Verdieping Alles over de financiële kanten van je eigen onderneming

Hoe ga je je onderneming vormgeven, welke rechtsvorm kies je? Dit heeft consequenties voor aansprakelijkheid, wat voor soort belasting je moet betalen, eventuele kortingen en hoe je de financiering kunt aanpakken.

Zzp'er / freelancer / zelfstandig ondernemer

De begrippen zzp’er, freelancer en zelfstandig ondernemer worden vaak door elkaar gebruikt als het gaat om kleine ondernemers. Zzp’er staat voor Zelfstandige Zonder Personeel. Het is een term die is bedacht door de Belastingdienst. Net als freelancers hebben zzp’ers over het algemeen geen personeel in dienst, zijn specialisten in hun vak, en bieden hun kennis en ervaring aan in de vorm van een dienst. Voor de Belastingdienst zijn freelancers en zelfstandig ondernemers twee verschillende dingen. Wie af toe een klus doet, en daarnaast ook werk in loondienst heeft, is sowieso freelancer.

Alles zelf regelen

In loondienst geldt: je hebt een vast salaris waarover loonbelasting is ingehouden en er is sprake van gezagsverhouding tussen werknemer en werkgever. Je bent verzekerd voor ziekte en werkloosheid en je bouwt een pensioen op. Als zzp’er moet je alles zelf regelen. Je moet nadenken over verzekeringen en pensioen, opdrachten binnenhalen, onderhandelen over de prijs, facturen sturen aan je opdrachtgevers, een administratie bijhouden en belasting betalen.

Omgaan met risico's

Maak als zzp’er altijd een afweging tussen de risico’s die je wilt en kunt lopen en de kosten van de diverse verzekeringen. Onderzoek de mogelijkheden van een broodfonds waarin je dekking van je arbeidsongeschiktheidsrisico deelt met collega’s. Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering is bijvoorbeeld echt een must als je veel buiten de deur werkt. Dit in verband met claims van derden wegens aansprakelijkheid bij je beroepsuitoefening. Wees je ervan bewust dat je persoonlijke WA-verzekering niet geldt in een werksituatie. Denk ook aan risico’s als het wegvallen van je inkomen bij ziekte of arbeidsongeschiktheid. Het ontbreken van pensioenopbouw of kosten bij brand, diefstal, schade en ongelukken.

Het Informatiecentrum Wettelijke Aansprakelijkheidgeeft onafhankelijke informatie over aansprakelijkheid van eenmanszaken. Hier kan je terecht voor vragen over aansprakelijkheidsverzekeringen en zzp'ers. Ook bij het Aansprakelijkheidsverzekering Informatie Centrum kan je terecht voor dergelijke vragen.

Vast en freelance combineren

Zit je erover te denken om beide werelden te combineren? In 2017 gaf het Centraal Bureau voor de Statistiek aan dat meer dan de helft van alle zzp’ers een inkomen had naast hun eigen bedrijf. Mocht het parttime ondernemen nu erg goed bevallen, dan kun je er alsnog voor kiezen om het leven in loondienst de rug toe te keren.

Wie het combineert, ontvangt een vast loon, geniet van de zekerheden die horen bij een vast contract, en kan tegelijkertijd freelanceklussen uitvoeren en opdrachtgevers daar facturen voor sturen. De inkomsten geef je bij de Belastingdienst op als ‘inkomsten uit overige werkzaamheden’ op het moment dat je je jaarlijkse belastingaangifte doet. De kosten die je ervoor maakt trek je af van je winst. Minder winst, klinkt dat slecht? Nee, want je betaalt dan minder belasting, en dat is voordelig! Meestal heb je in zo’n situatie geen btw-nummer en ben je niet ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Fiscale voordelen

Om door de Belastingdienst beoordeeld te worden als ondernemer moet je een goede administratie voeren en aan een aantal eisen voldoen. Zoals het urencriterium*, risico lopen, zelfstandigheid en continuïteit in je bedrijf.

*) Om te voldoen aan het urencriterium moet je jaarlijks meer dan 1.225 uur werkzaam zijn in je beroepspraktijk en meer tijdaan je bedrijf besteden dan aan ander werk. Bijvoorbeeld als je ook in loondienst werkt.

