Hoe schrijf ik een goede gedragscode?

Steeds meer culturele organisaties hebben een gedragscode. Veel andere organisaties willen wel met een gedragscode werken, maar hebben vragen over hoe je een goede gedragscode schrijft. Waar begin je? En hoe zorg je dat de gedragscode ook echt gebruikt wordt binnen je organisatie?

In deze handreiking vind je niet alleen tips voor het schrijven van een goede gedragscode, maar ook een aantal stappen die je kunt zetten om te zorgen dat je organisatie de gedragscode ook echt gaat gebruiken.

Het hebben van een gedragscode is een van de aanbevelingen uit de Governance Code Cultuur.

Principe 6, aanbeveling 2, bestuur-directiemodel: “Het bestuur en de directie zorgen voor een goede en veilige werkomgeving en betrekken interne belanghebbenden hierbij. Het bestuur stelt hiervoor een gedragscode vast, inclusief protocol voor sociale veiligheid.”

Principe 6, aanbeveling 2, RvT-model: “Het bestuur zorgt voor een goede en veilige werkomgeving en betrekt interne belanghebbenden hierbij. Het bestuur stelt hiervoor een gedragscode vast, inclusief een protocol voor sociale veiligheid."

Wat is een gedragscode?

Een gedragscode kan je helpen om een sociaal veilige werkomgeving te creëren. Het is een belangrijk hulpmiddel waarin organisaties met hun medewerkers en andere interne betrokkenen vast kunnen leggen welk gedrag gewenst en welk gedrag ongewenst is. Door de ongeschreven omgangsvormen binnen een organisatie samen uit te spreken en vast te leggen, breng je niet alleen het gesprek op gang over wat mensen zien als een fijne werkomgeving, maar schep je ook duidelijkheid over wat passend gedrag is.

Hoe schrijf je een gedragscode?

Een aantal tips voor het schrijven van een goede gedragscode:

• Het schrijven van een goede gedragscode valt of staat met het draagvlak ervoor binnen je organisatie. Betrek dus medewerkers bij het schrijven van de gedragscode, en zorg dat iedereen input kan geven. Vergeet daarbij ook de eventuele stagiairs, vrijwilligers, zzp’ers en anderen die niet in loondienst zijn niet.
• Houd het behapbaar. Het doel is niet om zo veel mogelijk tekst te creëren, maar om handvatten te geven die passen bij jouw specifieke organisatie. Uitgebreid mag, maar het kan handig zijn voor het dagelijks gebruik van de gedragscode om dan in ieder geval een samenvatting van één A4’tje te hebben. Daarin kun je dan verwijzen naar de uitgebreidere versie voor voorbeelden en scenario’s. Bijkomend voordeel van een korte gedragscode of samenvatting is dat je die ook makkelijk fysiek binnen je organisatie ophangt op plekken waar mensen het regelmatig zien.
• Goede gedragscodes verschillen omdat organisaties verschillen, maar bevatten in ieder geval de volgende onderdelen:
  • Een omschrijving van gewenst gedrag. Goed gedrag op de werkvloer wordt gestimuleerd door het er met elkaar over te hebben en samen te bepalen welke ongeschreven regels opgeschreven moeten worden. Dat zijn vaak open deuren, maar door ze toch op te schrijven maak je duidelijk wat voor de mensen binnen de organisatie belangrijk is, en maak je duidelijk waar mensen elkaar op mogen aanspreken. Denk bijvoorbeeld aan het uit laten praten van je collega’s, en het maken van afspraken over hoe je elkaar feedback geeft.
  • Een omschrijving van ongewenste omgangsvormen. Belangrijk is hierbij dat het duidelijk is dat het gaat om gedrag dat als ongewenst wordt ervaren. Gedrag kan dus ook ongewenst zijn als het niet ongewenst is bedoeld. Daarnaast is het belangrijk om voorbeelden te geven van in ieder geval de vier categorieën van ongewenst gedrag uit de Arbowet: pesten, agressie, discriminatie en seksuele intimidatie.
  • Wat er binnen de organisatie wordt gedaan bij ongewenste omgangsvormen (het protocol). Dit omvat in ieder geval wat de reactie op het gedrag kan zijn (in gesprek gaan of andere maatregelen, zoals een waarschuwing of schorsing) en waar iemand die het meemaakt steun kan vinden. Verwijs hier ook zeker naar een klachtenprocedure als je die hebt, en naar de (externe) vertrouwenspersoon van je organisatie. Het protocol omvat ook wie binnen de organisatie verantwoordelijkheden heeft op het gebied van sociale veiligheid, en wat die verantwoordelijkheden zijn. Meer over verantwoordelijkheden en over mogelijke ‘routes’ binnen je organisatie bij grensoverschrijdend gedrag, lees je hier bij Mores.

Soms is één gedragscode voldoende, maar soms kan het nuttig zijn om gedragsregels voor verschillende doelgroepen te maken (zoals bijvoorbeeld huisregels voor je publiek, of een set met afspraken die je wilt hanteren als je samenwerkt met andere partijen). De gedragsregels voor die doelgroepen kunnen verschillen, maar het is in alle gevallen belangrijk dat de regels passen bij je organisatie en duidelijk zijn.

Een gedragscode is op dit moment niet wettelijk verplicht. Er zijn in 2025 wel wijzigingen in de Arbowet voorgesteld, waardoor het hebben van een gedragscode en een vertrouwenspersoon verplicht zou worden voor organisaties met tenminste 10 werknemers. Wanneer deze wetswijziging ingaat, is nog niet bekend.

Hoe zorg je dat je organisatie de gedragscode gaat gebruiken?

Een groot deel van het draagvlak voor een gedragscode creëren, doe je al bij het opstellen ervan, door mensen te betrekken tijdens het schrijven. Daarna is het belangrijk om ook af en toe te evalueren, bijvoorbeeld tijdens een personeelsbijeenkomst, en om ervoor te blijven zorgen dat het bij iedereen bekend is dat er een gedragscode is en waar die te vinden is.

Zo breng je de gedragscode tot leven:

• Hang (een samenvatting van) je gedragscode op bij het koffiezetapparaat, naast de poster van de vertrouwenspersoon;
• Neem bij elk nieuw project de gedragscode even door, zeker als er nieuwe mensen meewerken aan het project;
• Zorg dat nieuwe medewerkers, stagiairs en vrijwilligers de gedragscode krijgen aangeboden bij het inwerken;
• Houd de gedragscode up-to-date. Als medewerkers verouderde contactinformatie vinden in je gedragscode wanneer ze die nodig hebben, zullen ze minder geneigd zijn de gedragscode nog eens te gebruiken, of anderen aan te raden dat te doen. Controleer dus in ieder geval jaarlijks of de informatie nog klopt;
• Pas de gedragscode niet alleen aan met nieuwe informatie, maar ook wanneer je feedback van medewerkers krijgt. Door af en toe de gedragscode te bespreken en de punten die je interne belanghebbenden aandragen mee te nemen, zorg je ervoor dat zij zich betrokken blijven voelen.