Ervaringsverhaal Ik was het wel, maar noemde mezelf geen ‘Managing Director’

Binnen drie jaar wordt zijn eenmanszaak een bv. Voor oprichter Floris Smit een grote verandering waarbij ook zijn rol verschuift. Hoe run je een bv in met een groeiend team, grotere projecten en een serieuze administratie? In het mentoringprogramma voor zakelijk leiders wordt hij gekoppeld aan Willemijn Maas. Door als mentor haar ervaring te delen, helpt ze hem op weg.

Een gesprek met mentor Willemijn en mentee Floris over de kracht van ervaren meedenkers, goede luisteraars en jezelf sterk positioneren.

Floris: “Als creatief producent van VR films, begon ik in 2021 als eenmanszaak met UPscaleXR. Ik wist dat je met VR enorme waarde kunt toevoegen aan een film, maar de techniek en distributie maakten het lastig. Ik zag dat er vaak maar een klein aantal brillen werd gekoppeld aan een productie. Zonde, vond ik, want het is zo tof en bovendien: het kan door ticketinkomsten ook zakelijk interessant zijn. Daar ben ik mij op gaan richten: het opschalen van VR-films tot films die naar het theater kunnen.Om de echte wereld te combineren met de digitale wereld, is speciale Extended reality software nodig. Samen met de Technische Universiteit in Delft maken we XR-software die draait op onze headsets. Zo kunnen we opschaalbare VR-voorstelling uitvoeren bij theaters en bij live muziek. Maar ook bij andere podiumkunsten zoals opera of cabaret. Met de mixed reality techniek blijf je tijdens de voorstelling je eigen omgeving zien, maar worden er elementen toegevoegd die de ervaring versterken. Objecten vliegen de wereld in of je begeeft je ineens in een totaal virtuele wereld tijdens een operavoorstelling. Het is een enorme verrijking van je beleving.

De rol van zakelijk leider

Eind 2024 werd UPscaleXR een bv en kreeg ik pas echt te maken met de achterkant. De projecten werden groter, de administratie belangrijker en er kwam een heuse boekhouder in beeld. Mijn rol groeide naar die van zakelijk leider. Inmiddels had ik ook een team samengesteld: collega Eline die als projectcoördinator alles plant en documenteert en mijn broertje Camile die als technical lead elke tegenvaller weet op te lossen. Een onmisbare rol bij problemen met de bandbreedte op locatie. Het komt voor dat we opbouwen in een theater waar de wifi tegenvalt. Dan is een goede rolverdeling cruciaal.

Keuze voor een mentor

De overstap naar een bv besprak ik met programmamanager Tanja Zuijderwijk van Cultuurloket DigitALL. Zij wees me op het programma Mentoring voor Zakelijk Leiders en dat bleek precies wat ik nodig had.

De eerste stap van de aanmelding was een oriënterend gesprek met Christine Sluysmans van Cultuur+Ondernemen. Ze stelde mij goede vragen. We spraken al kort over een specifieke mentor die goed zou kunnen passen. Voordat de volgende stap plaatsvond, een uitgebreide intake, stuurde Christine mij een bericht; ze opperde toch een andere mentor. Eentje die meer aan de zakelijke kant zat. Creatief gezien gaat het al goed, was haar analyse, maar als zakelijk leider zou ik nu veel kunnen leren van Willemijn Maas. Dat Christine daar op terugkwam vind ik sterk, het bewijst dat ze echt naar mij luisterde. In de intake die volgde bespraken wij mijn motivatiebrief en viel de definitieve keuze op Willemijn.

Loslaten en vertrouwen

De eerste meeting met Willemijn was bij haar thuis. Dat was een eerlijk gesprek waarin ik alles op tafel gooide; begrotingen, jaarplannen en interne uitdagingen. Het was een verademing om alles grondig door te spitten met een kundige buitenstaander. Een belangrijk onderdeel in het traject van Mentoring voor Zakelijk Leiders is stakeholdermanagement. We richtten ons met name op de interne stakeholders. Op samenwerking, het voorkomen van scheefgroei in uren en de rolverdeling. Ik leer bepaalde zaken los te laten omdat ze bij een ander in het team in goede handen zijn. Soms is dat jammer; uit enthousiasme wil ik overal bij zijn. Op het Internationaal Film Festival Rotterdam (IFFR) beleefden we een wereldpremière met het installatie kunstwerk ‘Alterity’. Ik moest bij de opbouw van de installatie zijn, terwijl ik ook graag op de vloer had willen zijn waar we de brillen uitdelen. Dat zijn keuzes. Ik kan mezelf niet splitsen.

‘Zet jezelf goed neer’

Met Willemijn had ik zo om de maand een afspraak. De begeleiding van een ervaren mentor die onvermoeid op jou blijft inzoomen is een grote luxe. We spraken bijvoorbeeld over duidelijke taakverdeling en de nieuwe rollen in het team. Over mijn eigen positionering was ze glashelder. Ze zei: ‘Leuk dat je ook produceert, maar je bent vooral Managing Director dus zet jezelf ook zo neer’. Dat was een eye-opener. Ik dacht: we zijn met z’n drieën, maar voor de buitenwereld geeft zo’n functienaam duidelijkheid, ook internationaal.

