Interview Interviewserie 'toezichthouden in coronatijd' Ruurd Bierman - toezichthouder bij NFF en bestuurder bij VNPF

In deze moeilijke tijd moeten veel toezichthouders anders met hun functie omgaan dan ze gewend zijn. De situatie van veel culturele organisaties in de coronacrisis brengt ook voor toezichthouders dilemma’s met zich mee, en vraagt om flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Om in kaart te brengen waar toezichthouders in deze tijd mee worstelen en hoe zij omgaan met de pandemie, is er nu deze online interviewserie met toezichthouders uit de cultuursector.

Ruurd Bierman is toezichthouder bij NFF (Nederlands Film Festival) en bestuurder bij VNPF (Vereniging Nederlandse Poppodia en Festivals). Hij vertelt over het overgaan van bestuur naar raad van toezicht in coronatijd, en over hoe je improviseert en onderhandelt over prestatiedoelstellingen. “Op tal van vlakken, eigenlijk, moet er gemanoeuvreerd worden en dat probeer je te ondersteunen als raad van toezicht.”

Zie je geen video? Bekijk deze dan op ons YouTube-kanaal.

Hieronder een samenvatting van dit interview.

Welkom Ruurd! Fijn dat je mee wilt werken aan dit interview, dankjewel op voorhand. Fijn ook als je wilt beginnen door jezelf even voor te stellen?

Nu we veel Amerikaanse televisie zien hoor je te zeggen nice that you have me, haha! Mijn naam is Ruurd Bierman en ik heb een achtergrond in de
publieke omroep en de cultuur. Ik ben in het dagelijks leven consultant
voor en interimmanager in de cultuur en media. Het is grotendeels
publiek maar hier en daar ook commercieel. Ik ben onder andere bij free
online podcasting betrokken en ik werk voor EBU, NPO, NTR, NOS en dat
soort clubs, het commissariaat voor de media, maar ook dus in de private
sector en daarnaast ben ik voorzitter van de raad van toezicht van NFF
en voorzitter van het bestuur van vereniging van poppodia en festivals,
de VNPF. En daarnaast nog een paar kleinere besturen, in het kort.

Bij het NFF, wanneer drong het tot jullie door dat er een crisis aankwam, met corona? Wat heb je toen gedaan? Richting de raad van toezicht en de organisatie, kun je daarop terugkijken?

Nou, ik wil om te beginnen zeggen, de raad van toezicht van NFF is, mede
dankzij Cultuur+Ondernemen, nog niet zo lang een raad van toezicht.
Daarvoor hadden wij een bestuur. Dit is eigenlijk het eerste volle jaar
dat er een raad van toezicht is, en we waren dus aan het oefenen,
mentaal, om toezicht te houden en niet te besturen en een beetje op
afstand te staan. Dat gebeurde vorig najaar, toen trad dat eigenlijk
echt in werking. Ik mag wel zeggen, het is een bijzonder jaar geweest,
een bumpy ride als je het op zijn Engels wilt zeggen. Ten eerste, midden in het proces van het schrijven van het cultuurplan, werd onze directeur ziek en is er een interim-directeur gekomen. Silvia van der Heiden, die is er nu een jaar uit geweest, die is weer begonnen en Doreen Boonekamp is ingesprongen. Toen moesten we het cultuurplan afmaken en kort daarop kwam dus de coronacrisis. In dat beeld moet je het ongeveer zien. Een van de dingen die mij is opgevallen is dat het idee dat je dan op afstand vijf keer per jaar bij elkaar komt, dat bleek het eerste jaar dus al niet te kloppen, maar dat is dan ook doordat er die achtergrond is en dat is dus covid.

Het is een bijzonder jaar geweest, een bumpy ride als je het op zijn Engels wilt zeggen.

Dus als je vraagt, hoe snel drong het door dat wij uit een ander vaatje moeten tappen… Daar gaan nog wel een paar weken overheen omdat je eerst met verbazing zitten kijken naar “wat is hier aan de hand?” We hadden toen nog wel het idee, in de eerste paar weken, dat… Kijk, in september en oktober, dan is het festival, dus we zaten toen halverwege de voorbereiding. Dus dat je misschien wel weg zou komen met business as usual, maar heel snel begon te dagen dat wij scenario's moesten maken en dat is dan ook eigenlijk een beetje de rode draad geweest in de zes maanden daarna.

Drie hoofdscenario’s: oude stijl, compleet online of een hybride aanpak. En daarbinnen zaten accentverschillen, maar gaandeweg werd duidelijk dat hybride toch wel de beste oplossing zou zijn. Maar ik denk dat een van de dingen die je terugkijkend kunt constateren, is dat er eigenlijk permanent twee of drie festivals in voorbereiding waren. Ja, dat legt een enorme claim op de organisatie, nog afgezien van het voortdurend improviseren. Daar kunnen we het misschien nog een keer dieper over hebben, want het is niet statisch, en zoals bekend, op weg naar een festival en zelfs tijdens het festival veranderden de regels nog.

