Ons advies voor Structurele inkomsten

De organisatie waarin je werkt, wil structureel inkomsten genereren. Zodat je een stabiele financiële basis legt en niet altijd voor elk project opnieuw financiering hoeft te regelen. Zo heb je meer zekerheid dat projecten kunnen doorgaan. Daarnaast is het dan ook minder risicovol om personeel voor vast aan te nemen, een (permanente) plek te huren of te investeren in productiemiddelen of een verbouwing. Maar hoe kom je aan structurele inkomsten? We helpen je graag vooruit!

Op weg naar structurele inkomsten

Er zijn verschillende manieren waarop je organisatie kan toegroeien naar meer structurele inkomsten. Je kunt met een verdienmodel eigen inkomsten genereren of toegroeien naar een meerjarige subsidie, of door langdurige relaties aan te gaan met financiers en leveranciers.

1 - Verdienmodel

Met een goed verdienmodel werk je toe naar structurele inkomsten. Dan hoeft je organisatie niet meer continu op zoek te gaan naar financiering voor projecten, en heb je misschien helemaal geen extra financiering meer nodig. Bijvoorbeeld omdat je uiteindelijk voldoende inkomsten ontvangt uit de ticketverkoop, of de verkoop van jullie producten of diensten.

Je organisatie kan ook een eigen horecagelegenheid of winkel inrichten. De inkomsten die je hiermee genereert, kun je gebruiken voor de organisatie als geheel. Ook de vraag naar digitaal cultuuraanbod groeit en dat biedt nieuwe mogelijkheden om structurele inkomsten te genereren of bijvoorbeeld rechten vast te zetten in een NFT.

Meer weten over het maken van een verdienmodel? Lees verder in het dossier Verdien- en businessmodel

Heeft je organisatie een eigen verdienmodel met commerciële inkomsten, en wil je daarnaast een meerjarige subsidie aanvragen? Dan kun je een aparte bv overwegen voor deze activiteiten. Door ze te scheiden van jullie andere inkomsten uit het culturele programma, zien subsidieverstrekkers op welke manier hun geld bijdraagt aan de organisatie. En hoeveel de commerciële inkomsten opleveren voor jullie programma. Daarnaast is het met een aparte bv minder erg voor je organisatie als de commerciële inkomsten plotseling stoppen.

2 - Meerjarige subsidie

Passen de activiteiten van je organisatie in een landelijk, provinciaal of gemeentelijk cultuurbeleid? Of bij de doelen van een privaat fonds? Dan kun je soms een meerjarige subsidie of bijdrage aanvragen en vormt dus een goed fundament voor structurele inkomsten. Je vindt de meerjarige subsidie in twee vormen:

De meeste meerjarige subsidies worden ruim van tevoren aangekondigd. Je kunt je dus tijdig verdiepen in de uitgangspunten van de regeling. En waar de aanvraag aan moet voldoen. Ook vind je op websites vaak heldere informatie over de gehele procedure.

Hoe vraag je een meerjarige subsidie aan?

Een subsidieverstrekker of fonds wil weten wie je bent, wat jullie missie is en wat je organisatie gaat doen met het geld. Onderdeel van de aanvraag is daarom ook vaak jullie beleidsplan voor de komende jaren. Niet alleen belangrijk voor de financier, maar ook voor je organisatie: twee vliegen in een klap! Neem de volgende punten in ieder geval mee in je aanvraag:

1. Geef een goed beeld van het trackrecord en ontstaansgeschiedenis van je organisatie. Dat zijn de dingen die jullie in het verleden hebben gedaan, bijvoorbeeld geslaagde projecten of een succesvolle investering. Soms vraagt een financier ook dat je de resultatenrekening laat zien van een ‘referentiejaar’, een jaar dat maatgevend is voor andere jaren.
2. Leg uit hoe jullie organisatiestructuur eruitziet en welke competenties jullie in huis hebben. Financiers willen zeker weten dat hun geld in de juiste handen is. Bekijk de Governance Code Cultuur voor meer informatie over goed bestuur en toezicht in de cultuursector. Ook de Code Diversiteit & Inclusie en Fair Practice Code zijn belangrijke aandachtspunten.
3. Vertel wat jullie visie is voor de komende jaren. Die gaat over jullie activiteiten en programmering, maar ook over de ontwikkeling van de organisatie, het opleiden van werknemers, samenwerking met andere partijen of een versterking van het bestuur.
4. Laat zien waarom je organisatie onderscheidend is vergeleken met andere culturele organisaties. Je hebt veel concurrentie, dus het is van belang om ‘boven het maaiveld’ uit te steken en duidelijk te maken wat je organisatie bijdraagt, uniek maakt, voor de culturele infrastructuur in de stad, regio of land.

Vaak kun je vooraf of tijdens de aanvraag langskomen om jezelf te presenteren. Doe dit vooral. Bij sommige subsidieverstrekkers en fondsen geldt hoe beter zij je kennen, des te groter je kansen worden. Ook kunnen zij vooraf waardevolle input geven voor het schrijven van je aanvraag.

