Verdieping De weg vooruit en terug naar (een nieuw) normaal

De fase waarin we weer langzaam terug gaan naar een open samenleving lijkt zich eindelijk, na ruim een jaar, aan te dienen. Nu het moment bijna daar lijkt te zijn, willen we natuurlijk weer meteen voluit de motor aanzetten, maar iedere mecanicien weet dat het vaak beter is hem eerst even te laten warmdraaien en vooral goed te luisteren hoe de motor draait voor er echt gas op te zetten, zeker wanneer er net aan gesleuteld is. In dit artikel dus een aantal praktische tips en aandachtspunten bij het herstarten van de motor.

Onze sector heeft in de afgelopen periode veel geleerd over zichzelf:
het wezenlijke belang van kunst, verbinding houden met publiek, nieuwe
online strategieën, het belang van heldere verdienmodellen en nog veel
meer. Er was bezinning, nieuwe inzichten en hoopvol wordt er nu
uitgekeken naar het moment dat we weer ‘gewoon’ aan de slag kunnen.

Omgaan met plannen uit de coronatijd

Bij de start van de coronatijd waren er vast veel plannen. Sommige misschien als noodplan, andere met perspectief op de langere termijn. Ontwikkeld gedurende zoommeetings of tijdens wandelingen. De verleiding bestaat misschien om deze “coronaplannen” terzijde te schuiven ‘omdat we straks weer (helemaal) open gaan’. Het zou jammer zijn die ingezette energie daarmee ook terzijde te schuiven. Als ze nog niet in werking zijn gezet, weeg ze dan in ieder geval nog eens af. Zijn ze nog relevant? Zo ja, neem of geef eigenaarschap, zet het in de planning en concretiseer ze. Niet meer relevant? Sluit ze dan af en laat dat vooral ook weten aan betrokkenen, stakeholders en/of meedenkers: “Het was toen een goed idee, maar we gaan er niet mee verder omdat…”

Over het toepassen van het geleerde


Ja, hoe gaat het met leren? In het begin ben je enthousiast over nieuwe kennis en competenties, pas je ze meteen toe, zet je een proces op, maar na een tijdje kan de klad erin komen en doe je er niets meer mee. Op zich niet erg wanneer iets zijn relevantie is verloren, maar wees je er bewust van. In de afgelopen periode zijn veel (online) trainingen en webinars gevolgd door medewerkers hoog en laag in de organisatie. Om er het volle rendement uit te halen, is het handig na afloop afspraken te maken hoe het geleerde in praktijk te brengen. Moet er een proces veranderen, takenpakket worden aangepast, of op een andere manier inzet worden geleverd? Mocht dat zo zijn, geef het een handvat door er een project van te maken met een einddatum waarop je kunt bepalen of er mee verder kan worden gegaan en op welke wijze. En dat hoeft zich natuurlijk niet te beperken tot vaardigheden, maar kan ook wanneer het gaat om persoonlijke ontwikkeling.

Nieuwe processen toepassen en laten werken

Anderhalve meter, handen wassen, mondkapjes dragen, nieuwe looproutes, telmethodes, kaartverkoop, inzet van spatschermen, schoonmaakroosters, deelnemersregistraties: het zijn allemaal processen die we het afgelopen jaar waarschijnlijk onder de loep hebben genomen en/of hebben vormgegeven. Een aantal is waarschijnlijk haast geruisloos ingevoerd, andere bleken nog een hele heisa om door te voeren. En binnenkort komen er mogelijk weer een stel bij of moeten verder worden aangepast. Om het allemaal uitvoerbaar te houden, zorg dat er een duidelijke projecteigenaar is, die verantwoordelijk is voor de opzet en uitvoering. Deze projecteigenaar kan dan vervolgens veel hebben aan design thinking (zie ook ons artikel over omdenken).

Weer van thuis naar kantoor

Thuiswerken was het devies, aan de slag met online vergaderen, de kat
van het toetsenbord afduwen, kinderen met schoolopdrachten helpen,
coronaproof winkelen, mantelzorg plegen en hopelijk het virus buiten de
deur houden. Dat is wanneer je thuis kón werken. Wandelvergaderingen met
mondkapjes, of dan toch maar eens de foyer opnieuw in de verf zetten of
het rommelhok eens uitmesten. Het coronaleven is echt anders dan wat we
normaal deden. Hoe moet dat straks weer als we opengaan? Is ons kantoor
er wel op ingericht? Maar misschien nog wel meer: is ons personeel er
weer klaar voor? Stappen we straks allemaal weer in de trein, of bevalt
het thuiswerken misschien wel prima of is het nog steeds noodzakelijk?
Een inventarisatie onder personeel is geen overbodige luxe. Hoe staat
iedereen erin? Wat is er nodig om de machine weer geolied te kunnen
laten lopen? Afhankelijk van de antwoorden zou het zomaar kunnen zijn
dat je moet nadenken over bijvoorbeeld nieuwe roosters, grotere
vergaderruimte of het installeren van extra webcams.

