Handreiking AI als zakelijke assistent: vier vragen helpen je op weg

Een slim hulpje voor minder leuke taken of een sparringpartner om je gedachten fijn te slijpen: Artificial Intelligence (AI) kan helpen om je beroepspraktijk efficiënter in te richten. Maar hoe pak je dat aan? En zijn er mitsen en maren? Daan Damen is adviseur bij DEN en geeft in dit artikel antwoord op vier prangende vragen.

In de cultuursector neemt het gebruik van AI steeds meer toe. Zie het werk van kunstenaars Dimitri van der Werf en Refik Anadol en toepassingen bij onder meer Naturalis, Het Nationale Theater en NTGent. Ook op zakelijk vlak kan AI een behulpzame assistent zijn, met name voor tijdsintensieve, minder leuke of repetitieve taken. Denk aan het schrijven een plan van aanpak om aan nieuwe klanten te komen, research naar verschillende financieringsbronnen voor je project of het maken van een marketingplan.

Welke AI-tool kies je?

Er zijn legio tools voor generatieve AI op de markt. Welke tool je kiest, hangt af van wat je ermee wil doen en welke waarden je belangrijk vindt.

• Doe je research? Dan is Perplexity wellicht een goede optie.
• Werk je veel in Microsoft Office en zoek je daar ondersteuning bij? Dan is Copilot handig, omdat deze tool al is ingebed in Microsoft Office. ChatGPT, Claude of Gemini (van Google) zijn het bekendst en bieden ondersteuning bij veel verschillende taken, maar je kiest dan wel voor een Amerikaanse Big Tech-oplossing.
• Wegen privacy en duurzaamheid zwaar mee? Dan kan een tool als GreenPT de oplossing zijn. GreenPT biedt een AI-tool die wordt gehost op een duurzame servers. Le Chat van Mistral is een Europese AI-tool, en geschikt als je data liever niet met Amerikaanse bedrijven deelt.

Dit artikel focust zich op de tekst generatieve mogelijkheden van AI: toepassingen waarmee je teksten kunt laten schrijven, structureren of redigeren.

Welke opdracht geef je een AI-tool voor het gewenste resultaat?

Goed om te weten: een AI-tool is geen orakel dat op iedere vraag het juiste antwoord weet. Het enige dat het algoritme doet, is voorspellen. En dat dan op grote schaal, met een enorme bak aan data. Wanneer jij aan een AI-tool een vraag stelt over nieuwe financieringsbronnen, dan voorspelt het algoritme wat je nodig hebt. Weet de tool niets over de context? Dan krijg je een algemeen en minder passend antwoord. Belangrijk dus om een AI-tool goed mee te nemen in jouw verhaal. Dat doe je met prompts; opdrachten aan de AI-tool. Er zijn een aantal handvatten om een passender antwoord te krijgen:

1. Geef eerst aan welke rol of expertise je van de AI-tool verwacht (bijvoorbeeld: de tool moet zich voordoen als financieel expert, subsidieadviseur, kritische vriend of marketingspecialist).
2. Vertel over de context: wat is de opdracht, het project, wie is de doelgroep, wat is het doel, hoe ziet je beroepspraktijk of organisatie eruit – alles wat van belang is voor de vraag.
3. Geef aan welke tone of voice/schrijfstijl wenselijk is: zakelijk of juist informeel, creatief of vooral helder? Vaak is het een beetje spelen en testen welke termen de juiste schrijfstijl opleveren. Je kunt ook eerder geschreven teksten aan de AI-tool voeden als voorbeeld.
4. Beschrijf welk resultaat je verwacht: is dat een artist statement, een onderzoeksplan, rubriek voor je nieuwsbrief, een plan van aanpak? Heb je een idee over het aantal woorden? Hoe concreter, hoe beter.

Vraag de AI-tool tussendoor ook gerust of hij voldoende informatie heeft. In gesprek kom je uiteindelijk vaak tot het beste resultaat. Experimenteer daarbij ook met verschillende termen: het woord jongeren levert bijvoorbeeld een ander resultaat dan youth. Onderzoek wat het beste bij de vraag past en scherp zo steeds verder aan.

Vermeld nooit persoonsgegevens in je opdracht/prompt aan een AI-tool. Wees ook voorzichtig met andere (bedrijfs)gevoelige informatie. Alles wat je in een AI-tool stopt, kan gebruikt worden voor training van het algoritme. Zitten de data er eenmaal in, dan krijg je ze er niet meer uit.

Je bent tevreden over het resultaat van de AI-tool. Ben je nu klaar?

Bijna. Neem eerst het resultaat nog eens kritisch onder de loep. En wel op deze punten:

• AI-tools hallucineren soms. Dat betekent dat ze foutieve informatie produceren. Gebruik je feitelijke informatie? Check dan altijd in andere bronnen of de output van de AI-tool klopt.
• In de data die online staat, zijn vooroordelen aanwezig. Dat betekent dat de output die een AI-tool produceert, bevooroordeeld kan zijn. Blijf zelf altijd kritisch op wat je gebruikt.
• Zorg dat je zeker bent van de kaders die je aan een AI-tool voedt. Zeg niet: schrijf een subsidieaanvraag voor regeling A van fonds B. Zoek liever zélf de actuele criteria of eisen van een fonds of regeling en voed die aan AI. Zo weet je zeker dat je altijd de juiste informatie hebt, en niet de criteria van twee jaar terug. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld deadlines.

