Interview Over goed toezicht: leg de basis als de zon schijnt
Het afgelopen jaar is door de sector hard gewerkt aan een update van de Governance Code Cultuur. Met een online peiling, rondetafelgesprekken en een congres zijn praktijkervaringen, kennis en ideeën opgehaald. Het traject werd begeleid door een begeleidingscommissie van experts uit de sector die kritisch meekeken. Met drie van deze experts blikken we vooruit: hoe helpt de vernieuwde code bestuurders en toezichthouders bij hun werk?
Het overkwam hem laatst nog. Bedrijfskundige Paul Adriaanse – onder meer directeur onderwijs voor professionals bij Universiteit Utrecht – zag dat zijn werkgever een opdracht wilde neerleggen bij het Utrechtse theatergezelschap Het NUT. Geen punt, zou je zeggen. Behalve dat Paul als voorzitter van het bestuur nauw betrokken is bij dit gezelschap. “Daar ben ik meteen transparant over geweest. Ook van de financiële afspraken hield ik me afzijdig. Alles om de schijn van tegenstrijdig belang te voorkomen.”
Het is een voorbeeld dat wat hem betreft goed laat zien hoe je de Governance Code Cultuur in een organisatie zou moeten gebruiken. Door de principes uit de code te kennen, weet je wat je als toezichthouder te doen staat. Paul: “Goed toezicht richt je in als de zon schijnt: dan leg je de basis. En niet pas als dingen je beginnen te ontglippen of anders lopen dan gewenst.”
Breder dan alleen directeur en toezichthouder
De Governance Code Cultuur bestond altijd al uit acht principes, en die basis is gebleven. Wel zijn zaken geactualiseerd: er is bijvoorbeeld meer aandacht voor ecologische duurzaamheid en voor sociale veiligheid. Als je het Jaike Bakker vraagt, is de code nu handzamer, makkelijker leesbaar en daardoor bruikbaar voor grote en kleinere organisaties.
Terwijl Jaike – harpiste en werkzaam bij het Koninklijk Conservatorium Den Haag en bij het Conservatorium van Amsterdam – de afgelopen maanden meedacht over de Governance Code Cultuur kwam ze tot een belangrijk inzicht: de code wordt nog te vaak gezien als iets tussen het bestuur en de raad van toezicht. “En dat is onterecht, vind ik. Het gaat juist ook over de cultuur ín de organisatie en of de artistieke kern centraal staat.”
Als toezichthouder – Jaike is zelf betrokken bij Theater Orpheus en Muziekgebouw aan 't IJ – is het belangrijk om juist ook de organisatie goed te leren kennen. “En dat lukt niet alleen door gesprekken met de directeur-bestuurder of tijdens die vier of zes keer per jaar dat je als raad met elkaar vergadert”, merkt Jaike op. In de code is daar nu meer aandacht voor. “Door een warme relatie met bijvoorbeeld de ondernemingsraad en door zelf regelmatig naar producties te gaan, snap je beter wat er speelt. En waarom bijvoorbeeld die ene verbouwing nodig is, of waar het kan wringen tussen mensen.”
Grondige gespreksleidraad
De begeleidingscommissie boog zich de afgelopen maanden over een aantal dilemma’s: moest de Governance Code Cultuur korter of juist uitgebreider?
Harmen van der Hoek (zakelijk directeur Club Roni & Guy en NITE en toezichthouder bij het Drents Museum): “Vanuit de sector hoorden we dat sommige organisaties juist op zoek waren naar een uitgebreider document, een soort checklist om aan te voldoen”, vertelt hij. “Maar er waren ook organisaties die juist meer behoefte hadden aan een wat abstracter document met richtlijnen.” De code is vooral het laatste: een leidraad. De reden daarvoor is simpel: een dichtgetimmerd document zou niet passen bij de grote diversiteit aan organisaties in de cultuursector. Het is onmogelijk om iedereen over één kam te scheren.
Harmen: “De code helpt raden van toezicht en bestuurders vooral om hun rol en verantwoordelijkheden te leren kennen en te weten wat ze in welke situatie moeten doen.” Een belangrijke toevoeging aan de geactualiseerde code is wat Harmen betreft de aanbeveling om als organisatie te werken aan een toezichtkader. “Toezicht gaat in de cultuursector om: laten zien dat je verantwoordelijk omgaat met gemeenschapsgeld. Met een toezichtvisie of toezichtkader maak je de leidraad van de code concreet voor je eigen organisatie en beschrijf je welke waarden je samen belangrijk vindt. Dat zorgt voor duidelijkheid in de organisatie en vertrouwen bij externe stakeholders, zoals fondsen en andere financiers.”
Spiegel voor rollen en relaties
Nu is er dus een vernieuwde Governance Code Cultuur. Maar wat moet je daar als culturele organisatie mee? Paul: “Het is belangrijk dat je als organisatie een handelingsrepertoire ontwikkelt; dat je weet hoe te handelen als dat nodig is. Deze herziene code is misschien wel hét moment om de afspraken daarover opnieuw scherp te stellen.” De code is geen wettelijke verplichting, vervolgt hij. “Ga dit lezen met elkaar. Praat erover: hoe doen we dit in onze organisatie?” Harmen: “Ik hoop dat deze herziening opnieuw het gesprek aanwakkert in de organisatie over de manier waarop het toezicht is ingericht: wat heb je als directeur en toezichthouder van elkaar nodig en hoe houd je de code top of mind?”
De drie toezichthouders zijn het erover eens: ze laten de code in hun werk zelf regelmatig als praatstuk terugkeren, tijdens vergaderingen en bij de jaarlijkse zelfevaluatie. Zo blijft de focus scherp. Jaike: “Dit document gebruik ik als spiegel: hier staat dit, wat zegt dit over ons? Doordat het een gespreksleidraad is, helpt het ook om moeilijkere onderwerpen aan te kaarten.” Tijdens het congres over de Governance Code Cultuur suggereerde iemand om de verschillende principes om en om terug te laten komen tijdens de vergaderingen van de raad van toezicht. Jaike: “Dat kan een goede manier zijn om de code te integreren in de werkwijze van de raad. Door op deze manier met elkaar in gesprek te blijven, werk je uiteindelijk fijner samen. En heeft weer een positief effect op de kern van de organisaties: dat waarvoor je artistiek gezien op aarde bent.”