Interview Samenwerken in de cultuursector: met alleen dezelfde ambities kom je er niet

Samenwerken klinkt vaak logisch: krachten bundelen, efficiënter werken en meer bereiken. Maar hoe werkt het in de praktijk? Vier Culemborgse cultuurorganisaties sloegen de handen ineen. Wat begon als een gezamenlijke ambitie, ontwikkelde zich tot een proces van uitproberen, bijstellen en soms lastige keuzes. Directeur Joanneke van de Woestijne is met Theater De Fransche School onderdeel van deze samenwerking. Een eerlijk verhaal over ambities, raakvlakken en verschillen tussen lokale cultuurorganisaties.

De geboorte van een samenwerking

Onze afsplitsing van de oorspronkelijke grote groep, viel niet overal goed. Begrijpelijk, maar van de andere kant: het stond iedereen vrij om ons voorbeeld te volgen en te kiezen voor een slimmere samenstelling. Van echte tegenwerking was gelukkig geen sprake, je behoort allemaal tot dezelfde mooie sector.

Heldere rolverdeling

Voor het begeleiden van onze plannen kregen we een projectleider aangeboden via Cultuurfonds Culemborg. Dat leek prettig, alle hulp was welkom. Mijn tip: zorg daarbij voor een heldere rolverdeling. Wij hadden die niet met als gevolg dat onze projectleider zelf een richting uitstippelde en met inhoudelijke ideeën kwam. Enthousiast opperde hij fusies en begon over de oprichting van een stichting. Dat ging ons te snel, daar waren wel nog helemaal niet. Uiteindelijk kwam het goed, maar het was een nuttige les. Achteraf was een rol als gespreksleider voor ons passender geweest.

Verschillen tussen partners: vloek of zegen?

Het doel van ons gelegenheidsgezelschap was samenwerken waar mogelijk. Dat vertaalde zich in vier pijlers om gezamenlijk op te pakken: programmering, sponsorwerving, verhuur en backoffice. Op papier klopte het, maar in de praktijk zagen we al gauw grote verschillen.

Als Theater De Fransche School zijn we een klein gesubsidieerd podium met naast vrijwilligers ook medewerkers in dienst. We hebben kennis in huis van mensen in het veld. De organisatie van De Gelderlandfabriek is redelijk vergelijkbaar.Zij krijgen geen subsidie van de gemeente, maar worden wel geleid door een ervaren directeur uit de sector. Onze organisaties bleken behoorlijk te verschillen van de twee andere partijen. Werk aan het Spoel heeft als stichting een bestuur en een prachtige locatie, maar weinig mensen en kennis in huis. En tot slot de Grote Barbara die destijds als startend podium nog zoekende was naar een eigen koers.

Dezelfde ambitie, verschillende inzet

Terwijl wij wilden praten over samenwerking, ging het bij anderen vooral over opstartkwesties en interne zaken. Daar hadden we echt wel aandacht voor, maar hoever ga je daarin? Het kostte veel tijd die we eigenlijk niet hadden. De samenwerking moest ons allemaal wat brengen. In het begin dacht ik: mooi, onze culturele ambities als podia komen overeen en we doen alles samen, dan is het eerlijk verdeeld. Maar omdat De Gelderlandfabriek en wij de mensen hadden, werd het werk voornamelijk door ons gedaan. Daar knelde het al. We zaten in verschillende ontwikkelingsfasen. De menskracht was verschillend, het tempo ongelijk en dat alles deed ertoe. Wij leerden: met alleen dezelfde ambities kom je er niet. Het liep scheef.

Pijnlijke conclusie

De pijler ‘sponsorwerving’ was een belangrijke hoofdbreker. Omdat het over geld gaat, moet je een verdeelsleutel bedenken. Daar hebben we heel lang over gedaan. Uiteindelijk kwamen we tot de conclusie: met z’n vieren gaat dit niet werken. Pijnlijk, maar wel de realiteit. Toch heb ik er wakker van gelegen. Je moet het bespreekbaar maken voor het groter wordt.

Met twee partijen gingen we verder:Theater De Fransche School en De Gelderlandfabriek. Onze synergie was direct al het grootst geweest. Waarschijnlijk omdat we het meest op elkaar lijken. Samen zetten we de Culemborgse Cultuurcoalitie op en kwamen tot een verdeelsleutel voor sponsorwerving: een derde voor Theater de Fransche School, een derde voor De Gelderlandfabriek en een derde voor gezamenlijke initiatieven in de stad. Zo hebben de anderen er toch baat bij.

Pijlers in de praktijk

De eerste winst in onze samenwerking zat in de programmering. Voorafgaand aan het nieuwe theaterseizoen zijn we om tafel gaan zitten; wat ga jij doen en wat ga ik doen? Daar ontstond vanzelf een logische verdeling. Bij ons zie je vooral cabaret, film en klassieke muziek. Het aanbod van De Gelderlandfabriek is experimenteler en voor een wat jonger publiek. We bleken geen concurrenten, maar konden elkaar juist versterken.

Samen hadden we een vurige wens voor de backoffice: één systeem waar alles in zit. Onze teamleden en bestuursleden vonden daar ook van alles van. Op zich begrijpelijk; een systeemverandering is van grote invloed op je organisatie, maar het bracht veel beren op de weg. Ik besloot de vraag om te draaien: wat is er wél mogelijk? Welke zaken kunnen we eenvoudig delen? Dat bleek het financiële stuk. Nu werken we dus met één boekhouder waar onze twee organisaties onder vallen. We hebben één boekhoudsysteem en zelfs éé begrotingsformat. Omdat dit geen invloed had op de rest van de organisatie, was het vrij snel geregeld.

Voor het verhuren van onze ruimtes, dachten we aanvankelijk aan een gezamenlijke website. Lang verhaal kort: dat bleek helemaal niet nodig. Gewoon simpel naar elkaar doorverwijzen bleek genoeg. Zitten wij vol, dan adviseren we De Gelderlandfabriek en andersom. En het werkt, we verhuren nu aanzienlijk meer.

Ook fijn: als Cultuurcoalitie kunnen we elkaar vertegenwoordigen, dat levert veel tijd op. In deze functie moet je overal je gezicht laten zien: van bijeenkomsten met gemeente en provincie tot een breed scala aan openingen. Dat verdelen we nu, heel efficiënt.

De oogst en geleerde lessen

Door deze samenwerking zijn onze huuropbrengsten gestegen en halen we meer sponsorgeld binnen. Maar de samenwerking levert meer op dan alleen geld. Doordat we niet langer op ons eigen eiland zitten, weten we elkaar beter te vinden en werken we efficiënter. Daarnaast straalt ons partnerschap vertrouwen uit, bezoekers merken dat op.

Wat ik leerde is dat een traject nooit vlekkeloos verloopt. Ook al begin je met een plan, de werkelijkheid pakt vaak anders uit. Dat is ook helemaal niet erg. Durf te erkennen als iets niet werkt, en pas het aan. Voor mij is een samenwerking geslaagd als één plus één drie wordt, dat je samen meer bereikt dan alleen. En soms moet je iets loslaten, daar weet ik inmiddels alles van. Een nieuwe samenwerking is ook spannend; voelt het in het begin nog alsof je iets weggeeft, later zie je dat het vooral veel oplevert.”