Hoe gebruik ik AI praktisch in mijn beroepspraktijk?

Voorbeeld van praktisch stappenplan: fondsenwerving voor een project in de culturele sector

1. Gebruik Perplexity (model: Deep Research) of ChatGPT (Model: Thinking) om relevante fondsen te zoeken:
   • Geef de gegeven achtergrond/context mee.
   • Geef als opdracht mee dat het model ook zoekt naar gemeentelijke of regionale fondsen.
   • Zoek daarnaast óók zélf met een zoekmachine en/of subsidiewijzer!
2. Selecteer zelf een van de fondsen of vraag om advies van de AI-tool.
3. Haal zelf via de website van het fonds de selectiecriteria/eisen op.
4. Voed de achtergrondinformatie én de criteria/eisen van het fonds of de financier aan een AI-tool (ChatGPT of Claude). Denk onder meer aan hoofdstukindeling, belangrijke elementen om te benadrukken enzovoorts. Vraag het AI-model om een subsidieplan uit te werken dat voldoet aan de criteria van het fonds.
5. Voed de opgeleverde subsidieaanvraag aan het AI-model en vraag het model het stuk te analyseren door de ogen van de toetsingscommissie van het fonds: aan welke criteria/eisen voldoet dit subsidieplan goed en welke minder? Laat het plan herschrijven op basis van de uitkomsten van de analyse.
6. Voeg nu gewenste tone of voice en schrijfstijl toe. Dat kun je doen door bijvoorbeeld eerdere teksten met de juiste toon aan het AI-model als voorbeeld, of door gerichte instructies te geven over de toon. (Bijvoorbeeld: zakelijk, creatief, informeel, formeel, of juist formeel met ruimte voor creativiteit en humor).
7. Scherp de tekst handmatig verder aan. De subsidieaanvraag is af en klaar om te versturen.

Op deze manier kun je AI-tools op allerlei manieren gebruiken om de zakelijke kant van je onderneming te ondersteunen. In dit voorbeeld zie je goed dat je altijd zélf na moet blijven denken en output altijd checkt. Ook combineer je het liefst de resultaten van AI met eigen research en zelfgemaakte aanpassingen. Zo kan AI je bijvoorbeeld ook goed ondersteunen bij het maken van een plan om je website te verbeteren, voor een communicatieplan om nieuwe klanten te werven, als sparringpartner voor zakelijk advies of welke andere zakelijke vraag je ook hebt.

Fondsenwerving is breder dan subsidies, ook sponsoring, particuliere giften en samenwerkingen kunnen waardevolle bronnen zijn. AI kan je bij al die vormen helpen met ideeën, onderzoek en het uitwerken van plannen. Bekijk de Culturele Financieringswijzer om te onderzoeken welke geldbronnen bij jou project passen.

De ethische kant van de zaak

Het gebruik van AI levert vragen en discussie op, ook in de cultuursector. Want hoe zit het met het grote verbruik van water en stroom, de uitbuiting van arbeidskrachten en de transparantie van algoritmen? Belangenorganisatie Kunstenbond maakt zich ondertussen hard voor goede wet- en regelgeving rond deze nieuwe technologie, onder andere om de creatieve kracht en het intellectueel eigendom van kunstenaars en creatieven te beschermen.

Hoe ga je zelf goed met AI om? Daarvoor is niet één sluitend antwoord. Maar er zijn wel een aantal afwegingen die je kunt maken. Blijf allereerst actief op de hoogte van wat er speelt. Volg daarvoor niet alleen de mainstreammedia – daar lees of hoor je alleen over extreme voorbeelden. Een goed idee is om je in te schrijven op de nieuwsbrief van DEN. Weeg steeds kritisch af waarvoor je AI wil gebruiken, hoe je dat doet en met welke tool je dat doet. DEN publiceerde er een overzichtelijk artikel over deze ethische dilemma's, de risico's en maatschappelijke impact van AI.

Over DEN

DEN is het kennisinstituut voor cultuur en digitale transformatie. De organisatie heeft één helder doel, en dat is: de cultuursector toekomstbestendig maken met digitale middelen. DEN signaleert trends, ondersteunt innovatie, ontwikkelt kennis, biedt tools om direct mee aan de slag te gaan en organiseert trainingen en workshops vanuit de DEN Academie. Met AI ontwikkelde DEN zelf digitale adviseurs, met wie je 24 uur per dag kunt chatten over marketing, educatie, subsidie, digitale vaardigheden en toegankelijkheid.

Dit artikel verscheen na een Brandstof-webinar over dit onderwerp. Ook deelnemen aan een online sessie over creatief ondernemerschap? Houd onze agenda in de gaten.