Ook het aantal opdrachtgevers is van belang. De belastingdienst hanteert minimaal drie opdrachtgevers, waarbij de omzet het liefstevenwichtig verdeeld is. Als zzp’er krijg je bruto uitbetaald en moet je een bedrag reserveren voor de Inkomstenbelasting (IB). Als de Belastingdienst jou ziet als ondernemer voor de inkomstenbelasting, kun je aanspraak maken op verschillende ondernemersregelingen. De Belastingdienst bepaalt of je in aanmerking komt voor belastingvoordelen als de zelfstandigenaftrek, de startersaftrek en de mkb-aftrek.

Als zelfstandig ondernemer krijg je na inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel een btw-nummer toegewezen, waarna je btw (belasting over de toegevoegde waarde) moet heffen op jouw producten of diensten en die op de gemaakte kosten ook weer kunt terugvorderen. Btw geef je meestal per kwartaal aan bij de Belastingdienst. Een winst- en verliesrekening en een balans opstellen, maken deel uit van de jaarlijkse aangifte IB voor ondernemers. Als onderdeel van je jaarrekening maak je aan het eind van het jaar een balans, waarop aan één kant je bezittingen staan zoals bijvoorbeeld geld, goederen of debiteuren. Aan de creditzijde staan je schulden en je eigen vermogen.

Bij Cultuur+Ondernemen hebben we in een Handleiding Aangifte IB gemaakt die je er op na kunt slaan

De wet schrijft verschillende modellen voor om de winst- en verliesrekening op te maken, waarvan de Kamer van Koophandel er twee gebruikt. Er staat een groot aantal posten in aan de hand waarvan het bedrijfsresultaat wordt berekend. Ook is aan de hand van de cijfers uit de winst- en verliesrekening te berekenen wat de financiële situatie van je onderneming is. Dit is best ingewikkeld: denk erover na of je het wilt uitbesteden.

Fiscale administratieplicht

Als zzp’er moet je een administratie bijhouden en deze zeven jaar bewaren. Je kunt zelf excelsheets maken waarop je je verkoop en inkoop noteert. Maak kolommen inclusief en exclusief btw, dat is makkelijk bij je aangifte. Nummer je inkoopfacturen en bonnetjes en zet die nummers in de .xls, zodat je ze makkelijk terug kunt vinden.

Boekhoudprogramma’s als Snelstart, Gravita, Rompslomp, Moneybird, Moneymonk of E-Boekhouden kunnen helpen je meer gevoel te geven voor de materie en laten je actief bezig zijn met je financiën. Met de complete-boekhouding-over-de-schutting-naar-de-boekhouder-aanpak blijf je passief en bovendien kan het prijzig zijn.

Tip: bewaar je agenda of registreer je uren met hulp van een app als TimeSheet, Timechimp of Keeping. Als je met hulp van je urenadministratie aan kunt tonen dat je minimaal 1.225 uur per jaar bezig bent met het werken aan of binnen je eigen bedrijf, levert dat fiscale voordelen op.

De balans en aftrekposten

Als zzp’er mag je beroepskosten aftrekken. Denk aan telefoonkosten, kantoorkosten en representatiekosten om goed voor de dag te kunnen komen. Als je een investering doet, dat zijn spullen boven de € 450, dan moet je die in een aantal jaar, meestal vijf, afschrijven.

Voorbeeld: een fototoestel van € 6000 gebruik je 5 jaar. Na die tijd is het toestel nog € 1500 waard. Per jaar trek je dan af: (€ 6000 - € 1500,-) : 5 = € 900.

Ga naar de Belastingdienst om meer te lezen over aftrekbare kosten

De afschrijvingskosten zijn beroepskosten, die op de winst- en verliesrekening komen bij de aangifte inkomstenbelasting. De investering is een bezit, die komt op de balans.