Eindverantwoording meerjarige subsidie

Als een financier jullie een meerjarige subsidie of bijdrage heeft toegezegd, ben je nog niet klaar. Jaarlijks moet je namelijk een overtuigende eindverantwoording maken, met publicatie van een jaarrekening en jaarverslag. Soms moet je een accountantsverklaring geven, omdat de subsidie of bijdrage boven een bepaald bedrag uitkomt of die specifieke vragen van de financier beantwoordt. Verdiep je dus goed in de eisen voor de eindverantwoording.

De stap naar meer structurele inkomsten vereist vaak eenmalige investeringen van de organisatie, bijvoorbeeld voor ontwikkeling of testen van een nieuw verdienmodel, of het versterken van competenties en vaardigheden van de organisatie. Soms stellen overheden of fondsen daar budget voor beschikbaar. Idee is dat je met een eenmalige subsidie of bijdrage de inkomsten van je organisatie structureel kan verbeteren.

3 - Langdurige samenwerking

Naast een verdienmodel en een meerjarige subsidie of bijdrage, kun je ook kijken of je structureel relaties kan aangaan met andere (bestaande) financiers. Bijvoorbeeld een sponsor die zich voor meerdere jaren aan jullie organisatie wil binden. Of een vriend of mecenas die zich in de vorm van een periodieke schenking voor minimaal vijf jaar aan de organisatie verbindt. Daarmee bouwt je organisatie aan die stabiele basis met meer zekerheid over de inkomsten.

Maar denk ook aan leveranciers of je verhuurder. Naarmate je zekerder bent van je structurele inkomsten kan je met hen langere contracten sluiten en daarmee je kosten verlagen. Zo’n samenwerking kan voor beide partijen van waarde zijn: een win-win dus!

Kortom, verdiep je in de financiers en andere stakeholders van je organisatie om hun belangen te ontdekken. Kijk waar de vertrouwensband al sterk is. Het helpt ook om een zorgvuldige stakeholderanalyse te maken. Gebruik hiervoor de tool Stakeholderanalyse.

Veel culturele instellingen hebben een ‘vrienden van’-stichting opgericht, om de zogenaamde ‘geoormerkte gelden’ (subsidies, bijdragen van fondsen, sponsoring, eigen inkomsten) te scheiden van ‘ongeoormerkte gelden’ (giften, periodieke schenkingen en legaten van vrienden en mecenassen). Door niet-geoormerkte inkomsten in een zogenaamde steunstichting onder te brengen plaatst je organisatie deze buiten de directe invloedsfeer van overheden en fondsen en creëert de instelling een buffer die je over de jaren ten gunste kan laten komen aan de activiteiten.

Voorbeeld uit de praktijk

Hoe werkt FAAM Utrecht aan een diverse financieringsmix met structurele geldstromen?

FAAM Utrecht koppelt kunstenaars en wetenschappers aan elkaar en regisseert zo interdisciplinaire samenwerkingen. Ze werken in opdracht en autonoom. De organisatie verdient geld via de betaalde klussen, en is voor de autonome kant afhankelijk van alternatieve bronnen, zoals subsidies. Een diverse financieringsmix met structurele geldstromen uit zowel private als publieke bronnen is hierbij onmisbaar.

Hieronder zie je hoe de financieringsmix van FAAM Utrecht er in 2023 uitzag:

Fundament voor de organisatie

FAAM Utrecht ontstond zonder perfect omlijnd plan of jarenlange strategie. In het begin gaf dat flexibiliteit en vrijheid om te ontdekken en te experimenteren. Toen ze hun toegevoegde waarde scherp in beeld hadden, investeerden ze in professionalisering. Zo volgde oprichter Annette Knol een ontwikkelprogramma. En werkt op projectbasis een klein betaald team bij FAAM Utrecht. Op deze manier ontstond een stevig fundament om de organisatie verder te ontwikkelen:

Bouw je aan structurele inkomsten uit betaalde opdrachten? Onderzoek dan goed welke organisaties bij jouw werk passen. Een passende match vergroot de kans dat een opdrachtgever na afloop terugkeert met een nieuwe opdracht. Een stakeholderanalyse kan je hierbij helpen.

Toen we via via bij de GGD terechtkwamen, hadden we geen idee van wat ons werk waard was. Ook niet in euro’s. Nu weten we dat beter, en durven we steeds realistischere prijzen te stellen. - Annette Knol, oprichter FAAM Utrecht

Het voorbeeld van FAAM Utrecht laat zien dat het bouwen aan een diverse financieringsmix met structurele geldstromen loont. Het geeft stabiliteit: de zakelijke en artistieke doelen blijven in balans en er is risicospreiding. Dit geeft ruimte om te werken aan een strategie voor de langere termijn. Lees hier het volledige artikel over FAAM Utrecht waarin oprichter Annette Knol 4 inzichten deelt.