Stappenplan Gestructureerd van start? Maak een werkplan!

Je start als zelfstandig kunstenaar of maker. De structuur van de academie of je vaste werk valt daardoor weg. Dat geeft vrijheid, maar het kan ook verlammen. Je wil jezelf (artistiek) ontwikkelen, nieuwe ideeën realiseren en werk blijven maken. Tegelijkertijd moet je misschien een bijbaan behouden om de huur te betalen. Hoe organiseer je dat voor jezelf? Een duidelijk werkplan kan daarbij helpen. Dat geeft houvast, naast zicht op financiële stabiliteit en groei. En, niet onbelangrijk: het helpt je om er vooral ook plezier in te houden. Met deze stappen werk je aan een doelgericht werkplan, en help je jezelf aan grip en focus op je beroepspraktijk.

Voor je begint: bepaal jouw aanpak

Iedereen heeft een eigen manier om het werk te organiseren. Vind je eigen methode en ontdek je ideale workflow. De een gebruikt digitale tools zoals Trello of Todoist, de ander werkt met post-its, Google Calendar of Excel. Misschien ben je visueel ingesteld, en teken je ideeën liever op een groot vel. Het invulvel dat hierboven te downloaden is, kan ook een hulpmiddel zijn. Belangrijk is dat je je eigen workflow ontdekt en werkt op de momenten dat je het productiefst bent. Of dat nu 's ochtends vroeg is of 's avonds laat. Er is geen goed of fout – wat voor jou werkt, telt.

Inventariseer:

• Wanneer jij de meeste energie hebt. Welke taken passen bij dit moment?
• Hoe anderen in je omgeving werken. Welke tools en methodes gebruiken zij?
• Welke tools en methodes voor jou werken.

Wil je met meer focus werken aan een taak? Probeer dan eens de Pomodoro-methode. Verdeel je werk in blokken. Gedurende 25 minuten werk je met volledige aandacht aan je taak. Daarna volgt een korte pauze van vijf minuten. Tijdens deze pauze laat je de focus juist weer even los. Deze cyclus blijf je herhalen gedurende je werkdag.

Stap 1: Bepaal je doel(en)

Waarin wil je groeien? Waar droom je van? Welke ervaring wil je opdoen? Er zijn een aantal vragen die je voor jezelf moet beantwoorden. Misschien wil je je netwerk vergroten, een collectief opzetten, of een eigen dansstudio beginnen. Of droom je van een reis, een tournee of een plek op een prestigieuze beurs. Schrijf het voor jezelf op. Deel je doel op in kleinere tussendoelen. Zo houd je het behapbaar voor jezelf.

Schrijf op:

• Wat je dit jaar wil bereiken. Formuleer je doel(en) zo concreet mogelijk. De SMART-methode (zie hieronder) kan hierbij helpen.
• Wat de tussentijdse kleinere mijlpalen zijn om tot je einddoel te komen.

Met deze luisteroefening van Wendelien Koop krijg je goed zicht op je doelen en dromen. Na de oefening heb je helder in beeld waar je vandaan komt, waar je nu staat en waar je heen wilt. Zo bepaal je makkelijker de volgende stap om je ambitie te realiseren. Spar je liever met een adviseur? Vraag dan een oriëntatiegesprek aan.

Stap 2: Inventariseer wat je nodig hebt

Je doel is helder. De volgende stap is: bepalen wat nodig is om je doel te bereiken. Inventariseer eerst wat je al hebt. Denk aan de kennis of contacten van de academie of eerdere ervaringen. Vervolgens kijk je wat verder nodig is. Bijvoorbeeld het volgen van een workshop, het aanvragen van subsidies of bepaalde expertise zoals marketing. Identificeer tot slot welke personen of organisaties je hierbij kunnen helpen.

Zet op een rij:

• Welke middelen (tijd, geld, vaardigheden en netwerk) je al in huis hebt.
• Wat je nog meer nodig hebt.
• Wie je kan helpen je doelen te bereiken. Denk aan oud-klasgenoten en (gast)docenten, lokale culturele instellingen, belangenorganisaties of eerdere samenwerkingspartners.

