Cultuur+Ondernemen

Stichting Cultuur+Ondernemen is hét kenniscentrum voor ondernemerschap in de cultuursector. Lees meer of plan direct een oriëntatiegesprek.

Trainingen op maat - Projectmatig werken en samenwerken

Trainer Marlies Leupen en Hoofd P&O Ina Koekoek aan het woord

Wil je je organisatie versterken? Wil je je medewerkers beter toerusten voor hun werk? Cultuur+Ondernemen biedt trainingen op maat voor culturele organisaties. Een van de onderwerpen waar de laatste tijd veel vraag naar is: projectmatig werken en samenwerken. Organisaties werken steeds meer in projecten, zowel intern als met andere organisaties. 

Trainer Marlies Leupen is hierin gespecialiseerd en vertelt wat een training op maat op dit vlak oplevert. Ina Koekoek, hoofd Personeel en Organisatie van K&C Drenthe, volgde met haar organisatie bij Marlies zo’n training. Zij deelt haar ervaringen.

Trainer Marlies Leupen werkt sinds 2004 regelmatig met en voor Cultuur+Ondernemen. Tegenwoordig wordt zij vooral ingezet voor in company trainingen op maat. “Er zijn een paar componenten waarop ik focus: teamrollen, projectmatig werken en samenwerken.”



Marlies Leupen © Joost van Ophem 

 

 

 

 

 

 

 

Wat is het belangrijkste leerdoel binnen de training ‘Projectmatig Werken en Samenwerken’?

“Voorop staat dat mensen zich bewust worden van hun rol. Wie heeft welke rol en welke rol past bij iemand? En dan op verschillende niveaus: je professionele rol, je formele rol binnen de organisatie en de kenmerkende manier waarop je je in een team gedraagt. Ben je een vrijdenker? Of juist goed in structuur aanbrengen? Als iedereen van elkaar weet welke rol hem of haar past, dan wordt alles veel helderder.”

Hoe helpt dat organisaties?

“Als er geen heldere rolverdeling is, gaan mensen zich ergeren. Dat betekent verlies van energie. Zodra de rollen duidelijk zijn, kunnen dingen worden vastgelegd: wie kan en moet er op welk moment binnen het project meepraten? Die bewustwording kan leiden tot grote concrete veranderingen.”

Wat kunnen mensen verwachten van jouw trainingen?

“Natuurlijk verloopt een training dynamisch. Van tevoren ga ik met de opdrachtgever in gesprek over wat precies de leervraag van de organisatie is. Daar ontwikkel ik een passend programma bij. Vaak blijkt tijdens een training dat de vraag toch nog specifieker is, daar speel ik dan ter plekke op in. Eigenlijk lever ik dus dubbel maatwerk: een keer bij de opzet van de training en een keer ter plekke, in reactie op de vragen en reacties van de medewerkers.”

Hoe heb je dat aangepakt bij K&C Drenthe?

“Vooraf spraken we af dat ik de training zou toespitsen op hoe je als medewerker je eigen functioneren kunt verbeteren om samen met je collega’s bij te dragen aan een sterke en ook voor jezelf inspirerende organisatie. K&C is een grote organisatie die met een flinke tijdsdruk aan heel veel projecten tegelijk werkt. Als je officieel volgens het boekje werkt, dan zou iedereen kopje onder gaan. We moesten loskomen van de theorie en zoeken naar een aanpak die flexibel genoeg voor de grote diversiteit aan projecten, maar tegelijkertijd structurerend genoeg om als organisatie inhoudelijk en financieel op koers te blijven. Daarbij ging het vooral om het onderzoeken van de teamrollen en het projectmatig werken.” 

Hoe ging dat in zijn werk?

“Uiteindelijk heb ik de medewerkers bij de laatste bijeenkomst de proef op de som laten nemen. In groepen hebben ze toen het speciaal voor K&C gemaakte projecten-stappenplan getest aan de hand van lopende projecten. In een plenaire nabespreking hebben we nog wat puntjes op de 'i' gezet en nu is er één A4’tje dat voor iedereen werkbaar is. De laatste stap was het koppelen van de teamrollen (volgens de Belbin methode) aan het projectmatig werken. "Oh, nu snap ik waarom je mij niet bij die laatste fase van een project moet betrekken. Ik ben een 'plant', geen 'bedrijfsman'!”

Ina Koekoek is sinds een jaar hoofd Personeel en Organisatie bij K&C, expertisecentrum en projectorganisatie kunst en cultuur in Drenthe. Een van de taken bij haar aanstelling: kijken hoe de organisatie projectmatiger kon leren werken. “Zo’n training op maat leek me een uitgelezen kans om de stappen die er al waren gezet aan te scherpen.”

 

 

Hoe was deze training anders dan eentje die niet op maat is?

“Dan krijg je toch vaak meer een standaardverhaal. Nu moesten we echt met zijn allen, 25 man, zoeken naar wat wíj als organisatie nodig hebben. Hoe steken we in elkaar? Hoe kunnen we het beste met elkaar omgaan? We kregen niks voorgeschoteld, maar moesten echt samen ideeën daarover ontwikkelen. De vorm en inhoud van de training sloten goed aan bij K&C als ‘lerende organisatie’. Daardoor zijn we dichter bij elkaar gekomen.”

Hoe hebben jullie de training met de hele organisatie ervaren?

“Het was bijzonder om de hele organisatie zo bij elkaar te hebben, dat gebeurt bijna nooit bij een training. Van het secretariaat tot de directeur: iedereen deed mee. Het was heel waardevol om van alle werknemers input te krijgen en meer over collega’s te leren. Ook was het goed dat Marlies er was als buitenstaander, om door te vragen en al onze ideeën te verbinden.”

K&C Assen - Vreemde Gasten

Wat heeft de training opgeleverd voor K&C?

“Heel concreet hebben we nu ons eigen stappenplan voor projectmatig werken kunnen reduceren tot één A4’tje. Dat pakken we er nog regelmatig bij, en geven we ook mee aan nieuw personeel. Het is iets waar we op kunnen terugvallen, het biedt ons structuur. Verder hebben alle medewerkers veel inzicht gekregen, in hun eigen rol en in die van anderen. Tijdens de training hebben we bovendien stilgestaan bij waar we trots op zijn en wat we nog beter kunnen doen. Die bezinning heeft ook een grote meerwaarde.”

Hoe hebben jullie gevolg gegeven aan de kennis die jullie die middag hebben opgedaan?

“Daar werken we nog aan. Vlak na de training zijn we in een hectische fase gekomen; we hebben een vestiging in Groningen geopend en veel nieuwe medewerkers aangenomen. Het stappenplan biedt houvast, en zorgt in overleggen voor meer duidelijkheid, bijvoorbeeld over go/no-momenten binnen een project. Wat betreft die kennis over elkaars rollen: daar willen we nog meer uit gaan halen. Het is nu  in een middag aangestipt, maar na de zomervakantie is het plan er verder mee aan de slag te gaan.”

Deel deze pagina

Wat Cultuur+Ondernemen kan doen voor kunstenaars, culturele organisaties en bedrijven

Bekijk ons productoverzicht