Governance Code Cultuur Zelfevaluatiescan voor bestuur en toezicht

De Zelfevaluatiescan is een tool die jou helpt bij de evaluatie van het bestuur of raad van toezicht. Hoe functioneert jouw bestuur of raad van toezicht, hoe werk je samen met elkaar en hoe kijk je aan tegen bijvoorbeeld informatievoorziening? De uitkomst van de scan geeft je handvatten ter voorbereiding van de evaluatiebijeenkomst.

De scan is een efficiënte, ondersteunende online tool, speciaal ontwikkeld voor de cultuursector. De vragenlijst sluit volledig aan bij de Governance Code Cultuur. Elk lid van jouw bestuur of raad van toezicht vult individueel de vragenlijst in op het moment dat het hem of haar uitkomt. Het resultaat is een groepsrapportage waaruit blijkt welke onderwerpen voor jullie als team relevant zijn. Dat scheelt in de voorbereiding en geeft een gerichte focus voor de bijeenkomst.

De vragen in de Zelfevaluatiescan zijn toegespitst op tien verschillende onderwerpen, namelijk:

• Toezichthoudende rol;
• Adviesrol;
• Werkgeversrol;
• Relatie met stakeholders;
• Samenstelling;
• Cultuur & gedrag;
• Belangenverstrengeling;
• Rol van de voorzitter;
• Proces en organisatie;
• Externe verantwoording en zichtbaarheid.

Hoe werkt de Zelfevaluatiescan?

Je meldt je aan voor een Zelfevaluatiescan via de aanvraagbutton bovenaan deze pagina. Daar wordt alle informatie gevraagd die nodig is om de zelfevaluatie goed te laten verlopen. Denk hierbij aan:

• De namen en e-mailadressen van alle leden van je bestuur of raad van toezicht;
• De datum waarop alle deelnemers hun vragenlijsten horen te ontvangen;
• Tot wanneer de deelnemers hebben om hun vragenlijsten in te vullen;
• Wanneer de rapportages naar de deelnemers worden verzonden;
• Informatie van de contactpersoon binnen de organisatie;
• De nodige factuurinformatie.

Ons advies is om de deelnemers vooraf een bericht te sturen, waarin het gebruik van de Zelfevaluatiescan wordt aangekondigd. Zo komt de mail met de uitnodiging om een vragenlijst in te vullen niet als een verrassing.

Wij houden bij of alle deelnemers voor de sluitingsdatum van de vragenlijsten hun vragenlijst hebben ingestuurd. Zo niet, dan ontvangen ze een herinneringsmail. Zo zorgen we ervoor dat we een rapportage kunnen leveren waaraan alle deelnemers hebben kunnen bijdragen. Die rapportage vormt een goede basis voor een gesprek over het functioneren van het bestuur of de raad van toezicht. Elke deelnemer krijgt twee rapportages: een algemene, met alle antwoorden, en een persoonlijke, waarin de eigen antwoorden gehighlight zijn. Zo weet je ook lang na het invullen van de vragenlijst nog welk antwoord van jou was.

Omdat een zelfevaluatie van een bestuur of raad van toezicht in de eerste plaats is bedoeld voor een raad of bestuur om te reflecteren op haar eigen functioneren, raden wij deelname van directeuren en directeur-bestuurders aan de vragenlijsten af. De vragenlijsten zijn geheel afgestemd op de leden van het bestuur of de raad van toezicht zelf. Wij hebben geen aparte vragenlijst voor de directie. Bij een begeleide scan kunnen wij wel maatwerk bieden, door bijvoorbeeld de directie apart te interviewen voor het begeleide evaluatiegesprek plaatsvindt, om zo toch de input van de directie mee te kunnen nemen.

De Zelfevaluatiescan wordt uitgevoerd in een online afgeschermde en beveiligde omgeving.

Begeleiding bij je zelfevaluatie

Je kunt bij ons ook kiezen voor een begeleide zelfevaluatie. Hierbij vinden alle bovenstaande online stappen plaats, maar wordt daarnaast een van onze adviseurs gevraagd jullie evaluatiesessie te begeleiden. De adviseur is ingevoerd in governance en brengt de nodige kennis en ervaring mee. Hij of zij helpt de voorzitter bij de voorbereiding van het evaluatiegesprek, en leidt dat gesprek vervolgens. Op deze manier kan ook de voorzitter meedoen in het gesprek. Lees hier meer over begeleide zelfevaluaties en maatwerk.

Kosten

Deze prijzen gelden per evaluatieproces ongeacht het aantal deelnemers.

Aanvullend bij de zelfevaluatie: de checklist governance

Bij een zelfevaluatie is het goed om niet alleen te kijken naar het eigen functioneren, maar ook naar een paar zaken die bij elke organisatie op orde horen te zijn. Om daarbij te helpen, vind je hier de checklist governance.

Praktijkvoorbeelden

• De Zelfevaluatiescan hielp toezichthouders van het Luxor Theater structuur aan te brengen in hun denken
• Eigen functioneren raad van toezicht op scherp bij Amsterdam Museum dankzij een extern adviseur
• Aan de slag met concrete actiepunten na begeleide zelfevaluatie raad van toezicht

Meer informatie

Heb je vragen over de Zelfevaluatiescan? Neem voor meer informatie contact op met Djoeke Gerding.