Eenmanszaak

De meeste startende ondernemers en zzp’ers beginnen als eenmanszaak. Van zo’n onderneming ben jij alleen de eigenaar. Er kunnen wel meerdere mensen in werkzaam zijn. Start je alleen maar verwacht je later wel personeel aan te nemen? Dan kun je ook prima kiezen voor een eenmanszaak. Voor een eenmanszaak gelden geen oprichtingseisen en er hoeft geen akte bij de notaris voor worden opgesteld. Je moet je onderneming inschrijven bij de Kamer van Koophandel en begint dan gewoon met je activiteiten.

Aansprakelijkheid

Onder rechtsvormen zonder rechtspersoonlijkheid vallen behalve een eenmanszaak ook de vof (vennootschap onder firma) en de maatschap. Onder de rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid vallen de stichting, de vereniging en de besloten en de naamloze vennootschap (bv en nv). Het grootste verschil tussen deze rechtsvormen zit ’m in de aansprakelijkheid. De bv en de nv kunnen zelfstandig schulden en bezittingen hebben en verplichtingen aangaan. De onderneming zélf wordt bijvoorbeeld eigenaar van de expositieruimte en de bedrijfsgoederen. Niet jij als ondernemer. Met een groeiend en flink winstgevend bedrijf komt er een punt waarop het aantrekkelijk wordt om van een eenmanszaak over te stappen naar een bv, maar in het begin zal dit nog niet op jou van toepassing zijn.

Wist je dat een rechtspersoon geen echt mens is, maar een organisatie die als juridische eenheid (rechtssubject) opereert? Deze heeft eigen rechten en gaat verplichtingen aan die los staan van de rechten en verplichtingen van de eigenaar.

Subsidie en sponsorgelden

Bij een samenwerking met andere zzp’ers kun je kiezen voor een vof. Je bent dan voor elkaar aansprakelijk en een schuldeiser kan elke vennoot aanspreken (ook privé) voor de hele schuld. Bij een maatschap verbinden alle maten zich voor gelijke delen aan de schuld, maar dit komt in de cultuursector bijna niet voor. Vaak kiezen kunstenaars voor een rechtspersoon (een stichting of een vereniging) als ze subsidie willen aanvragen of met sponsorgelden willen werken. Een fonds vraagt dit als vereiste voor de subsidie van een project. Voor het aanvragen van een individuele subsidie heb je geen rechtspersoon nodig.

Bij een stichting hoort een bestuur dat formeel verantwoordelijk is. Een goed bestuur is heel waardevol en kan als klankbord en spiegel fungeren. Bij kleine stichtingen doen in de praktijk de kunstenaars het meeste werk en staat het bestuur ‘op afstand’. Maak wel goede afspraken hierover. In de Governance Code Cultuur staan veel handige tips hoe je dat kunt doen. Veel subsidiever-strekkers stellen bovendien als voorwaarde dat je aan richtlijnen van de Code voldoet.

Vergoedingsregeling

Voor optredende artiesten die er niet voor kiezen om als zelfstandig ondernemer aan de slag te gaan, is de kleine vergoedingsregeling (kvr) een uitkomst. Als je hebt opgetreden, kan een gage met een maximum van € 163 met hulp van de kvr worden uitbetaald als bruto inkomen. Als je meer dan € 163 verdient, kan je worden verloond en een netto honorarium ontvangen. Een soort fictief dienstverband eigenlijk. Voordeel is dat je weinig administratie hebt. Nadeel is dat je premies betaalt voor de ww en ziektewet maar daar niet altijd gebruik van kunt maken omdat je vaak net te weinig gewerkt hebt. Vul de gageverklaring in, geef het bedrag op bij de aangifte inkomstenbelasting en geef aantoonbare kosten op tot een maximum van € 163.

Kleineondernemersregeling

Komt je jaaromzet niet uit boven de € 20.000? Dan kun je aanspraak maken op de kleineondernemersregeling. Per 1 januari 2020 veranderen de regels rondom de KOR. Lees hier alles over die veranderingen en of wanneer je precies aanspraak kunt maken op de nieuwe KOR >

Dit artikel komt uit Route Ondernemerschap: de Zakelijke Gids voor Kunstenaars en Creatieven, die kunstenaars helpt hun professionele route te vinden. Download de hele gids

Krista Heijster

Krista Heijster

Projectleider zakelijk ontwikkelen