Verdieping Tips voor besturen in (corona)crisistijd

Soms gebeuren er zaken waar geen risicoanalyse je op had kunnen voorbereiden. Het coronavirus heeft niet alleen een steeds grotere impact op het dagelijks leven, maar ook op het functioneren en de continuïteit van culturele organisaties. Daarom bieden we hier een aantal aandachtspunten voor besturen in deze uitzonderlijke situatie.

Besturen tijdens corona: aandachtspunten voor directeur-bestuurders*

- Zorg voor een veilige werkomgeving voor je werknemers:

• Houd je aan de coronarichtlijnen van het RIVM.
• Overweeg of thuiswerken voor jouw werknemers mogelijk is. Daarnaast is het verstandig om de werktijden van werknemers zo veel mogelijk te spreiden.
• Informeer regelmatig hoe het met je medewerkers gaat. Wees betrokken.

- Inventariseer de directe gevolgen van de coronacrisis voor je bedrijfsvoering:

• Maak een reële inschatting van gederfde inkomsten en acute problemen.
• Waar moet je direct al ingrijpen?
• Wat zijn de grootste risico’s op de korte en middellange termijn?
• Hierna maak je een inschatting van de schade die je oploopt door de crisis.

- Zoek je raad van toezicht (digitaal) op en maak gebruik van hun rol als klankbord.

- Informeer de zzp’ers die je inhuurt over mogelijkheden voor compensatie van eventueel inkomensverlies. De rijksoverheid komt met beleid; al het actuele nieuws daarover vind je hier.

- Zoek als instelling contact met je financiers. Geef aan tegen welke problemen je aanloopt en hoe groot dit probleem is. Vraag hen om coulant om te gaan met de afgesproken inspanningsverplichtingen en met de vraag of budget gebruikt mag worden voor aangegane verplichtingen voor voorstellingen, activiteiten of projecten die niet doorgaan.

- Check regelmatig de website van je brancheorganisatie. Ook bij Kunsten '92, de overkoepelende belangenorganisatie voor de hele cultuursector, vind je actuele informatie.

- Er liggen online kansen: wellicht kan je een deel van je activiteiten of programma toch online uitvoeren, mogelijk tegen betaling of in plaats van de activiteit waar je klant al voor heeft betaald. Wees zichtbaar.

- Denk vast na over hoe je zo snel mogelijk weer draaiend bent en eventueel een deel van de schade weer goed kan maken. Nu je minder tijd kwijt bent aan productie: neem tijd om te reflecteren, evalueren. Kijk alvast wat verder vooruit, zowel strategisch als financieel.

- Zorg dat je als directeur-bestuurder online zichtbaar en benaderbaar bent. Laat mensen weten hoe ze met je in contact kunnen komen als je tijdelijk niet op kantoor kunt werken, en waar ze terecht kunnen met hun vragen. Zet dit duidelijk op je website en/of in je nieuwsbrief.

* Bij organisaties met een bestuur-model is bij alle bovengenoemde punten het bestuur aan zet en eindverantwoordelijk.

Besturen tijdens corona: aandachtspunten voor raden van toezicht

- Als het voor de organisatie spannend wordt, heb je als raad van toezicht de taak om dichter bij de directeur-bestuurder te staan. Praat met elkaar over de corona-situatie, toon betrokkenheid en wees een goed klankbord.

- Spreek in ieder geval met de directeur-bestuurder over de veiligheid van de werknemers en de opvolging van de richtlijnen van het RIVM.

- Bespreek acute problemen en risico’s voor de korte en de middellange termijn.

- Wil je meer weten over hoe andere toezichthouders in de cultuursector omgaan met deze tijd? Bekijk dan onze interviews met Marjet van Zuijlen, Marike Schaafsma en Korrie Louwes.

Tenslotte

Het is een spannende tijd voor veel culturele organisaties. Op zo’n moment is het cruciaal dat directeur-bestuurder en raad van toezicht elkaar weten te vinden en goed samenwerken**. Als het schuurt in de relatie of als er praktische vragen zijn over de samenwerking, kun je je vraag hierover stellen via onze helpdesk.

** Bij onduidelijkheid over de rolverdeling tussen bestuur en toezicht kan de Governance Code Cultuur behulpzaam zijn. De Code biedt een normatief kader voor goed bestuur en toezicht in culturele organisaties.