Online en/of live

Zo ongeveer heel Nederland is afgelopen jaar in de digitale snelkookpan
terechtgekomen. Zoom en Teams zijn voor niemand meer onbekend. Er waren
online rondleidingen, concerten, voorstellingen en workshops. Hoewel er
voor veel kunstuitingen weinig gaat boven het live beleven, zijn er ook
duidelijk voordelen te benoemen aan online activiteiten. Om er een paar
te noemen: je hoeft er niet voor te reizen, kan vanaf de bank, later nog
eens terugkijken, aanvullende content, etc. Veel organisaties komen
voor het vraagstuk te staan of en hoe zij al dan niet een online aanbod
willen bieden. Daar zitten natuurlijk veel aspecten aan: kosten,
opbrengsten, faciliteiten, artistieke en personele inzet en wat al niet
meer. Zeker wanneer de online aanwezigheid afgelopen jaar succesvol was
of anderszins relevant, valt de overweging te maken om serieus over een
vervolg na te denken en het hybride ondernemerschap op de agenda te
zetten, een plan te trekken en partners te zoeken.

Wouter van Ransbeek heeft als directeur bij Internationaal Theater Amsterdam hier al veel stappen in gezet. Wil je zelf ook nog stappen gaan zetten op het ontwikkelen van digitaal aanbod, bekijk dan ook eens de resultaten van Digitaal DNA, een samenwerkingsproject van DEN, New Nodes en Cultuur+Ondernemen.

Omgaan met nieuw en voormalig publiek

Een jaar dicht; weet je publiek je organisatie nog wel te vinden, durven ze je nog te bezoeken, kun je het (nieuwe) online publiek ook fysiek over de drempel trekken? Zelfs wanneer de belangrijkste maatregelen wegvallen, is het misschien nog helemaal niet zo voor de hand liggend dat iedereen met hetzelfde gemak je theater, exporuimte, museumzaal weer gaat bezoeken. Het coronavirus waart immers nog rond en niet iedereen is gevaccineerd, dus men is misschien nog wat huiverig en er zijn vast nog wel een aantal beperkingen van kracht.

In de voorbereiding van publieksbezoek zal er opnieuw een beroep gedaan worden op een heldere communicatie en goed zicht op het bereik van die communicatie bij je doelgroepen. Welke groepen zie je wel terug en welke niet? En hoe kun je erachterkomen wat de belemmeringen zijn voor hen die je niet meteen terugziet? Het is te vergelijken met je allereerste opening. Weten mensen waar ze je moeten vinden, wat je te bieden hebt, op welke tijden je dat doet, wat het kost, en welke maatregelen je hebt genomen om het hen naar de zin te maken?

Wellicht is het goed om vooraf nog eens goed naar je bezoekersdata te kijken van voor de crisis en die als basis en vergelijkingsmateriaal te nemen voor straks. Mogelijk biedt het zicht op hoe je publiek is verandert en wie je nu nog ‘mist’. Zoek, wanneer de deur weer open gaat, weer het contact op met je publiek, wat korte gesprekjes of een korte enquête kunnen je veel waardevolle informatie bieden. En waarom zou je er niet een klein publicitair feestje van maken.

Vinger aan de pols bij de financiën

Net als bij je allereerste opening ooit, ben je natuurlijk benieuwd naar de omzetcijfers en publieksinkomsten. Die zullen in de eerste periode dat je weer open bent waarschijnlijk nog niet heel overtuigend of eenduidig zijn en dus moeilijk te interpreteren. Samen met de bezoekcijfers en communicatieactiviteiten zijn het wel de belangrijkste gereedschappen die je nu in handen hebt. Houd de vinger dus goed aan de pols om te meten welke kant het opgaat zodat je tijdig en doeltreffend actie kunt ondernemen.

Stakeholders en partners zullen hier ook benieuwd naar zijn. Bedenk of, en op wat voor wijze, je hierover contact onderhoudt. Bij het schrijven van dit artikel is het nog onduidelijk of en op welke termijn ondersteuningsmaatregelen voortduren of worden afgebouwd of misschien zelfs wel nieuwe zullen worden geïnitieerd. Het is evident dat het belangrijk is hier goed geïnformeerd over te blijven.

Drankje op het terras?

Een belangrijke inkomstenbron voor veel culturele organisaties zijn de opbrengsten uit horeca. Zoals het er nu uitziet, komt ook daar weer wat ruimte. Het zal zeker nog wel even duren voordat ook die weer een ‘business as usual’ hebben. Veel van de bovengenoemde zaken zijn één op één ook van toepassing op horecafaciliteiten. Afhankelijk van de relatie tot de horeca (uitbater of intern) is het natuurlijk wel ‘good business’ om elkaar in deze tijd te blijven ondersteunen.

Tot slot

Over elkaar ondersteunen gesproken, het is misschien wel juist nu een
aardig moment om eens te sparren met een collega van een andere - al dan
niet vergelijkbare - organisatie in je omgeving. Samen weet je meer en
kun je elkaar versterken.

Ben Wiegman

Ben Wiegman

Projectmedewerker zakelijk ontwikkelen