Cultuur+Ondernemen

Stichting Cultuur+Ondernemen is hét kenniscentrum voor ondernemerschap in de cultuursector.
Lees meer of plan direct een oriëntatiegesprek

Interviewserie 'Toezichthouden in coronatijd'

Marike Schaafsma - Bibliotheek Midden-Brabant

In deze moeilijke tijd moeten veel toezichthouders anders met hun functie omgaan dan ze gewend zijn. De situatie van veel culturele organisaties in de coronacrisis brengt ook voor toezichthouders dilemma’s met zich mee, en vraagt om flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Om in kaart te brengen waar toezichthouders in deze tijd mee worstelen en hoe zij omgaan met de pandemie, is er nu deze online interviewserie met toezichthouders uit de cultuursector.

Marike Schaafsma

In deze aflevering vertelt Marike Schaafsma hoe ze met deze crisis omgaat in haar rol als voorzitter van de raad van toezicht van Bibliotheek Midden-Brabant. 

 Luister hieronder (cookies moeten ingeschakeld zijn): 

 

Of via Spotify 'Toezichthouden in coronatijd' of Google Podcasts.

Hieronder een samenvatting van dit interview.

Marike, wanneer werd het jullie als Raad van Toezicht bij bibliotheek Midden-Brabant duidelijk dat deze crisis verstrekkende gevolgen kon hebben voor de continuïteit van jullie organisatie?

'In Brabant liepen we iets voor op de landelijke ontwikkelingen en de berichten in de media werden natuurlijk steeds heftiger. Op 6 maart heb ik een berichtje gestuurd naar de directie, naar aanleiding van de onrust, met de vraag of wij er klaar voor waren en of er ook scenario’s uitgewerkt waren. Op 8 maart kreeg ik een reactie van het bestuur, want bij ons was de bijzondere omstandigheid dat we ook nog rekening moesten houden met Boekenweek, waarbij we heel veel activiteiten zouden organiseren in bijvoorbeeld de LocHal. Daar komen dan natuurlijk veel mensen bij elkaar, en daarom is op 13 maart de LocHal al gesloten. Op 15 maart, na de persconferentie, zijn ook alle andere vestigingen gesloten. Dus dat is in een razend tempo gegaan.'

Ik kan me voorstellen dat als zo’n grote hal en bibliotheek dicht moet, dat dat grote gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering.

'Het heeft een enorme impact. Als je nagaat dat wij normaal in een jaar 2 miljoen bezoekers hebben, 2,3 miljoen uitleningen en meer dan 3000 activiteiten, dan heb je een gevoel bij wat het betekent als dat opeens stil komt te liggen. Medewerkers kunnen hun activiteiten niet meer doen en bezoekers kunnen niet meer komen.'

Wanneer hebben jullie het binnen de Raad van Toezicht voor het eerst gehad over de gevolgen?

'6 maart hebben we om de scenario’s gevraagd, 9 maart de eerste updates gekregen en 10 of 11 maart zaten we al in een Teams-overleg. Dat vind ik wel het mooie, dat je met videobellen eigenlijk in staat bent om op heel korte termijn toch overleg in te kunnen plannen.'

Is er ook iets veranderd in de wijze waarop de Raad van Toezicht opereerde, richting de directeur-bestuurder?

'Van de drie rollen – toezichthouder, werkgever en sparringpartner – heeft de nadruk echt wel op die laatste gelegen, en misschien ook wel in het bijzonder dat wij gewoon gezegd hebben: "Wij moeten nu het bestuur een hart onder de riem steken, wij moeten ze steunen". Want niet alleen voor het bestuur, maar voor iedereen was het een periode van onzekerheid, van crisismanagement. Dus die andere twee rollen, van toezichthouder en werkgever, die komen op een iets ander niveau. Die zijn natuurlijk niet altijd hetzelfde, dat wisselt toch al wel eens in intensiteit, maar nu zat hij sterk op werkgeversrol en sparringpartner.'

Is het ook zo dat als dat verandert, je veel vaker contact hebt met de directeur-bestuurder en dat de gesprekken over andere dingen gaan?

'We hebben twee bestuurders. Ja, in eerste instantie is er veel vaker contact geweest. Een keer in de week een video-update, toch nog eens telefonisch overleggen, vervolgens eerst wekelijks en daarna tweewekelijks een update via de mail. Wij zijn vaker bij elkaar geweest dan regulier, ja.'

Kun je misschien iets vertellen over hoe de bibliotheek is omgeschakeld in die periode en wat daarbij de belangrijkste dilemma’s waren voor de Raad van Toezicht?

