Skip naar content
Skip naar content

Ervaringsverhaal Gestructureerd zicht krijgen op het totaalplaatje met de Zelfevaluatiescan voor bestuur en raad van toezicht

Regelmatig de rol en het functioneren evalueren van bestuur of raad van toezicht is nodig om scherp te blijven. Met een zelfevaluatie kijk je namelijk niet alleen terug, maar juist ook vooruit. Wat gaat goed, wat kan beter? En hoe bereiken we dat met elkaar? De Zelfevaluatiescan van Cultuur+Ondernemen helpt het gesprek te structureren. De voorzitters van een bestuur en van een raad van toezicht van twee verschillende culturele organisaties vertellen over hun ervaringen met een onbegeleide zelfevaluatie aan de hand van de Zelfevaluatiescan.

Imagine IC

Imagine IC is een erfgoedorganisatie die vanuit Zuidoost werkt aan het collectieve geheugen van Amsterdam. Het bestuur deed in mei dit jaar een zelfevaluatiescan. Voorzitter Amy Koopmanschap:

portretfoto Amy Koopmanschap
Amy Koopmanschap, voorzitter bestuur Imagine IC


“Je bent als bestuur altijd wel bezig met de organisatie. Dat geldt zeker voor ons. We zitten toch in een soort niche: Imagine IC is geen traditionele erfgoedinstantie, maar een organisatie die participatief werkt in en met de buurt en zich daarbij richt op meerstemmige erfgoed gesprekken. Daarnaast werken we ook steeds aan de manier waarop deze gesprekken gevoerd zouden moeten worden. Daardoor is het soms lastig uitzoomen: wat zijn de langere lijnen, en hoe zorgen we dat we daar komen? Zeker de afgelopen jaren was dat voor ons het geval, door corona en door de langdurige ziekte van onze directeur. Dat vraagt om veel regelwerk, waardoor je bijna niet aan het besturen zelf toekomt.”

Voeding voor gesprek

“We zijn een kleine, ambitieuze organisatie. We willen veel. Teveel, misschien wel, zeker voor het aantal mensen dat hier werkt. Na die bewogen jaren is het tijd de klokken weer gelijk te zetten. Ons functioneren en het functioneren van de organisatie goed doorlichten. En daar ook actiepunten aan te koppelen. De zelfevaluatiescan is daar een goed middel voor.

Iedereen vult een vragenlijst in, individueel. De gebundelde uitkomsten van al die vragenlijsten zijn vervolgens voeding voor het gesprek. We hebben op basis van alle input thema’s gedestilleerd, voor verdere bespreking in het bestuur. Per thema was één bestuurslid in de lead.”

Het waren allemaal zaken die we al wel wisten, maar waar we nog niet actief genoeg aan werkten.
vogelperspectief - Imagine IC - Opening tentoonstelling - Herdenken op gevoel © Les Adu 2017-35
Imagine IC - Opening tentoonstelling - Herdenken op gevoel - © Les Adu

Structureel oog voor de rode draad

“De belangrijkste uitkomst? Dat is dat we goed gebruik moeten maken van de mensen met bepaalde profielen en netwerken in ons bestuur en organisatie. Voor Imagine IC is het netwerk om de organisatie heen onmisbaar om ons werk te kunnen doen. De Ghanese gemeenschap is bijvoorbeeld groot, hier in Amsterdam Zuidoost. Maar er is geen vertegenwoordiging in onze organisatie. Als er een vacature openstaat zullen we daar straks op letten.

Naast de vaste vergaderingen die door het jaar heen gepland staan, organiseren we nu ook twee keer per jaar een moment om bij de strategie stil te staan. Hoe staat het ermee? Wordt de kennis die we in huis hebben goed gebruikt? En welke ontwikkelingen zien we in het erfgoedveld? Ook is er in de agendering specifieke aandacht voor de portefeuilles van de bestuursleden.”

bezoeker Imagine IC bekijkt dia's tijdens tentoonstelling Kempering
Bezoeker Imagine IC bekijkt dia's tijdens tentoonstelling Kempering

Het totaalplaatje in beeld

“De zelfevaluatie heeft voor veel inzichten gezorgd. Het waren allemaal zaken die we al wel wisten, maar waar we nog niet actief genoeg aan werkten. Door er samen over in gesprek te gaan, gebeurt dat nu wel. Doordat je met de zelfevaluatiescan alle relevante onderwerpen aanraakt, weet je ook zeker dat je niets mist.

De volgende zelfevaluatie met ons bestuur staat over twee jaar op de planning. Mijn tip aan andere bestuurders zou zijn om tóch te investeren in een begeleide zelfevaluatie. Een extern adviseur neemt je werk uit handen. En belangrijker nog: doordat iemand van buitenaf kritische vragen stelt, duik je als bestuursleden samen nóg meer de diepte in. Hier kun je gerust geld voor uit trekken.”

