Artikel Advies of steun nodig? Mores is er ook voor toezichthouders en bestuurders

Bestuurders zijn als werkgever verantwoordelijk voor het creëren van een veilige werksfeer; toezichthouders zien daarop toe. In de vernieuwde Governance Code Cultuur is dat nog explicieter benoemd. Maar in de dagelijkse praktijk is het invullen van die belangrijke rol aardig complex, weet Annabel Heijen als directeur van Mores. Mores is het advies- en steunpunt sociale veiligheid en grensoverschrijdend gedrag voor organisaties, werkenden en studenten in de culturele, creatieve en mediasector. En dus ook voor toezichthouders en bestuurders. In dit artikel vertelt ze wat Mores voor hen kan betekenen.

Stel: ik ben bestuurder of toezichthouder, en ik wil de sociale veiligheid in mijn organisatie bewaken. Waar begin ik?

“Mijn advies is: zorg dat je het aan de voorkant goed geregeld hebt. Werk dus preventief. Op onze website vind je een stappenplan met uitleg over hoe je dit kunt organiseren. Hier lees je bijvoorbeeld praktische tips voor de belangrijkste vragen, zoals: hoe maak je ruimte voor open gesprekken op de werkvloer? Hoe organiseer je inspraak? En: hoe richt je verschillende protocollen in?

Tegelijkertijd weet ik: de praktijk kan lastig zijn, óók als je alles hebt gedaan om ongewenst gedrag te voorkomen. Het is vaak schrikken als er toch iets gebeurt. Bijvoorbeeld wanneer je als toezichthouder een onveilige sfeer in de managementlaag van de organisatie signaleert. Hoe ga je daar vanuit jouw rol goed mee om? We hebben ook daarvoor een stappenplan – ‘Omgaan met signalen’ – dat je meeneemt in de belangrijkste vragen.

Het mooist is als toezichthouders en bestuurders sociale veiligheid in de organisatie bespreken, nog voor er iets speelt. Niet alleen om te weten wat er moet gebeuren, maar ook om het er rustig met elkaar over te hebben: wat vinden we van deze werkwijze? Herkennen we ons hierin als organisatie? Hoe zouden we dit in de praktijk uitvoeren?”

Wat is je belangrijkste tip op dit gebied?

“Het belangrijkste is – we hadden het er net al over – praat hierover met elkaar, juist als er geen melding of signaal is. En niet een keer, maar laat sociale veiligheid en ongewenst gedrag regelmatig als bespreekpunt terugkomen, bijvoorbeeld tijdens vergaderingen van

de raad van toezicht. Geef een van de toezichthouders sociale veiligheid in de portefeuille. En bespreek ook eens hoe je binnen de raad met elkaar wilt samenwerken, hoe je daar zorgt voor sociale veiligheid.

Sociale veiligheid is geen vinkje dat je zet voor de accountant of subsidieverstrekker; je moet ervoor zorgen dat het onderwerp onderdeel wordt en blijft van de cultuur in de organisatie. En dat doe je door erover in gesprek te blijven met elkaar.”

Mores heeft dus tools die toezichthouders en bestuurders op weg helpen: een gericht op preventie en de ander voor hoe om te gaan met signalen. Waar kunnen ze terecht met specifieke adviesvragen?

“Ook bij Mores. Als toezichthouders en bestuurders met ons willen sparren over dit soort onderwerpen, kunnen ze contact opnemen met ons loket. We denken dan mee en verwijzen eventueel door, bijvoorbeeld wanneer een organisatie behoefte heeft aan langdurigere begeleiding.”

Wat als een toezichthouder of bestuurder zélf te maken krijgt met onwenselijk gedrag?

“Dan kun je, als je wil, contact opnemen met een van onze vertrouwenspersonen. Dat geldt overigens ook als er een melding over jou als bestuurder of toezichthouder is gedaan. De vertrouwenspersoon bespreekt vervolgens waar behoefte aan is: een luisterend oor of de mogelijkheden inventariseren?

Goed om erbij te zeggen: Mores is geen meldpunt. Een melding doe je uiteindelijk bij de organisatie, de politie of een andere instantie. Maar de vertrouwenspersoon kan je daar wel bij ondersteunen, of bijvoorbeeld informeren over een klachtenprocedure. Ook is de vertrouwenspersoon geen bemiddelaar. De vertrouwenspersoon is er puur en alleen voor de beller. Een belangrijk verschil ten opzichte van de (externe) vertrouwenspersoon van de organisatie is dat onze vertrouwenspersonen niet terugrapporteren naar de organisatie, maar verder is de rolafbakening gelijk. Naar de vertrouwenspersonen van Mores kan iedereen uitreiken, zolang je maar werkt in de culturele, creatieve of mediasector.”

Zijn er voorwaarden verbonden aan steun of advies vanuit Mores?

“Nee, behalve dan dat je in een van die sectoren werkzaam moet zijn. Iedereen voor wie dit van toepassing is, kan bij ons terecht. Grote organisaties, kleine organisaties, studenten, freelancers, werknemers. Onze tools schrijven we zo dat ze voor iedereen bruikbaar zijn. En met onze adviesgesprekken kunnen we het advies waar nodig nog verder toespitsen op de unieke situatie bij een organisatie. Neem dus gerust contact met ons op!”