Podcast Slagkracht #10 - Liquiditeit - Guido Bertling, PLANETART
Wat doe je als bij je aanstelling als directeur blijkt dat de organisatie waar jij verantwoordelijk voor wordt, op de rand staat van een faillissement? In deze aflevering hoor je het verhaal van Guido Bertling, directeur van PLANETART. PLANETART is een kunstenaarscollectief in de basisinfrastructuur en organiseert o.a. jaarlijks het GOGBOT festival in Enschede en TEC ART in Rotterdam.
Luister hieronder via Spotify (cookies moeten ingeschakeld zijn), of via Apple Podcasts of PodNL.
Transcript podcast - Slagkracht #10 - Liquiditeit - Guido Bertling, PLANETART
Guido: En toen kwam er een bericht terug. Er is een nieuwe ontwikkeling en dat is: we hebben de jaarrekening opgemaakt en PLANETART heeft het jaar afgesloten met een negatief eigen vermogen van 100.000 euro.
Rinke: Dit is Slagkracht, een podcast van Cultuur+Ondernemen. Mijn naam is Rinke Vreeke. In Slagkracht hoor je iedere aflevering een persoonlijk verhaal van een zakelijk verantwoordelijke in de culturele of creatieve sector. Een verhaal over een belangrijk moment in hun carrière. In deze aflevering hoor je het verhaal van Guido Bertling.
Guido: Ik ben Guido Bertling en ik ben directeur van Stichting PLANETART.
Rinke: PLANETART is een kunstenaarscollectief in de basisinfrastructuur (BIS) en organiseert onder andere jaarlijks het GOGBOT Festival in Enschede en TEC ART in Rotterdam. Deze twee festivals samen dompelen in totaal zo'n 24.000 bezoekers per jaar onder in kunst, muziek en creatieve technologie rondom allerlei maatschappelijke thema's zoals activisme, drugs, AI en nepnieuws.
Guido: Mijn reactie was dan ook: oké, ik heb eigenlijk maar één vraag: is het schip aan het zinken en niet meer te redden?
Rinke: Want wat doe je als bij je aanstelling als directeur blijkt dat de organisatie waar jij verantwoordelijk voor wordt, op de rand van een faillissement staat? Je hoort het in deze aflevering van Slagkracht.
Guido: PLANETART komt uit de kraakscene van de tachtiger jaren, opgericht door Kees de Groot.
Rinke: Het is 2002 als Guido Bertling de grens met Duitsland oversteekt om in Enschede te gaan studeren aan de kunstacademie en hij voor het eerst kennismaakt met PLANETART.
Guido: Voor mij was PLANETART toen ik student was zo mooi. Het was voor mij ook een reden om door te gaan met mijn kunststudie, speciaal in het eerste jaar. Ik was ontzettend slecht in tekenen en schilderen, maar in het propedeusejaar ben je hier heel veel aan het schilderen en tekenen. Ik wilde eigenlijk mediakunst doen en werken met computers en sensoriek.
Rinke: Hij voelt zich niet meteen thuis aan de AKI, maar dat verandert als oprichter Kees de Groot van PLANETART een workshop komt geven.
Guido: Dus ik had helemaal niets met schilderen en tekenen. Dat was voor mij verschrikkelijk om te doen. Toen ik in mijn eerste jaar die workshop mocht volgen van PLANETART, had ik voor het eerst het gevoel: yes! Hier kan ik kunst maken die ik wil maken. Het was ontzettend gek, grensverleggend en maatschappijkritisch. Ik vond het geweldig. Ik was groot fan. In die workshop van PLANETART besefte ik dat je ook vette dingen kunt doen en niet alleen maar zelfportretten tekenen.
Rinke: Guido maakt kennis met het grensverleggende karakter van mediakunst en is vanaf dat moment groot fan van het spannende PLANETART. Hij gaat voor de organisatie werken als onder andere locatiemanager en producent en blijft zich jarenlang inzetten, tot hij toe is aan een andere uitdaging.
Guido: Op een gegeven moment, na zo'n 10-11 jaar in de kunstsector, had ik het even gehad. Ik had twee kinderen. Ik wilde wat stabiliteit, dus we gingen naar Leipzig en ik besloot daar niet meer in de cultuursector te werken. Ik had ontzettend behoefte aan een 9 to 5 kantoorbaan. Dat is toen ook gelukt. Waar ik wel ook invloed heb en dingen mee kan maken, maar in een heel andere setting. Een bedrijven setting. Een economische setting. Niks met kunst te maken. Ik had überhaupt geen plan om ooit weer die kant op te gaan. Dat was een deel van mijn leven dat eigenlijk afgesloten was. Ik had een carrière als personeelsleider, dat was mijn ding.
