Ervaringsverhaal ‘Feedback krijg je niet uit een boek, wel van een mentor’

De mentorpool van Cultuur+Ondernemen zit barstensvol ervaring. Van zakelijk leiders die gepokt en gemazeld de culturele sector besturen. Een inspirerend gezelschap dat hun kennis graag deelt met jong talent. Het mentoringprogramma voor kunstpodia koppelt ambitieuze startende leiders aan de beste leermeesters. Een buitenkans voor cultuurprofessionals die willen doorgroeien. Hoe bevalt dit in de praktijk? We vroegen het Jeroen Lavèn en zijn mentor Valentijn Byvanck.

Tegen welke achtergrond kreeg jij behoefte aan een mentor?

Jeroen: “Onze adjunct directeur Paul van Gennip ging eerder dit jaar met pensioen. Ik nam een aantal taken van hem over waaronder het hoofdbeheer van ons gebouw - best uniek: dit pand is door ons gekocht. Ik zorg dat we het goed gebruiken en deels verhuren. De productie van tentoonstellingen, het hospitality management en de technische dienst vallen nu ook onder mijn taken. Kunstinstituut Melly is een presentatie instelling. Als hoofd bedrijfsvoering beoordeel ik ook de haalbaarheid van tentoonstellingen; wat kan het pand hebben, wat werkt? Die afwegingen zijn zowel budgettair als bouwtechnisch.
Een behoorlijke kluif, dat was gelijk duidelijk, daar kon ik wel een sparringpartner bij gebruiken. Patricia de Weichs de Wenne wees me op het mentoringprogramma voor kunstpodia van Cultuur + Ondernemen. Zelf maakt ze deel uit van hun mentorpool en haar inschatting was dat ik veel aan het programma zou kunnen hebben.”

Wat spreekt jou aan in het programma ‘Mentoring voor Kunstpodia’?

“Ik blijf me graag ontwikkelen. Boeken lezen en in een klas zitten is altijd goed, maar er is ook een andere kant. Ondanks mijn universitaire achtergrond, ben ik erg van de praktijk. Dit mentorprogramma leek me interessant dus meldde ik me aan. In de motivatie omschreef ik mijn behoefte om te sparren met een ervaren leidinggevende. Acht jaar lang was ik vooral gericht geweest op communicatie en public relations. Nu zou mijn functie strategischer worden en ging ik voor het eerst leidinggeven. Op dit belangrijke punt in mijn loopbaan ontstond de behoefte aan een klankbord. Ik hou van eerlijk feedback; die kan je ogen openen, bij een boek heb ik dat niet. Tijdens het bekijken van de mentorpool van Cultuur + Ondernemen, viel mijn oog direct op Valentijn Byvanck. We hebben een vergelijkbare achtergrond en bovendien kent hij Melly, hij heeft er zelfs gewerkt. Na het insturen van mijn motivatie voor dit programma kreeg ik van Cultuur + Ondernemen een uitnodiging voor een intake. We spraken uitgebreid over mijn behoefte, mijn doelen en valkuilen, zeker met het oog op mijn nieuwe rol. Het was een fijn gesprek waarbij ik ook mijn top 3 kon opgeven voor een mentor. Dat Valentijn voor mij op 1 stond was voor niemand een verrassing. Korte tijd later maakten we persoonlijk kennis.”

Hoe is de match met je mentor Valentijn?

“Helemaal goed! We hadden elkaar wel eens bij een opening gezien, maar nooit inhoudelijk gepraat. Valentijn vertelt nu regelmatig over zijn eigen ervaringen in vergelijkbare situaties, ook wat er soms mis is gegaan en hoe hij daarmee om ging. De aard van onze gesprekken is afhankelijk van waar ik op dat moment tegenaan loop. Dat kan variëren van de voorbereiding op HR-gesprekken en hoe ik iets het beste kan verwoorden, tot de meer technische uitdagingen van 6 tentoonstellingen opbouwen in 4 weken. Heel waardevol om dat tegen hem aan te kunnen houden. Ik praat, hij luistert en stelt vragen. Soms krijg ik een tip, maar het is vooral een spiegel die hij voorhoudt.”

Welke inzichten ben je inmiddels rijker?

“Wat ik tot nu toe uit de gesprekken heb gehaald, is dat je als leidinggevende niet alles hoeft te weten. Hoe je iets gaat aanpakken, kun je ook met medewerkers overleggen. Ik leer nu: door mensen aan tafel te brengen die iets kunnen toevoegen, kun je zelf beter managen. Mijn vorige rol binnen Melly was vrij solistisch: weinig overleggen en je eigen gang gaan. De afgelopen maanden verviel ik wel eens in dit oude patroon, dan liet Valentijn mij inzien dat het belangrijk is om mensen te blijven betrekken. Van nature wil ik alles zelf kunnen, maar als leidinggevende moet ik ook mijn collega’s in hun kracht kunnen zetten. Dit mentorschap maakt me bewust van mijn acties en het effect op anderen. De gesprekken met mijn mentor zijn eerlijk en kwetsbaar omdat het veilig voelt. Alles wat we bespreken, blijft tussen ons. Valentijns openheid over zijn eigen leertraject is prettig; niet alles gaat ineens goed en dat is niet erg. ‘Iedereen heeft recht op fouten’, zegt hij. Dat geeft mij vertrouwen.”