In de culturele sector wordt vaak hard gewerkt voor weinig tot niets. De reden? Als maker wíl je gewoon dat het er komt. Dan heb je geen rem, daar weet ik alles van. Willemijn benadrukt: zet jezelf goed neer. Heeft er geen onderhandeling plaatsgevonden, dan geef je jezelf te weinig erkenning. Dat het daarbij kan knallen is helemaal niet erg. Mezelf leren waarderen is een waardevolle les.”

Ervaring doorgeven

Willemijn: "Het roer mocht om, vond ik na 25 jaar als bestuurder en 20 jaar als toezichthouder. Ik kreeg de behoefte om anderen te begeleiden en mijn ervaring door te geven. Dat doe ik nu met veel plezier als coach voor bestuurders, raden van toezicht en teams. Overigens ook via Cultuur+Ondernemen als mentor van nieuwe zakelijk leiders.

De cultuursector kent verschillende uitdagingen. Mijn mentee Floris Smit runt start-up UPscaleXR. Hij worstelt met andere zaken dan een gevestigde partij. Wat culturele organisaties met elkaar gemeen hebben, is het gepuzzel met financiën en de afhankelijkheid van subsidies.

Waardering voor de kunstsector

Vanuit de Nederlandse politiek ontbreekt serieuze waardering voor de kunstsector. In Duitsland en Frankrijk wordt aan kunst veel meer waarde toegekend. In ons land gaan mensen wel naar voorstellingen -over het aantal bezoekers valt niet te klagen- maar van kaartverkoop alleen kun je niet leven. Makers werken met hart en ziel aan hun creatie. Of ze nou fatsoenlijk gewaardeerd worden of niet, ze maken het toch wel, zo lijkt de gedachte. Dit heeft zijn effect op de manier waarop mensen kunnen leven en werken. De discussie of je wel gezien wordt, vind ik treurig.

Zakelijk leider: een brede functie

Een zakelijk leider in de kunst- en cultuursector heeft een brede portefeuille; van financiën, marketing/ communicatie tot human resources. En voor de goede orde: dat gaat dus verder dan alleen de personeelsadministratie. Een organisatie draait om mensen, dat lijkt nog niet overal doorgedrongen. Het gaat ook over sociale veiligheid, diversiteit, inclusie en duurzaamheid. Die beleidsterreinen horen erbij. De valkuil is dat mensen onderschatten wat het inhoudt, ook in relatie tot een raad van toezicht. Zomaar doorgroeien naar de rol van zakelijk leider, bijvoorbeeld omdat je ergens al lang werkt, is niet verstandig. Dan heb je geen benul.

Dubbelrol

Voor een artistiek leider is het artistiek resultaat niet snel goed, die gaat voor ultieme kwaliteit. Als zakelijk leider probeer je onder meer de financiën te beheersen. Dat kan intern tot discussies leiden en dat is gezond. Het is een spel, je moet het kunnen en leuk vinden om een gezamenlijk integraal beleid te voeren. Floris heeft een dubbelrol, bij een startup zie je dat vaker. Hij is artistiek- en zakelijk leider ineen. Ik hoef hem op artistiek gebied niets bij te brengen, dus in het mentoringprogramma richtten we ons op de zakelijke kant.

Voorsprong behouden

Het Unique Selling Point van UPscaleXR is opschalen. Ze hebben de technische kennis om meer dan honderd VR-brillen zo te programmeren dat ze allemaal tegelijk aangaan en dat ook nog tegen een goed tarief. De uitdaging is nu: groter denken en investeerders vinden. Op dit moment zijn ze uniek, maar er kunnen concurrenten komen. Het is zaak hun voorsprong te behouden. Daarover praat ik met Floris.

Mentoring professionaliseert de sector

Ik vind het belangrijk dat nieuwe leiders kunnen sparren met iemand van buiten hun organisatie. Dat draagt bij aan de professionalisering van de sector. De meerwaarde van een coach of mentor heb ik zelf ook ervaren. In een van mijn eerste CEO-functies kreeg ik een coach toegewezen. Dat was prettig, het zet je steviger in het nieuwe zadel. Later in mijn loopbaan is dat vaker voorgekomen. Logisch ook, het levert je andere inzichten op die heel waardevol zijn.

Subsidies, commercieel, hybride?

Met mijn media-achtergrond, en nu als voorzitter van de Raad van Toezicht bij Amsterdam Dance Event (ADE), ken ik het belang van multidisciplinair werken. Het leuke is: dat gaat bij Floris als vanzelf. Hij zit in een wereld tussen kunst & cultuur en een onderneming in. De vraag is: blijft hij afhankelijk van subsidies of kan het ook commercieel worden? Dat vind ik interessant. Ook bij ADE zoeken we naast subsidies naar manieren om eigen inkomsten te genereren met tickets, sponsoring en partnerships. Dat hybride model kan natuurlijk ook voor Floris werken.

Innovaties

Floris is inventief en creatief, een man met lef. Zijn enthousiasme is aanstekelijk. In de periode van dit mentoringprogramma heeft hij mij verschillende keren uitgenodigd voor een voorstelling en ik ben twee keer gegaan. Hij vond het leuk zijn werk te laten zien en ik heb ervan genoten. Innovaties hebben ook mijn belangstelling, daarin vinden wij elkaar.”

Bovenstaand mentoringtraject kwam tot stand in samenwerking met Cultuurloket DigitALL.

Nieuwsgierig geworden naar Mentoring Zakelijk Leiders? We zien je aanvraag graag tegemoet.