Rinke: Hoewel Guido regelmatig naar Nederland blijft reizen om zich onder te dompelen in de festivals van PLANETART, zit hij uitstekend op zijn plek bij het bedrijf in Leipzig. Kriebels om terug te keren in de kunstscene heeft hij niet. Maar dan wijst een goede vriendin hem op een vacature. Oprichter Kees de Groot van PLANETART gaat namelijk met pensioen na onder andere 20 edities van GOGBOT te hebben georganiseerd.
Guido: Het was een soort van running gag tussen ons. Elke keer als we elkaar spraken, zei ze: 'Je moet nog solliciteren bij PLANETART, je moet het nog doen.'
Rinke: Maar Guido voelt vooralsnog niet de behoefte om te reageren.
Guido: Ik zat in Leipzig waar ik nog steeds woon, waar mijn kinderen nog steeds naar school gaan, 500 km van hier. Ik had een goede vaste baan. Er was niets mis mee en ik had lol in wat ik daar deed. Dus ik had niet het gevoel dat ik iets miste. Ik voelde me ook niet de meest geschikte persoon. Ik had de afgelopen 10 jaar vrij weinig in de kunst gedaan. Ik zat in de zakelijke, commerciële wereld. Ik had een verleden in de kunst, maar dat was 10 jaar geleden. De omslag kwam twee dagen voor de deadline van de vacature. Er werd een nieuwsbrief verstuurd door PLANETART. Daarin stond iets wat mij triggerde: 'Als je niet aan alle voorwaarden voldoet, maakt niet uit, belangrijk is dat je het DNA van PLANETART in jezelf voelt.' Die zin raakte mij en ik dacht: oké, dat voel ik wel.
Rinke: Er is geen tijd om nog veel langer na te denken, dus hij besluit een mail te schrijven.
Guido: Ik doe zelf personeelszaken, dus ik zie ontzettend veel sollicitatiebrieven en CV's en alles. Ik ging iets compleet anders schrijven dan standaard. Ik schreef een eerlijke e-mail. Mijn eerste zin was: 'Ik heb echt geen idee of ik überhaupt de persoon ben die jullie zoeken, maar ik laat jullie weten wie ik ben, wat ik heb gedaan en wat ik nu doe. Misschien past het wel.' Het was een heel persoonlijke e-mail, helemaal geen standaard sollicitatie. Het was ook spannend voor mij, een soort time travel terug naar het verleden. Daarover reflecteren wat ik 10 jaar geleden heb gedaan bij PLANETART en in de kunstsector. Dus voor mij was het ontzettend spannend en dat schreef ik ook: 'maakt niet uit wat jullie beslissen, ik vond het prachtig om even dit te schrijven. Ik heb ervan genoten. Bedankt.'
Rinke: En het werkt, zijn brief, want Guido wordt uitgenodigd voor een gesprek. Hij komt langs en polst in zijn sollicitatie hoe de organisatie er zakelijk gezien voorstaat.
Guido: Ja, er waren wat problemen. In 2021 was er geen accountantsverklaring verleend omdat de administratie niet strak in orde was. Dus daar waren wel problemen. Prima, oké, dat organisatorische vind ik fijn. En zeker als er geld is dan heb je de mogelijkheid. Tijdens het sollicitatieproces, in totaal twee gesprekken. Toen kreeg ik te horen: ‘we zouden graag met jou willen doorgaan.’ Prima, ik ook. Toen kwam er een bericht terug: ‘er is een nieuwe ontwikkeling waar we je graag van op de hoogte stellen, zodat we jou de kans geven om er nog goed over na kan denken. We hebben de jaarrekening opgemaakt. PLANETART heeft met een negatief eigen vermogen van €100.000,- het jaar afgesloten. Dus financieel staat PLANETART echt niet goed op dit moment.’
Rinke: Guido moet even slikken als hij het bericht ontvangt.