'De dilemma’s voor de Raad van Toezicht liggen voornamelijk in de zorg voor medewerkers en bezoekers, voor zover die konden komen. Een tweede zorg die je altijd hebt: is de organisatie nu in staat om al deze bewegingen te maken, en kunnen medewerkers dat ook? De derde is de financiële component. Wij waren ontzettend blij dat met name de zes gemeentes waar wij in werken al vrij snel duidelijkheid hebben gegeven over het feit dat de subsidie voor dit jaar gelijk zou blijven, en dat betekent natuurlijk een enorme opluchting voor de organisatie, omdat je dan geen hele ingrijpende maatregelen richting medewerkers hoeft te nemen.

'Andere zorgen zijn er natuurlijk wel. Al vrij snel zijn er andere concepten aangeboden, zeg maar de online bibliotheek, de thuis-bieb-app, je kon boekenpakketten bestellen, een thuisbezorgservice bij 70+’ers, en daar is ook heel goed gebruik van gemaakt. En dat betekent dus dat de medewerkers ook op andere taken ingezet zijn dan normaal, en dat is heel erg goed verlopen. Ik vond het mooi om te zien hoe juist met die onzekerheid, er met zoveel loyaliteit en wendbaarheid een invulling is gegeven.'

Ik kan me voorstellen dat die kracht, wendbaarheid en loyaliteit van medewerkers die je noemt, iets is om trots op te zijn. Hoe kijk je daarbij naar de Raad van Toezicht? Kun je een concreet voorbeeld geven van een bijdrage vanuit de Raad van Toezicht waar de organisatie direct iets mee kon?

'Ik denk in ieder geval in het begin de suggestie om zo snel mogelijk contact op te nemen met de voornaamste stakeholders en subsidieverstrekkers, en daar een heel goede communicatielijn op te zetten. Ik vermoed overigens dat ons bestuur dat zelf ook zou bedenken, maar ik denk wel dat dat aanvullend was.'

Dat is een waardevol advies. Wat is je advies aan andere toezichthouders in de crisis? Wat zou je als tips aan hen willen meegeven?

'Houd altijd je oren en ogen open voor wat er in de maatschappij speelt. Als er maatschappelijke onrust is, probeer dat dan te vertalen naar een vraag binnen je organisatie. In de crisis… Ik denk onvoorwaardelijke steun verlenen, in die fase, dat dat echt een advies is en vervolgens wel weer snel in scenario’s gaan denken. En ga nu aan de slag; hoe bereid je je eigenlijk voor op de periode na corona? Zowel de HR-kant, als de continuïteitskant.'

Waarom specifiek die HR-kant?

'Zekerheid kunnen bieden aan medewerkers betekent ook dat je betere bedrijfsvoering en continuïteit kunt doen.'

Tot slot gaf je net bij je tip nog aan dat je eigenlijk als Raad van Toezicht je antennes in wat er speelt in de samenleving goed op orde moet hebben. Welke dingen zijn daar cruciaal in en hoe organiseer je dat?

'Het belangrijkste is toch dat je probeert de discussies te vertalen naar een vraag voor je eigen organisatie. In dit geval was dat de toenemende maatschappelijke onrust over de impact van corona. Een paar jaar geleden was het de Me Too-discussie. Ook zo’n vraag moet je vertalen naar je organisatie; speelt dit bij ons ook? Zo probeer ik ‘m te vertalen. Als Raad van Toezicht speel je daar ook echt de rol dat je oren en ogen bent.'

In deze interviewserie geven we geïnterviewden de gelegenheid een vraag op te geven voor het volgende interview. In het vorige interview stelde Marjet van Zuijlen je de vraag welke inzichten je hebt opgedaan tijdens deze crisis, en wat je daarvan geleerd hebt. Kun je daar een antwoord op geven?

'Wat ik in ieder geval fantastisch vond om waar te nemen is hoe de bibliotheek een wendbare organisatie is gebleken. Dat hoop je altijd wel, maar dat inzicht heb je nu ook. En het andere is dat je met videobellen echt een extra dimensie kunt geven aan je overleg. Het kan sneller, makkelijker, mensen hoeven niet te reizen. Ik denk dat dat meer ingezet gaat worden in de toekomst, ondanks dat elkaar echt zien en spreken natuurlijk wel prettiger is.'

In aflevering 1 interviewden we Marjet van Zuijlen. Zij is toezichthouder bij zowel Het Nationael Theater (Den Haag) als het Chassé Theater (Breda). Bekijk de video

Deel deze pagina

Wat Cultuur+Ondernemen kan doen voor kunstenaars, culturele organisaties en bedrijven

Bekijk ons productoverzicht