Scholen in de Kunst

Scholen in de Kunst zorgt voor cultuureducatie in de gemeenten Amersfoort, Soest en Leusden. De raad van toezicht deed deze zomer haar jaarlijkse evaluatie, met de zelfevaluatiescan. Voorzitter Koos Koolstra:

portretfoto Koos Koolstra, voorzitter raad van toezicht Scholen in de Kunst
Koos Koolstra, voorzitter raad van toezicht Scholen in de Kunst


“Evalueren staat bij ons jaarlijks op de planning. Het ene jaar doen we dat met begeleiding, het andere jaar zonder. Het is belangrijk om zo regelmatig met elkaar te bekijken of we nog functioneren zoals we willen functioneren. En of er zaken anders of beter moeten. De zelfevaluatiescan is daar een objectief middel voor. Ieder vult de vragenlijst zelf in, in alle rust, onafhankelijk van de andere leden. Zo kun je elkaar niet beïnvloeden en weet je dat je aan het eind het totaalplaatje te pakken hebt.”

Focus op commitment

“Bij het bespreken van de uitkomsten van de zelfevaluatiescan nemen twee leden van onze raad van toezicht de leiding. Zij bereiden de vergadering voor en agenderen thema’s voor bespreking. Door die rol te laten rouleren, dragen we het goed functioneren van de raad van toezicht met zijn allen. Plus: er is ook een hoofdstuk over mijn rol als voorzitter. Doordat anderen dit voorbereiden, is de bespreking daarvan zuiverder.

Werk van cursist Scholen in de Kunst, diversiteitsweek 2021 – fotograaf Henry Krul
Werk van cursist Scholen in de Kunst, diversiteitsweek 2021 – fotograaf Henry Krul

Het toezichthouderschap is niet zomaar een functie. Het vraagt om toewijding en inzet, ook buiten de vier of vijf vergaderingen per jaar om. Dat betekent dat je regelmatig activiteiten bezoekt, dat je weet wat er in de organisatie speelt. Als je alleen van de bestuurder afhankelijk bent, kun je hem nooit kritisch bevragen. En dit komt dus ook steeds in de zelfevaluaties terug. We hebben nu gezegd: iedereen bezoekt minimaal twee keer per jaar een activiteit, en brengt daar verslag van uit tijdens de vergadering: wat viel op, wat zou anders kunnen?”

Als toezichthouder ben je verantwoordelijk. Het is dus heel belangrijk om steeds bij elkaar te toetsen: snapt iedereen waar het over gaat?

Het mag schuren

“Wat we in onze raad nog missen, is een ontregelaar. Iemand die prikkelende vragen stelt, zorgt dat het net even wat meer schuurt. Als er straks een vacature komt, letten we daarop. Dat is één van de verbeterpunten die uit de zelfevaluatie komt. Sommige zaken gaan op de agenda, anderen spreken we met elkaar af. Zo moeten we aandacht blijven houden voor vragen die niet gesteld worden. Bij een raad van toezicht speelt dat regelmatig; dat zijn vragen die iemand niet stelt om diegene het misschien een domme vraag vindt. Terwijl: we hebben het over complexe zaken – financiën, bedrijfsvoering – je kunt niet alles meteen begrijpen. Maar als toezichthouder ben je wél verantwoordelijk. Het is dus heel belangrijk om steeds bij elkaar te toetsen: snapt iedereen waar het over gaat?”

groepje kinderen tijdens theatervoorstelling Scholen in de Kunst - fotograaf Henry Krul
Groepje kinderen tijdens theatervoorstelling Scholen in de Kunst - fotograaf Henry Krul

De juiste rollen geregeld

“De structuur van om het jaar mét extern adviseur en de andere jaren zonder evalueren, werkt voor ons goed. De adviseur die ons vorig jaar hielp – Marianne Luyer – komt de komende jaren bij ons terug. Ze kent de organisatie en kan ons zo nog beter voorzien van advies. Daarnaast is ze nu ook extern vertrouwenspersoon. Als er een conflict ontstaat tussen leden onderling, of tussen bestuurder en leden of voorzitter, kan zij bemiddelen.
Als ik een tip mee mag geven aan andere bestuurders, is het dat wel. Ook als het nog niet nodig is, zoals in ons geval, geeft het wel veel rust als het geregeld is.”

acterende kinderen tijdens theatervoorstelling Scholen in de Kunst - fotograaf Henry Krul
Acterende kinderen tijdens theatervoorstelling Scholen in de Kunst
- fotograaf Annemoon van Hemel

Over de Zelfevaluatiescan

De Zelfevaluatiescan is speciaal ontwikkeld voor de cultuursector als een tool bij de evaluatie van het bestuur of raad van toezicht. De vragenlijst sluit volledig aan bij de Governance Code Cultuur. Meer informatie over de Zelfevaluatiescan en hoe je deze aanvraagt, vind je hier.