Guido: Mijn reactie was: ‘oké, bedankt voor het op de hoogte stellen. Ik heb eigenlijk maar één vraag: ik snap dat jullie daar lastig een antwoord op kunnen geven, maar probeer maar zo goed als mogelijk, is het schip aan het zinken en niet meer te redden? Want dan hoef ik niet aan boord te stappen. Of zien jullie nog een kans om PLANETART te herstellen? Dan vind ik het alleen nog maar spannender om de uitdaging aan te gaan.’ Antwoord van de Raad van Toezicht was: ‘nee, we hebben een reddingsplan opgesteld. We zijn al in contact met verschillende instellingen. We doen er alles aan om PLANETART niet onder te laten gaan en we zien een goede kans.’ ‘Oké, I'm on board, dan doe ik mee.’
Rinke: Guido stapt aan boord en draait de laatste maanden mee met oprichter Kees de Groot in de organisatie. Hij houdt zich bewust op de achtergrond, zodat Kees goed afscheid kan nemen, maar vooral ook om het reilen en zeilen van de organisatie te observeren en uitgebreid in de papieren te kunnen duiken. Er blijkt sprake van een groot contrast te zijn. De laatste editie van GOGBOT wordt wederom geroemd om de hoge artistieke kwaliteit en spannende programmering, maar achter de schermen is de situatie ronduit wankel. Zodra Guido aan het roer staat, is hij dan ook genoodzaakt om een aantal niet populaire beslissingen te nemen.
Guido: Mijn eerste maanden waren vooral gericht op het afsluiten van veel dingen.
Rinke: Zo beheert PLANETART sinds enkele jaren de tijdelijke broedplaats War Technopolis met ateliers, expositieruimtes en de Spacebar.
Guido: Die broedplaats moesten we opgeven. Het vraagt een aandacht die we niet konden leveren en kostte veel geld, dat we eigenlijk niet hebben. Het was toch maar tijdelijk en zou gesloopt worden. Het is super slecht nieuws voor al die mensen die daar zitten. Ze waren begrijpelijk heel erg boos over de beslissing te gaan stoppen omdat ze op vrij korte termijn zonder stonden.
Rinke: Hij besluit vanwege de hoge energiekosten de lopende contracten met energieleveranciers en vele huurders op te zeggen.
Guido: De panden werden ter beschikking gesteld door de gemeente, dus mensen werden opgevangen. Maar het was een pittige periode. We hebben ook heel veel mensen meegemaakt die terecht boos waren
Rinke: Guido ontdekt door het vele uitzoekwerk dat de financiële situatie van PLANETART nog nijpender is dan gedacht. Zo zijn er bijvoorbeeld allerlei financiële afspraken gemaakt met freelancers die niet goed zijn gedocumenteerd. Wat nu tot vervelende verrassingen leidt.
Guido: ZZP’ers kwamen, op mijn twee dag, met facturen van meer dan € 30.000,- omdat ze lange tijd geen facturen hadden ingediend, in een periode van anderhalf jaar. Opeens hadden we daar weer onverwachte kosten. We moesten parallel reddingsgesprekken voeren omdat er geen cash meer was. De liquiditeit zat heel erg krap.
Rinke: Hoog tijd dus om orde te scheppen in de chaos, maar waar begin je?
Guido: We maakten een strakke liquiditeitsbegroting. Zetten alles erin wat we verwachtten aan inkomsten en uitgaven, en daarop stuurden we. We moesten met veel leveranciers en ZZP’ers, die voor GOGBOT 2023 hadden gewerkt, afspraken maken over latere betalingen. Dat was een mogelijkheid. De andere mogelijkheid was faillissement. We konden gelukkig met iedereen afspraken maken. De liquiditeit was super, super krap.
Rinke: En met krap bedoeld Guido écht krap.
Guido: Momenten waar we nog geen € 1.000 meer op de bankrekening hebben staan. Dat was ergens in december. We krijgen 4 keer per jaar geld van de OCW, dus in januari is er weer verse liquiditeit. Geld van de BIS. We hebben gesprekken met de gemeente gevoerd dat ook de subsidiegelden naar voren worden gehaald. Dat we die in januari krijgen. Dan moesten we met alle leveranciers afspraken maken dat we dat met hun toestemming nog uitstellen. Of waar het niet kon, betaalafspraken maken zoals nu de helft en de andere helft te later. Dus het was bij heel veel mensen aankloppen en zeggen van: ‘hé, luister, we hebben een klein probleem (of eigenlijk is het niet klein), zouden we pas in januari [de betaling] kunnen doen?’
Rinke: Het is een dieptepunt voor de organisatie.
