Interview De voorzittershamer; hoe voelt die nu echt?

Als ervaren toezichthouder of lid van een bestuur overweeg je het voorzitterschap. Waar moet je rekening mee houden en hoe voelt die hamer nu echt? Drie doorgewinterde voorzitters delen hun persoonlijke ervaring. Een gesprek over sturen, laveren en zitten op je handen.

Wil je ook ‘de kunst van voorzitten’ leren? Volg dan de masterclass op 15 oktober.

Remko Ouwehand - Voorzitter van het bestuur (ad interim) bij poppodium Mezz

Wat maakt het voorzitten interessant en wat zijn de valkuilen?
“Van veranderingen in organisaties gaat mijn hart sneller kloppen. Het is een prachtige rol om dat proces als voorzitter van een bestuur te begeleiden. Met mijn poten in de modder sta ik graag dicht bij de mensen. Zo weet ik wat er speelt en leer ik wat er nodig is om veranderingen vorm te geven. Om de grote lijnen te bewaken moet je een bepaalde afstand houden en dat is soms lastig. Zit je te dicht op de organisatie, dan stuur je al snel op details en dat is niet de bedoeling. Veel bestuursleden worstelen hiermee en ook voor mij is het soms een valkuil. Een voorbeeld: als muziekliefhebber bezocht ik een concert in ons poppodium en dronk ik na afloop een biertje met mensen van de organisatie. Heel gezellig maar ook nuttig; het bracht waardevolle inzichten in wat er speelde in de organisatie. Ik dacht: hier kunnen we wat mee. Van de directeur die ik wilde adviseren, kreeg ik waardevolle feedback. Hij stelde mijn betrokkenheid op prijs, maar wilde liever zijn eigen route kiezen en mij pas betrekken wanneer het vanuit zijn eigen behoefte kwam. Groot gelijk natuurlijk. Achteraf bezien had ik hem beter kunnen bevragen in plaats van adviseren. Als er iets is dat ik heb geleerd is het op mijn handen te zitten. Als voorzitter pluk je zelf, hoe verleidelijk ook, geen laaghangend fruit.”

Welke vaardigheden zijn als voorzitter essentieel?
“Persoonlijk voel ik me graag verwant aan een organisatie. Als mijn hart er ligt, kan ik me goed verbinden met mijn rol. Die passie en betrokkenheid vind ik belangrijk. Natuurlijk is het essentieel dat je weet wat er speelt. Vertrouwelingen zijn daarbij waardevol; mensen die de temperatuur van het badwater meten en jou kunnen informeren. Ook buiten de organisatie is het prettig om met goede mensen te kunnen sparren.
Vanzelfsprekend moet je goede dossierkennis hebben. Dit helpt je te focussen op de juiste zaken. Tijdens vergaderingen worden punten nog wel eens groter of gewichtiger gemaakt dan nodig. Als voorzitter moet je daar scherp op zijn.”

Hoe zit je een vergadering goed voor?
“Ik hou vergaderingen graag informeel en praktisch. Zo kort mogelijk en geen ellenlange presentaties. Een vorm die daarbij helpt: 20 minuten staand bij een whiteboard om plannen af te tikken en vervolgens 40 minuten de verdieping in met alleen de relevante mensen. Bedrijven die lean of agile werken doen dit al langer. Als het past bij de organisatie, werkt het heel efficiënt. Wanneer er buiten de agenda wordt uitgeweid, dan benoem ik dat ter plekke. Na afloop bespreek ik het punt dan één op één met de betrokkene om het wel aandacht te geven. Bij de check-out, aan het eind van een vergadering, maak ik altijd een rondje; wat hebben we opgehaald en zijn we daar tevreden over? Maar ook persoonlijke feedback; hoe leid ik de vergadering en wat zijn verbeterpunten? Niet altijd leuk om te horen, maar wel belangrijk.”

Welke tips geef je een beginnende voorzitter?
“Voor je de hamer oppakt: verbind je met de organisatie. Neem de tijd om de werkvloer te leren kennen. Juist door volle agenda’s is het slim om contact met de organisatie ver van tevoren in te plannen. Niet alleen voor je kennismakingsronde, maar door het hele jaar. Zo hou je de aansluiting die je niet kunt missen.”

Nicolien Luttels - Voorzitter raad van toezicht Stadsschouwburg Utrecht

Wat maakt het voorzitten interessant en wat zijn de valkuilen?
“Waar ik van hou is het creëren van een open en prettige sfeer waarin iedereen op zijn best kan presteren. Als voorzitter ben ik ook sparringpartner van de directeur-bestuurder waarmee ik een kort lijntje heb. Medewerkers spreek ik rechtstreeks of via de ondernemingsraad. Een bekende valkuil voor toezichthouders, dus ook voor mij, is de mate waarin je afstand houdt. Wat is mijn plek en wat niet? Daarvoor moet je een antenne ontwikkelen. In principe sta je op afstand, maar soms is het nodig die afstand kleiner te maken. Zo ben ik bij het opstellen van de vacature voor een nieuwe directeur wel de organisatie ingedoken om veel mensen te spreken. Het type leider dat de Stadsschouwburg nodig had, werd daardoor duidelijker.”