Betekende het dat jullie als Raad van Toezicht, en jij als voorzitter, je anders op bent gaan stellen, en een andere rol hebt aangenomen? Heb je dingen gedaan die je anders niet deed?

Nou ja, sprekend vanuit de korte historie van de raad van toezicht, weet
ik wel dat ten opzichte van het voornemen van een afstandelijker rol in
de zin van meer adviserend en geconcentreerd op af en toe erbij
betrokken zijn, nam het tempo van vergaderingen toch wel enorm toe.
Tegelijkertijd, en dat is het grappige, dat je als raad van toezicht dan
toch weer iets dichter naar de directeur-bestuurder toe gaat. Wat ook
nodig is, en aan de andere kant eigenlijk ook een ruimer mandaat geeft,
omdat er snel en toch al vrij strategisch gehandeld moet worden,
voortdurend. Dat kan de directeur-bestuurder alleen als die het volledig
mandaat en de ruimte heeft om op die ontwikkelingen in te spelen. Dat
zijn twee tegengestelde bewegingen, eigenlijk.

Dus een hoop schakelen, improviseren, betrokken zijn…

Ja, een ander aspect is denk ik dat de organisatie… Kijk, de organisatie
is gebouwd op een op een fysiek festival, ja? En die blaast op, naar
het festival toe. Aangezien dat hybride festival, of misschien zelfs wel
een puur online festival, een heel ander beroep doet op de organisatie,
heb je ook andere competenties nodig. En ik zei het net al: het legt
ook een grote druk op de organisatie. Het bracht ook financiële
spanningen met zich mee. Op tal van vlakken, eigenlijk, moet er
gemanoeuvreerd worden en dat probeer je te ondersteunen als raad van
toezicht. En tegelijkertijd toch een schuin oog te houden op, ja, hoe
houd je het betaalbaar? En dan moet ik zeggen, dat vanuit de
subsidiegevers en vanuit de fondsen, de particuliere fondsen, met heel
veel begrip en compassie is meegewerkt. Of dat de komende paar jaar
volgehouden kan worden weet ik niet, maar het is wel heel belangrijk
geweest voor… Wij wisten niet wat voor product we… ja, dat klinkt niet
goed… wat voor festival wij zouden kunnen leveren, en of we wel aan de
prestatiedoelstellingen konden voldoen.

Op tal van vlakken moet er gemanoeuvreerd worden en dat probeer je te ondersteunen als raad van toezicht.

Dus dat vertrouwen wat ze daarmee hebben gegeven en ja, coulance ook, is wel heel belangrijk geweest?

Ja, dat was cruciaal. Ja. Kijk, en nu dringt het door, kijk naar het advies van de Raad voor Cultuur, waarin ze eigenlijk zeggen: je hebt een paar jaar nodig, dat moet je geven aan de sector, om zichzelf te herpakken en om te vormen, en ja dat wisten op dat moment niet. Terwijl, nu lijkt het heel logisch. Dus ja, het is wel een heel avontuur en dan is het heel belangrijk dat we met
veel vertrouwen en heel competente mensen dit hebben kunnen doen. Dat
geluk moet je dan hebben, eigenlijk.

Geweldig om te horen. Een heel ander element van het NFF is het “vieren”; het bij elkaar komen met grote groepen mensen. Hoe zijn jullie daarin te werk gegaan? Hoe heb je daar toch vorm aan kunnen geven?

Even vooropgesteld, dat is wel interessant, anderen hebben het ook gezegd: je moet allerlei nieuwe dingen uitvinden. Zo is er bijvoorbeeld een drive-in bioscoop gekomen. Dus een idee gekomen dat een première niet alleen in een bioscoop in Utrecht is, maar de opening was in 100 theaters in Nederland tegelijk te zien, je kon het online volgen. En het gala, dus de prijsuitreiking, die is nogal aan flexibiliteit onderhevig geweest, als ik het zo mag zeggen. Er is een plan gemaakt in de voorbereiding dat erin voorzag dat je met publiek, minder publiek, en op een andere manier het gala zou kunnen doen. En midden in het festival, op dinsdag, werden de regels aangetrokken. Toen mochten er opeens maar 30 mensen aanwezig zijn. Bij de opening was dat deels ook al zo, we hebben toen eigenlijk - ik kom op jouw vraag, maar dit is anekdotisch wel interessant - bij de opening bijvoorbeeld, waren er drie openingen, die een kwartier na elkaar startten. En de minister heeft dus ook drie keer zijn openingstoespraak gehouden. En degenen die gemaakt hebben, hebben we na afloop drie keer in verschillende zalen bedankt. Ja, buitengewoon surrealistisch in alle opzichten, maar toch ook voor de makers en voor alle betrokkenen heel bevredigend, toch, dat het plaatsvond, ondanks alles.