Guido: Wat ook bleek, dat dus niet iedereen altijd op de hoogte gesteld was van die problemen en dat mensen op hun geld zaten te wachten, zonder dat ze een reden kregen. Hoezo zouden ze eigenlijk op het geld aan het wachten zijn? Dus een eerlijke heldere communicatie naar iedereen toe. Dat is eigenlijk het belangrijkste doel en een strakke liquiditeitsbegroting. Het helder en duidelijk communiceren en ook negatieve dingen durven uit te spreken en te zeggen: ‘oké, luister, we hebben dit probleem. We werken aan een oplossing. Op dit moment is het probleem er gewoon en dat is de reden waarom jouw factuur nog niet betaald is. Is het oké voor jou? Maar ook te zeggen, oké, we fucked up. We hebben echt iets fout gedaan. Ja, en sorry, het spijt ons dat we het fout hebben gedaan en we werken een oplossing. Dit is de oplossing. Dit is ook het deel van de oplossing dat voor jou als partner van toepassing is en kan je daarin meegaan? Nee, oké, wat zou er wel mogelijk zijn?’ En dit soort gesprekken te voeren dat was een heel belangrijk onderdeel. Om het schip weer een beetje op koers te krijgen.
Rinke: Guido steekt de hand in eigen boezem. Door namelijk de fouten van de organisatie te erkennen, creëert hij ruimte voor begrip en welwillendheid om samen te zoeken naar een oplossing. Zo kan hij stappen zetten om de organisatie weer op de rit te krijgen.
Guido: Het is zo belangrijk en cruciaal om helder en eerlijk tegen de mensen te communiceren wat de stand van zaken is. Dan geef je een mogelijkheid ook mee te denken en mee te leven. En dan gaat ook de weerstand weg. In plaats van de weerstand komt er dan een motivatie om mee aan te pakken, om mee te helpen.
Rinke: Een andere belangrijke stap is om de organisatie met heldere budgetten te laten werken. De kennis die hij opdeed in Leipzig neemt hij mee naar Enschede.
Guido: Ik denk wat misschien in de commerciële bedrijvenwereld een beetje belangrijker is dan in een culturele sector. Is dat cijfers ook voor een bepaald gedeelte sturend zijn. Dat je die volgt en niet andersom. Je moet voorzichtig zijn omdat cijfers volgen en het creatief vrij zijn, dat zijn twee toch vrij tegenstrijdige dingen soms. En, je moet allebei de ruimte geven. Maar je moet dus ook de cijfers de ruimte geven. Dat is zeker iets wat ik uit mijn afgelopen 10 jaar in de commerciële sector heb geleerd.
Rinke: Zo is hij met zijn medewerkers gaan kijken hoe ze kunnen besparen, maar zonder in te boeten op artistieke kwaliteit en zonder dat bezoekers het doorhebben.
Guido: Het maakt ontzettend verschil uit of je twee dagen voor het begin van het festival pas beseft wat je allemaal nog mist aan constructiematerialen. Alles in die laatste minute moet je ergens in de bouwmarkt kopen. Of dat je twee maanden van tevoren al weet wat je moet hebben en je kan prijzen vergelijken. Je kan de goedkoopste aanbieder nemen. Alles wat je ad hoc doet kost je meer geld en hoe beter je plant, hoe efficiënter kan je het geld gebruiken.
Rinke: De strategie van Guido lijkt te werken. De financiële situatie van PLANETART is intussen aanzienlijk verbeterd. Ook al lijkt dat op papier in eerste instantie nog niet zo.
