebt geleerd en bedacht bij stap 4 om te beginnen met je volgende plan. Je gaat dus opnieuw de cyclus in, maar nu met de kennis die je uit de vorige ronde hebt meegenomen.

PDCA-cyclus en de Arbowet
In Nederland wordt de PDCA-cyclus ook gebruikt door de Arbodienst. Het wordt daarom soms ook wel de arbobeleidscyclus genoemd. Wij gebruiken hier PDCA-cyclus omdat je de cyclus ook kunt gebruiken voor uitdagingen in je organisatie die niet met de Arbowet te maken hebben. Je kunt er hier meer over lezen op de website van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Hoe lang duurt een PDCA-cyclus?

Een PDCA-cyclus begint met je plan. Hoe lang de cyclus duurt, hangt vooral af van de complexiteit van dat plan, en hoe lang het duurt om het op te zetten en uit te voeren. Bepaal van tevoren welke tijdsperiode past bij de uitvoering van jouw plan en plan ook je Check-moment vast in. Op die manier voorkom je dat je vergeet te evalueren, en houd je je beleid levend.

De PDCA-cyclus en de raad van toezicht

Als je organisatie gebruik maakt van een PDCA-cyclus, kan het check-moment uit die cyclus een mooi moment zijn om ook je raad van toezicht te betrekken bij het beleid, door hen om advies te vragen. Als toezichthouder kun je dit moment gebruiken om bij te dragen en tegelijkertijd zicht te houden op het beleid van de organisatie. Zet dus in ieder geval op je jaaragenda dat je bespreekt hoe het gaat met de PDCA-cycli, wat ervan wordt geleerd en wat erdoor wordt geïmplementeerd.

Hoe houd je de PDCA-cyclus levend

Tenslotte nog een aantal tips om je beleid rondom sociale veiligheid levend te houden in de organisatie, naast je PDCA-cyclus:

• Informeer je werknemers en andere interne belanghebbenden niet één keer over je beleid rondom sociale veiligheid, maar regelmatig. Een externe vertrouwenspersoon kan bijvoorbeeld jaarlijks (online) langskomen bij een personeelsvergadering, en hun contactgegevens kun je op een centrale plek in je kantoor hangen. Zo vergroot je de kans dat mensen die binnen je organisatie iets vervelends meemaken, weten waar zij terecht kunnen.

• Zorg dat leidinggevenden het beleid zelf uitdragen met hun gedrag. Als mensen met een leidinggevende rol zich zelf niet aan de gedragscode houden, of anderen er niet op aanspreken wanneer zij wangedrag zien, zal het draagvlak voor de gedragscode snel verdwijnen.

• Zorg dat je iedereen betrekt binnen de organisatie – niet alleen medewerkers, maar ook freelancers, stagiairs, vrijwilligers en alle anderen binnen jouw organisatie.