Buiten gingen we nog een stap verder, bij het kalverengala, want toen bleek eigenlijk kort voor de start van festival dat de presentator besmet was. Er is dus een nieuwe presentator gezocht. En tijdens het festival bleek dus dat die regels strenger zijn geworden. Toen is uiteindelijk gekozen om zonder publiek de uitreiking te doen en alle prijswinnaars, of sorry kandidaten, genomineerden, niet in de zaal te zetten, maar gelijk al op het podium. In een stoel, in een kring. Ik weet niet of je ze gezien hebt, het is online uitgezonden, er is een samenvatting bij de NPO uitgezonden, en daarna in Op1 ook. Voor degenen die genomineerd zijn is het een buitengewoon plezierige ervaring geworden. En gegeven de enorme veranderingen die op het laatste moment steeds plaatsvonden, mogen we eigenlijk wel tevreden zijn met hoe het gegaan is. Misschien hebben we ook wel iets gevonden waar we in de toekomst ook nog plezier van hebben, want dat is denk ik ook wel een van de lessons learned, je bent versneld tot dingen gekomen, ook zoals in alle andere sectoren, waarvan je denkt oh ja, daar hebben we wat aan.

Gegeven de enorme veranderingen die op het laatste moment steeds
plaatsvonden, mogen we eigenlijk wel tevreden zijn met hoe het gegaan
is.

Zou je daar nog eens op door willen gaan, want dat is een mooi bruggetje naar mijn volgende vraag. Welke lessen zijn dat, en kun je die expliciteren?

Ik wist dat je dat ging vragen, dus ik heb een paar dingen bedacht, op
verschillende terreinen. Ik denk dat één daarvan is dat die hybride
festivals, dat dat wel een blijver is. En dat gekoppeld daaraan je dus
je organisatie daarop moet inrichten, want je hebt bijvoorbeeld meer
mensen nodig die met ICT en met online platforms kunnen werken. Een
tweede is: in tijden van crisis zoek je je concullega’s op, althans, dat
is in ons geval gebeurd. Er is met IFFR, IDFA en Cinekid een
gezamenlijk een platform ontwikkeld voor een hybride festival, wat aan
de voorkant eruitziet alsof je bij dat ene festival bent, maar aan de
achterkant gezamenlijk ontwikkeld is. En ik denk dat dat ook wel een
zegen is, dat we dat samen hebben kunnen doen en dat dat ook ondersteund is door het Filmfonds. Zoek samenwerking met degene waarvan je oorspronkelijk dacht ‘misschien is dat lastig’, maar nu blijkt dat dat
best kan.

Dus onder druk eigenlijk zijn dit soort mooie dingen sneller en misschien wel makkelijker tot stand gekomen dan gedacht?

Ja, dat je hybride blijft, richt je organisatie daar deels op in, zoek
samenwerking. Een ander ding is denk ik ook dat wij op een andere manier
kijken naar de komende jaren. Dat zullen we wel moeten. We weten niet
hoe de komende jaren precies zijn. Ik ben blij dat de Raad voor Cultuur
pleit voor enige respijt en enige souplesse, maar dat wij scherper
moeten prioriteren en misschien ook de organisatie meer moeten inrichten
op kwetsbaarheid, in plaats van voortdurend tot de grens te gaan van
wat je aan kan, financieel, organisatorisch, qua bezetting… Dat is
waarschijnlijk ook wel een les. Contingency, heet dat geloof ik,
formeel.

Dat je hybride blijft, richt je organisatie daar deels op in, zoek samenwerking.

Ja, je risico-inschatting, je risicoprofiel, daar nadrukkelijker mee werken?

Ja, het begrip van stakeholders voor die heroriëntatie, daar voel ik me
gesteund door wat de Raad voor Cultuur zegt, en ik had er nog eentje… O
ja. De vraag is of het verstandig is dat, laten we zeggen, culturele
organisaties zoals NFF, maar zijn er velen, een vrij groot deel van hun
inkomsten komt uit incidentele en private inkomsten. En als je het over
risicoprofiel hebt is dat best ingewikkeld. Als wij niet een coulante
houding hadden gehad, het afgelopen jaar, dan hadden wij niet dit
festival kunnen maken. Of we waren in de problemen gekomen. Dus ik vraag
me af of dit model, dus 60 procent niet gesubsidieerd, of dat voldoende
toekomstbestendig is. En dat zullen waarschijnlijk velen zich afvragen.
Misschien wel, maar dan moeten we het op een andere manier gaan
aanpakken.