Guido: We hebben nu de jaarrekening voor 2023 opgemaakt. We hebben nu een negatief eigen vermogen van € 160.000,-, in plaats van € 100.000,-. Er is dus € 60.000,- bij gekomen. Dus dat ziet er op het eerst moment uit alsof het slechter gaat. Maar de reden is natuurlijk: we hadden die extreem krappe liquiditeit. Daarom hebben we heel veel naar 2024 verschoven. En zitten we op dit punt in mei 2024, dat we eigenlijk al deze schuld hebben opgelost en dat we met een goede liquiditeit de rest van het jaar in gaan. Dus we kijken in een hopelijk veel heldere toekomst, maar we weten nu hoe we ook in deze toekomst moeten sturen. We moeten niet terugvallen naar “cijfers zijn niet belangrijk”. We moeten dit gewoon gebruiken als fundament, als basis om de creatieve dingen op te bouwen. Dit is een belangrijk fundament. Dat zien we in de hele instelling allemaal een beetje hetzelfde. Dat is heel, heel goed. Het maakt het heel makkelijk, nou vrij makkelijk, om dit soort processen door te zetten. Het is een belangrijk ding, de energie in het team positief te houden. Nu probeer ik, zeg maar, niet zozeer baas te zijn, maar meer een moderator te zijn om ideeën bij elkaar te brengen en iedereen ook een beetje de kans te geven, mee te denken. Marketing bij ons mag alsnog iets zeggen over welke kunstenaars we gaan uitnodigen of zo. Dus de mensen een beetje de vrijheid geven een rol te spelen in de organisatie. Dat is heel belangrijk. Dit is iets wat ik op dit moment probeer: het team de ruimte te geven en alle informatie die er is te geven om zelfstandig ook te beseffen in wat voor situatie we zitten. Waar werken we aan? Wat is het doel en dat doel is niet mijn doel. Dat is het doel van PLANETART en iedereen is een beetje PLANETART.
Rinke: Parallel aan de financiële uitdaging heeft Guido het afgelopen jaar ook keihard gewerkt met zijn team aan een nieuwe artistiek inhoudelijke koers. Het is een belangrijke bron van zijn motivatie om PLANETART weer op de rit te krijgen.
Guido: De mooie momenten liggen inderdaad niet alleen in het artistieke gedeelte. Het is een best wel goed gevoel. Na een half jaar hard werken de dingen weer in orde te hebben. Het gevoel te hebben, alle processen die we nieuw hebben ingevoerd. Alle afspraken die we hebben gemaakt, die leiden naar een resultaat. Het werkt beter. We hebben de controle weer. Van een out of control, near crash vliegtuig, naar we zijn weer op de juiste hoogte en op de juiste koers aan het vliegen.
Rinke: Slagkracht is een podcastreeks van Cultuur+Ondernemen. Het is onderdeel van het ontwikkelprogramma Slagkracht en in dat programma krijg je handvatten aangereikt om je te professionaliseren binnen de zakelijke kant van de culturele en creatieve sector. Volg Slagkracht in je favoriete podcast app en blijf op de hoogte van nieuwe afleveringen en kijk voor meer informatie over het programma op cultuur-ondernemen.nl/slagkracht. Deze podcast werd gemaakt door mij, Rinke Vreeke, en de muziek is van Blue Dot Sessions. De montage en eindmix werden gedaan door Giel Verbakel en de cover van de podcast werd gemaakt door Anne van Geffen. Met veel dank aan Karen de Meester en Sanne Wiltink.
Bio Guido Bertling
De Duitse Guido Bertling studeerde in Enschede aan de AKI en was actief onderdeel van de lokale kunstscene; zo organiseerde hij onder meer bokswedstrijden tussen studenten. Het was bijna vanzelfsprekend dat hij in die periode ook ging werken voor het recalcitrante kunst & technologie festival GOGBOT. Na een aantal jaar vertrok Guido uit Enschede om in Duitsland aan de slag te gaan als keurige HR Manager bij een respectabel bedrijf. Na meer dan 10 jaar begon de kunstsector weer te kriebelen - Guido solliciteerde als directeur voor PLANETART, waar het BIS-gesubsidieerde GOGBOT (BIS voor de periode 2021-2024) deel van uitmaakt.
Vers van de pers: de aanvraag van PLANETART voor BIS 2025-2028 heeft een positief advies gekregen van de Raad voor Cultuur.
Sfeerimpressies TEC ART en GOGBOT
Meer Slagkracht?
In de podcastreeks van Slagkracht hoor je iedere aflevering een persoonlijk verhaal van een zakelijk leider, marketeer of andere ondernemende professional in de culturele of creatieve sector. Een verhaal over een belangrijk moment in hun carrière.
Slagkracht is het programma waar je als zakelijk verantwoordelijke handvatten krijgt aangereikt om je te ontwikkelen en te professionaliseren binnen de zakelijke kant van de culturele en creatieve sector. Met Slagkracht bieden we een online en offline platform waar je maandelijks aan een programma kunt deelnemen over uiteenlopende onderwerpen, waarmee je een stevige basis legt in je vak.
-
Stuur een e-mail naar Karen de Meester karen@cultuur-ondernemen.nl -
Bekijk de LinkedIn pagina van Karen de Meester