Verdieping Culturele Business Dag - Toezicht houden in roerige tijden

Hoe houd je toezicht wanneer verandering een constante factor is? Directeuren en toezichthouders van twee culturele organisaties delen waardevolle inzichten uit de praktijk.

Dit artikel is geschreven naar aanleiding van de derde Culturele Business Dag, die op 11 maart 2021 plaatsvond als livestream vanuit Felix Meritis. Het thema: toezicht houden in roerige tijden.

Toezichthouden in crisistijd: lessen uit een bewogen jaar

Wat als je organisatie onbedoeld het middelpunt wordt van ophef in de media? Of wanneer de inkomsten plotseling vrijwel volledig wegvallen? Wat als grote veranderingen moeten plaatsvinden binnen zeer korte tijd? Tijdens een crisis is goede samenwerking tussen directie en toezichthouders van culturele organisaties van groot belang. Het afgelopen jaar was bewogen, met de coronacrisis en sociaal-maatschappelijke bewegingen zoals Black Lives Matter, #MeToo en de opkomst van call-out- en cancelcultuur. Het toonde aan hoe belangrijk het is om, ook als culturele instelling, goed voorbereid te zijn op crisissituaties.

Tijdens de Culturele Business Dag zijn twee voorbeelden besproken die vroegen om een nieuwe dynamiek tussen directie en toezichthouders. Museum Het Rembrandthuis zag door de coronacrisis in één klap de belangrijkste inkomstenbron wegvallen. Een ingrijpende reorganisatie bleek noodzakelijk. De fototentoonstelling BredaPhoto verwijderde een kunstinstallatie na felle, internationale kritiek. Hoe ga je met ongekende en onvoorspelbare situaties om? De directeuren en toezichthouders blikken terug.

Rembrandthuis: snel ingrijpen bracht rust

Lidewij de Koekkoek, directeur van Museum Het Rembrandthuis, zag haar werk tijdens de coronacrisis vlug veranderen in dat van een crisismanager. Het museum is voor 75 procent afhankelijk van eigen inkomsten, met name van buitenlandse bezoekers. Toen deze wegvielen – en langdurig ook – moesten snel ingrijpende keuzes worden gemaakt om de toekomst van het museum te waarborgen. Maarten Feilzer, voorzitter van de raad van toezicht, schakelde naar eigen zeggen snel van ‘toezichtmodus’ naar ‘meedenk- en supportmodus’. Het contact tussen toezichthouders en directie werd intensiever.

Het grillige verloop van de crisis zorgt voor grote onzekerheid. Door met scenario’s te werken en ingrijpend te bezuinigen, is rust gecreëerd. Het ‘Meesterplan’ voor de vernieuwing en uitbreiding van het museum is op de lange baan geschoven.

Laat stokpaardjes vallen en sta achter de directie, maar zonder op de directeursstoel te willen zitten

De goede dynamiek tussen directie en toezichthouders hielp bij het maken van lastige beslissingen. Koekkoek had naar eigen zeggen veel aan haar raad van toezicht: deze vormde een klankbord en was altijd beschikbaar. Ook de persoonlijke aandacht – de vraag hoe het ging met haar en het team – stelde ze op prijs. Feilzer merkt op dat de crisis de culturele sector veel acuter raakt dan het bedrijfsleven, en dat er veel hardere keuzes gemaakt moeten worden. Zijn les: laat stokpaardjes vallen en sta achter de directie, maar zonder op de directeursstoel te willen zitten.

Het crisisteam van BredaPhoto

De tweejaarlijkse fototentoonstelling BredaPhoto kreeg in april 2020 voor het eerst een directeur. Fleur van Muiswinkel trad aan midden in de coronacrisis. In september kon de tentoonstelling – precies tussen twee lockdowns in – doorgang vinden. Na een succesvolle start ontstond er al snel ophef over het werk Destroy my Face, een installatie van kunstenaar Erik Kessels in een skatehal: het zou vrouwonvriendelijk zijn. Een online petitie om het werk te verwijderen kreeg binnen korte tijd duizenden internationale steunbetuigingen. BredaPhoto moest snel reageren.

Tijdens deze crisis was het contact tussen Van Muiswinkel en bestuursvoorzitter Bart Straatman intensief: ze belden iedere ochtend én avond om de situatie te bespreken. Ook tuigden ze een crisisteam op, waarin ook de curator, communicatiemedewerker en twee bestuursleden zaten.

Crises zijn moeilijk te voorspellen, maar het helpt enorm als er heldere protocollen klaarliggen op het moment dat er onder tijdsdruk grote beslissingen genomen moeten worden.

Toen de sponsoren van de skatehal zich terug dreigden te trekken, werd de druk te hoog: de skatehal besloot Destroy my Face te verwijderen. Bij gebrek aan een alternatieve locatie besloot BredaPhoto het werk niet te tonen. Van Muiswinkel voelde zich in deze lastige keuze gesteund door het bestuur. Terugkijkend was het crisisteam een goede zet, maar er waren zeker verbeterpunten. Zo waren er geen crisisdraaiboeken. Een gouden tip dus voor directies en toezichthouders: zorg ervoor dat dit op orde is. Crises zijn moeilijk te voorspellen, maar het helpt enorm als er heldere protocollen klaarliggen op het moment dat er onder tijdsdruk grote beslissingen genomen moeten worden.

Wees voorbereid, blijf in contact

Directies en toezichthouders zijn de afgelopen tijd nader tot elkaar gekomen – hopelijk is dat een blijvende ontwikkeling. Doorgaans is weinig zichtbaar van dat contact. In deze editie van de Culturele Business Dag gaven bestuurders en toezichthouders een kijkje in hun keuken van de afgelopen tijd. Naar verwachting zullen de tijden nog lang roerig blijven in de culturele sector. Het uitwisselen van kennis en ervaring uit de praktijk draagt bij aan de ontwikkeling van de broodnodige veerkracht in de sector.

Culturele Business Dag

Culturele Business Dag #3 gemist? Het programma is terug te zien via Youtube.

De Culturele Business Dag wordt mogelijk gemaakt door ABN AMRO, Marc
Noyons & Partners, Cultuur+Ondernemen en Felix Meritis. De volgende editie met als thema ‘Onder druk wordt alles vloeibaar’ is vanaf donderdag 27 mei te bekijken.