Dat zijn natuurlijk best grote thema’s voor organisaties en hun toezicht. Niet zomaar een oplossing, niet zomaar een antwoord, maar fijn dat jullie er als raad van toezicht zijn om met je directeur-bestuurder over dit soort zaken te sparren.

Kijk, je hebt toch een soort van… dat had ik tijdens het festival, maar
ook op een andere manier in het afgelopen half jaar, minder heftig dan
de directie, maar dat de afstand tussen de onderdelen die het festival
maken, die is groter. Er is toch een soort ‘atomisering’, als ik het zo
mag zeggen, aan de gang, tijdens het festival, maar ook doordat een
groot deel van de medewerkers, die werkt thuis, net als bij veel andere
organisaties. En bij zo'n organisatie die in een hoog tempo toewerkt
naar een climax van zo’n festival is dat echt ingewikkeld. En zeker als
je werkt met veel mensen die relatief nieuw zijn. In de winterperiode
krimpt het in tot tien, twintig mensen. Tijdens het festival heb je het
over meer dan 400. En als je dat geheel moet doen terwijl iedereen
eigenlijk elkaar niet ziet, behalve dan online, ik overdrijf nu, maar
ja, dan moet je toch al op een of andere manier in je stijl van
leidinggeven, en wij als raad van toezicht, moet je daar iets mee doen.
In de vorm van aandacht, en begrip daarvoor hebben. Ik vind het
moeilijk, moet ik eerlijk zeggen.

En hebben jullie iets verzonnen? Of is dat iets om nog over te broeden?

Nou ja, het is een onderwerp dat wel voorbijkwam in de gesprekken tussen
Doreen en Petra en de directie dus en raad van toezicht. Zij hadden
daar ook veel gevoel voor. Wij kregen ook af en toe te horen dat mensen
opeens besmet werden, dat er acuut maatregelen nodig zijn, dus het is
echt een heel erg van dag tot dag bijna. En aan de andere kant denk ik,
probeer je dat tot uitdrukking te brengen door heel erg te laten blijken
hoe je het waardeert, dat onder die enorme druk toch een festival is
gemaakt waarover eigenlijk velen uiteindelijk heel tevreden zijn. Nou
ja, dat probeer dan tot uitdrukking te brengen na afloop, door een brief
en een cadeautje. Ja, het is klein en misschien beperkt, maar het
bedoelt iets te zeggen.

Dat betekent dat je ook kunt gaan nadenken over: hoe kan ik permanent contact hebben met een veel breder publiek?

Ja, en die aandacht, denk ik, is heel gewaardeerd en heel nodig. Misschien als afrondende vraag voor dit interview: heb jij voor andere toezichthouders een tip of een suggestie of een prikkelende opmerking waar we mee verder kunnen?

Wauw… Ja, naast de tips van net, haha, nog meer! Nou… In zoverre, en het
is ook niks nieuws, maar ik kom dus uit de mediawereld, en daar dus al
heel lang geleden kwam het begrip ‘long tail’ op, dat je dus
niet alleen een radio- of televisieprogramma maakt en dat uitzendt, en
misschien nog een keer herhaalt, maar dat je een via on demand en via
online verspreiding en ook door op verschillende manieren bewerken, een
heel nieuw leven voor zo'n culturele uiting kan creëren, en eigenlijk
doemt dat nu ook op. En dat is een enorme positieve ontwikkeling,
doordat wij ook een online bestaan gaan hebben. Dat betekent dat je
eigenlijk ook kunt gaan nadenken over: hoe kan ik permanent contact
hebben met een veel breder publiek? Makkelijker ook contact hebben met
een internationaal bestand van professionals? En hoe kan ik ook dingen
die wij gemaakt hebben en bedacht hebben, een tweede leven geven? En dat is, lijkt mij, een tip. Hij ligt zeer voor de hand, maar het is wel
even een klus.

Dankjewel, Ruurd, voor dit interview!

Toezichthouden in coronatijd

Dit was het vierde interview in een reeks interviews met toezichthouders over hun ervaringen in de corona-periode.

• In aflevering 1 spraken we Marjet van Zuijlen, toezichthouder bij zowel het Nationale Theater als het Chassé Theater. Bekijk de video of lees de samenvatting hier.
• In aflevering 2 spraken we Marike Schaafsma, voorzitter van de raad van toezicht van Bibliotheek Midden-Brabant. Lees het interview of luister het als podcast.
• In aflevering 3 vertelde Korrie Louwes, toezichthouder bij IFFR en V2_, over haar ervaringen. Bekijk de video of lees de samenvatting hier.

Weten waar je als bestuurder of toezichthouder op moet letten in deze uitzonderlijke periode? Lees onze tips voor governance in crisistijd.