Deel je doelen met de rest van de wereld. Mensen zijn vaak bereid om je te helpen en mee te denken. Maar dan moeten ze wel weten wat je bezighoudt. Nodig iemand uit voor een kop koffie, spreek je doelen uit en vraag welke kansen of mogelijkheden je gesprekspartner ziet. Durf hulp te vragen!

Stap 3: Krijg grip op de financiële kant van je plan

Het uitvoeren van je plan kost waarschijnlijk geld. Om het plan te laten slagen is financieel overzicht belangrijk. Breng daarom eerst in kaart wat je uitgaven en inkomsten zijn. Zo weet je wat je maandelijks overhoudt. Zoom daarna in op de kosten van je plan. Kun je deze kosten zelf niet (volledig) dekken? Dan moet je op zoek naar alternatieve financieringsbronnen. Denk bijvoorbeeld aan subsidies, donaties, leningen of zakelijke samenwerkingen. Een combinatie van verschillende inkomstenbronnen noemen we een financieringsmix.

Samengevat breng je het volgende in kaart:

• De maandelijkse inkomsten en uitgaven. Blijft er geld over om in je plan te stoppen? Krijg meer grip op je persoonlijke en zakelijke uitgaven met het stappenplan van Nibud.
• Waar je precies geld voor nodig hebt, en wanneer. Bereken de verwachte uitgaven voor materiaal, het inhuren van diensten, eventuele reiskosten en vergeet je eigen uren niet. Zoek uit wanneer je het geld gaat uitgeven en bedenk of je dit tijdelijk kan voorschieten.
• Welke (aanvullende) geldbronnen passen bij je plan. Bekijk hiervoor de dossiers over financiering in de culturele en creatieve sector of vraag een gesprek aan met een van onze adviseurs.

Op BeroepKunstenaar vind je een handig stappenplan voor het opstellen van een projectbegroting. Onderaan de pagina staan templates voor zowel een eenvoudige als een uitgebreide begroting.

Stap 4: Breng structuur in je planning

In deze stap maak je jouw doelen nog concreter met een planning. Wanneer doe je wat? En wat zijn de prioriteiten? Dit geeft structuur aan je dag, week en maand, en helpt je om te doen wat je moet doen voor jouw plan. Ook maak je met een concrete planning makkelijker een afgewogen keuze voor andere bezigheden, zoals het aannemen van een nieuwe opdracht of meer uren in je bijbaan.

Breng in kaart:

• Hoeveel uren of dagen in de week je vrij kunt maken om aan je doel te werken. Reserveer direct deze dagen in je agenda.
• Wat de taken zijn om je doel te bereiken en hoeveel tijd je daarvoor nodig hebt. Past dat binnen de tijd die je hebt? Maak een volledig overzicht van de activiteiten met de geschatte tijdsduur. Wees realistisch en maak keuzes (dus: stel prioriteiten).
• Wat de drie acties zijn waar je morgen al mee kan beginnen.

Hoe zorg je dat je ambities zónder uitstellen waarmaakt? Neem een 'hou-je-aan-je-woord'-partner. Met zo’n accountabilitypartner – een studiogenoot, oud-klasgenoot of vriend - praat je elke week kort over hoe de afgelopen week was en wat je plannen zijn voor de komende week. Zo houd je elkaar scherp op voornemens en actiepunten.

Tot slot: Reflecteer en vier je successen!

Na een jaar kijk je terug op wat je hebt bereikt. Wat ging goed en neem je mee? Sta stil bij: Waar je het meest trots op bent. Welke complimenten kreeg je het afgelopen jaar? Wat kon beter en waar moet je misschien bijsturen? Neem het mee voor het komende werkplan.

Wil je sparren of heb je nog vragen?

Wil je sparren met een adviseur van Cultuur+Ondernemen over de zakelijke en financiële aspecten van je beroepspraktijk? Vraag dan gratis een oriëntatiegesprek aan.