Welke vaardigheden zijn als voorzitter essentieel?
“Rust, overzicht en daadkracht. En je moet helder en duidelijk communiceren. Die vaardigheid heb je van nature, maar je kunt er ook aan werken. Wat helpt is ervaring opdoen. Door in raden van toezicht te zitten en goed te letten op de voorzitter, leer je al veel. Een goed functionerende raad van toezicht is teamwork; ieder heeft zijn eigen kracht en specialisatie. Voordat we een besluit nemen, zit ik graag op één lijn met de andere leden. Openheid is ook belangrijk maar heeft een keerzijde; zo wil ik graag bereikbaar en toegankelijk zijn, zonder de suggestie te wekken dat ik overal van ben. Mijn reikwijdte is beperkt en zo hoort het ook. Je hebt je als voorzitter niet met alles te bemoeien. Het is diplomatiek laveren.”

Hoe zit je een vergadering goed voor?
“Het begint met een goede agenda die haalbaar is. Daarin staat duidelijk wat ter kennisgeving is en wat ter besluitvorming. Het klinkt misschien raar maar hoe meer onderliggende stukken, hoe beter. Je mag er dan vanuit gaan dat iedereen de inhoud al tot zich heeft genomen en je snel ter zake kunt komen. En dan is er nog de klok, die hou ik scherp in de gaten. Ik geef graag iedereen het woord en wil niets afraffelen, maar uitlopen is ook niet de bedoeling. Wanneer we verder moeten, stel ik soms voor een agendapunt te verplaatsen. Zolang je het benoemt, is er meestal begrip.”

Tips voor een beginnende voorzitter?
“Ga goed bij jezelf na of je deze rol echt op je wil nemen. Je bent als raad van toezicht onder meer verantwoordelijk voor de continuïteit en het werkgeverschap van de directeur-bestuurder. Als voorzitter ben je het eerste aanspreekpunt en weegt die verantwoordelijkheid nog net iets zwaarder. Dat moet je je goed realiseren. Het is geen luxe erebaantje om je CV mee op te sieren. Er zijn periodes waarin een organisatie je heel hard nodig kan hebben. Al vlieg je qua uren uit de bocht, je moet er zijn.”

Marc Heuvelmans - (o.a.) Voorzitter raad van toezicht bij Opera Zuid en bij Factorium

Wat maakt het voorzitten interessant en wat zijn de valkuilen?
"Toezicht houden is een leuke taak. Als voorzitter in een helikopter-rol, stuur je aan op de grote lijnen en dat past mij goed. De portefeuilles zijn verdeeld onder de andere toezichthouders. Ik hou het totaaloverzicht en weet van alles een beetje. Soms grap ik dat je als voorzitter niets hoeft te doen, behalve als de pleuris uitbreekt. Vanuit betrokkenheid bij de culturele sector is het soms lastig mezelf te beteugelen. Het komt voor dat ik ergens een sterke mening over heb, terwijl ik ‘slechts’ het proces moet leiden. Dan word ik daar direct op aangesproken of blijkt het uit de zelfevaluatie die we als raad van toezicht jaarlijks doen.”

Welke vaardigheden zijn als voorzitter essentieel?
"Time management heb je onder de knie. Je kunt het team met een bepaalde elegantie door de agenda loodsen. De prioriteit moet je feilloos kunnen leggen bij de onderwerpen die dat verdienen. Een voorzitter is oplossingsgericht en heeft een goed ontwikkeld diplomatiek gevoel. Je weet hoe je mensen tegemoet treedt en bent een belangrijke ambassadeur; een rol die je moet willen en kunnen spelen. Wie niet graag spreekt in het openbaar of de pers te woord wil staan, mist belangrijke eigenschappen.
Intern en tijdens vergaderingen sta je weliswaar achter de groep, extern is dat wel anders; dan ben je het gezicht en sta je voor de groep. Bij crisismanagement ben jij aan de beurt.”

Hoe zit je een vergadering goed voor?
“Door een procesmatige aanpak tijdens een vergadering, kom je netjes van A naar B.
Natuurlijk zijn er meningsverschillen en dat mag ook. Het is de taak van de voorzitter ze te kanaliseren. Bij specifieke agendapunten schuif ik de meest deskundige leden naar voren. In de raad van toezicht bij Opera Zuid, zit ook een burgemeester met -hoe kan het ook anders- een politieke neus. Bij gevoelige zaken voegt dat extra waarde toe.
Ook van belang: de eenduidige communicatie, zowel naar buiten als richting de bestuurder intendant. Dan spreken we als raad van toezicht altijd met één stem.”

Tips voor een beginnende voorzitter?
“De gouden tip is om altijd boven de partijen te staan en grote lijnen te bewaken. Dat is wat mij betreft de kern van het voorzitterschap. Zorg dat je zowel intern als extern bij die rol blijft. Het voorzitterschap in de culturele sector is hartstikke mooi zolang je weet waar je aan begint. De Governance Code Cultuur zul je moeten begrijpen en handhaven. Als je daarnaast tijd kunt vrijmaken en voldoet aan de vereiste competenties, dan wacht je een zeer interessante en betekenisvolle functie.”

Samen met crmLiNK ontwikkelde Cultuur+Ondernemen de masterclass ‘De kunst van voorzitten’ waarin je leert een effectievere voorzitter te worden. We verschaffen inzichten, strategieën en praktische handvatten.