Interview Risicomanagement: veel vragen stellen en afspraken maken

Het Stedelijk Museum Schiedam is een museum dat dingen net even anders doet. In 2014 werden ze daar zelfs toe gedwongen. “We zijn sinds 2008 zelfstandig geworden en dan loop je veel risico,” vertelt zakelijk leider Nicole Theeuwes. Ze werkt al ruim 22 jaar bij het museum en vertelt over haar ervaring met risicomanagement.

Het proces van verzelfstandiging maakte Nicole niet mee. Wél vervulde zij in 2008 de rol van plaatsvervangend directeur. “Met de kennis van nu is dat proces niet goed gegaan,” vertelt ze. Want zes jaar later – in 2014 – bleek het slecht te gaan met het museum. “We hadden geen idee hoe een financiële administratie eruit moest zien. We hadden niet de juiste kennis om dat te veranderen. Of het geld om die kennis in huis te halen. We konden zelfs salarissen niet meer betalen. Dus de subsidiegever greep in. Die zegt dan wat je moet doen en ziet erop toe dat het gebeurt.Samen met een transitiemanager heb ik de hele bedrijfsvoering op orde gebracht”, zegt Nicole. “We moesten medewerkers ontslaan en het museum anders organiseren. En inmiddels gaat het heel goed.”

Nicole Theeuwes

Fotocredits: Aad Hoogendoorn

Als museum ben je werkgever, afnemer en beheerder van een collectie en een gebouw. Je loopt op alle niveaus risico.

Wees alert op alle niveaus in de organisatie

Volgens Nicole is risicomanagement alert zijn op alle onderdelen in de organisatie. “Ik ben er dagelijks mee bezig. Als museum ben je werkgever, afnemer en beheerder van een collectie en een gebouw. Je loopt op alle niveaus risico. Als werkgever vraag ik mijzelf bijvoorbeeld af: zijn de contracten in orde? Zijn we goed verzekerd? Hebben we een actieve personeelsvertegenwoordiging? Is de werkdruk niet te hoog? Zijn medewerkers goed geschoold? Dat zijn allemaal vragen die horen bij risicomanagement op het niveau van werkgever zijn,” zegt Nicole. “Het is dus enorm veel geregel. Ik moet bijvoorbeeld een inwerkprogramma maken voor nieuwe medewerkers of contracten herzien met een jurist. En ik hou in de gaten of alles goed gaat en leg verantwoording af. Een andere belangrijke vraag die ik vaak stel is: voldoen we aan de eisen waarvoor we subsidie krijgen?”

Verantwoorden is óók risicomanagement

Ook vragen verzekeraars of fondsen naar de risico’s. “Een verzekeraar vraagt bijvoorbeeld om een risico-inventarisatie, omdat we nieuwe beveiliging hebben. Of fondsen die geld geven, willen een sterkte-zwakte analyse. En ook voor de raad van toezicht maken we een risicomatrix. Uit zo’n matrix komt bijvoorbeeld naar voren dat we in 2016 weinig bezoekers hadden. Dat is een hoog risico en dan noteer je de impact, kansen en maatregelen. We zijn toen een nieuwe koers ingeslagen. We wilden ons onderscheiden als museum en Schiedammers betrekken bij het museum. Vervolgens keken we of dat effect had. Binnen twee jaar ging onze bezoekerservaring van een 7,5 naar een 8,5. Dan zie je: onze nieuwe strategie werkt.”

Binnen twee jaar ging onze bezoekerservaring van een 7,5 naar een 8,5. Dan zie je: onze nieuwe strategie werkt.

Werk samen met experts en besteed de financiële administratie uit

Wat ook goed werkt is om de hele financiële administratie uit te besteden aan een extern bureau. “Hiermee voldoen we aan de regels én voorkomen we verrassingen. We nemen een pakket af van mensen met verschillende kennis. De één maakt voor ons een rapportage voor de raad van toezicht, de ander is controller en nog iemand anders houdt de liquiditeit in de gaten. Dat is ontzettend handig. Wat zij doen moet elk jaar gebeuren, maar wij kunnen dat niet zelf uitvoeren, omdat kennis ontbreekt. En omdat deze taken geen hele banen zijn,” vertelt Nicole. “De controller hebben we bijvoorbeeld voor maar vier uur in de maand nodig.”