Nog tips aan andere leiders in de sector?

“Het programma vind ik een aanrader. De spiegel die een ervaren mentor je kan voorhouden is onbetaalbaar. Dit maatwerk is een luxe; het helpt met vormgeven van mijn nieuwe rol. Wat ik nu allemaal leer, vind ik niet in een boek of opleiding.”

In de rol van mentor begeleid je leiders van kunstpodia. Waarom vind je dat belangrijk?

Valentijn: “Sparren met iemand buiten je directe groep is altijd goed. Iedereen kan wel eens tobben, dan is het prettig om je gedachten met een ander te delen. Met iemand die rustig luistert en je adviseert er nog een nachtje over te slapen of die -hup met de geit- bevestigt dat je op de goede weg zit. Mensen die met je meedenken zijn waardevol. Er zijn verschillende routes om je doel te bereiken en een onhandige afslag nemen we allemaal weleens. Google Maps zegt dan toch ook niet: ga terug naar de enige juiste weg? Die laat je zien waar ook andere wegen lopen. De rol van mentor vervul ik met veel plezier.”

Wat was voor jou een belangrijke les in leiderschap?

“Leiderschap is een leerschool die nooit klaar is. Al heb je iets tien keer meegemaakt, je kunt nog steeds twijfelen of je een juiste keuze maakt. Dan helpt het om met buitenstaanders te praten, het liefst tegendenkers die het niet met je eens zijn. Aan het begin van mijn loopbaan had ik zelf een duidelijke valkuil: ik dacht met een goede opleiding en achtergrond, genoeg kennis te hebben om beslissingen te kunnen nemen. Ik ging regelmatig de fout in door eerst goed te bestuderen wat de visie moest zijn om vervolgens te verkondigen welke kant we op gingen. Maar zo bleek het niet te werken.‘Je kijkt de verkeerde kant op’, kreeg ik als feedback, en ‘het gaat er niet om wat jij allemaal weet’. Ik leerde dat het niet draait om feitenkennis of expertise, maar om de belangen en wie ze representeert. Die waardevolle les deel ik graag met anderen.”

Wat maakt iemand een goede leider?

“Verschillende ingrediënten; je moet naar heel veel stemmen kunnen luisteren en veel verschillende mensen kunnen meekrijgen. Voorop staat je eigen team, dan werk je van binnen naar buiten. Wat je samen tot stand brengt, is sterker. Om dat voor elkaar te krijgen moet je iedereen een plek aan de tafel gunnen. Besluitvaardigheid is belangrijk ook al maakt het je soms impopulair. Het is goed om naar iedereen te luisteren, maar je kunt niet alles opvolgen. Een leider in ons vak moet bovendien vooruit kijken en een visie hebben; wat is de positie van cultuur in de samenleving en hoe is je publiek?”

Hoe vervul jij de mentor-rol?

“Ik luister veel en probeer mee te voelen waar iemand zit. Daarnaast deel ik mijn eigen ervaringen inclusief de fouten. Ik moedig aan om niets te laten sudderen, maar zaken aan te pakken. Het is niet mijn taak om kant en klare oplossingen aan te dragen: een mentee moet het aandurven zelf keuzes te maken die misschien niet meteen de beste zijn. Als mentor ben ik meer luisterend en teruggevend dan besluitvaardig en ‘doenend’.Samen houden we ideeën en gevoelens tegen het licht; dat is mooi om te doen.”

Op dit moment coach je Jeroen. Hoe gaat dat?

“Ik vind het leuk dat Jeroen mij koos uit de mentorpool van Cultuur + Ondernemen. We hadden elkaar wel eens gezien, maar pas nu voeren we echte gesprekken. In het verleden werkte ik zelf jaren bij zijn oude baas, Paul van Gennip. Voor Jeroen is het prettig dat ik niet alleen de spelers ken, maar ook de geschiedenis van de organisatie. Kunstinstituut Melly is zonder meer de ‘Queen’ onder de presentatie instellingen, de grootste in presentatie en plaats. In onze gesprekken passeert alles de revue: van de voorwaarden voor een nieuwe huurder, het vertrouwd raken met een bouwproces tot de begeleiding van een team. We praten ook over de verschillende belangen en hoe ik me daar als jonge directeur onvoldoende van bewust was. Het mooie van beginnend leiderschap is dat je fouten moet maken waar je van leert en dat gun ik Jeroen ook. Fouten maken is niet het einde van de wereld, maar juist het begin.”

Wil jij ook steviger in het zadel zitten als startend leider in de cultuursector? Meld je aan voor het Mentoringprogramma voor kunstpodia en leer van een ervaren vakgenoot.