Governance Code Cultuur Zelfevaluatiescan voor bestuur en toezicht
Deze handreiking sluit aan bij Governance Code Cultuur principe 7, aanbeveling 10.
De Zelfevaluatiescan is een tool die jou helpt bij de evaluatie van het bestuur of raad van toezicht. Hoe functioneert jouw bestuur of raad van toezicht, hoe werk je samen met elkaar en hoe kijk je aan tegen bijvoorbeeld informatievoorziening? Het is belangrijk dat je periodiek evalueert. Door de Zelfevaluatiescan krijg je inzicht in de taken die je hebt als bestuurder of toezichthouder, en krijg je grip op de onderwerpen waar je extra aandacht aan moet besteden. Zo ga je als bestuur of raad van toezicht beter en professioneler functioneren.
De Zelfevaluatiescan is speciaal ontwikkeld voor de cultuursector. De vragenlijst sluit volledig aan bij de Governance Code Cultuur. Als onderdeel van de professionele en onafhankelijke vervulling van hun taken beveelt de Governance Code Cultuur besturen en raden van toezicht aan om minimaal één keer per jaar het eigen functioneren te bespreken, en eens per drie jaar onder externe begeleiding (principe 7, aanbeveling 10).
De uitkomst van de Zelfevaluatiescan geeft je handvatten ter voorbereiding van de evaluatiebijeenkomst, waarin jullie samen bespreken hoe jullie je eigen taak zien en waar aandachts- en verbeterpunten zitten. Het haalt naar boven welke onderwerpen aandacht nodig hebben en met de rapportage die uit de Zelfevaluatiescan komt kan je het gesprek goed voorbereid aangaan.
De Zelfevaluatiescan is toegespitst op tien verschillende onderwerpen, namelijk:
- Toezichthoudende rol;
- Adviesrol;
- Werkgeversrol;
- Relatie met stakeholders;
- Samenstelling;
- Cultuur en gedrag;
- Belangenverstrengeling;
- Rol van de voorzitter;
- Proces en organisatie;
- Externe verantwoording en zichtbaarheid.
Hoe werkt de Zelfevaluatiescan?
Aanvragen
Je meldt je aan voor een Zelfevaluatiescan via de aanvraagbutton bovenaan deze pagina. Daar wordt alle informatie gevraagd die nodig is om de zelfevaluatie goed te laten verlopen. Denk hierbij aan:
- De namen en e-mailadressen van alle leden van je bestuur of raad van toezicht;
- De datum waarop alle deelnemers hun vragenlijsten horen te ontvangen;
- Tot wanneer de deelnemers hebben om hun vragenlijsten in te vullen;
- Wanneer de rapportages naar de deelnemers worden verzonden;
- Informatie van de contactpersoon binnen de organisatie;
- De nodige factuurinformatie.
Ons advies is om de deelnemers vooraf een bericht te sturen, waarin het gebruik van de Zelfevaluatiescan wordt aangekondigd. Zo komt de mail met de uitnodiging om een vragenlijst in te vullen niet als een verrassing.
Vragenlijsten
Elk lid van jouw bestuur of raad van toezicht vult individueel de vragenlijst in op een moment dat het hem of haar uitkomt. Het resultaat is een groepsrapportage waaruit blijkt welke onderwerpen voor jullie als team relevant zijn. Dat scheelt in de voorbereiding en geeft een gerichte focus voor de bijeenkomst.
Wij houden bij of alle deelnemers voor de sluitingsdatum van de vragenlijsten hun vragenlijst hebben ingestuurd. Zo niet, dan ontvangen ze een herinneringsmail. Zo zorgen we ervoor dat we een rapportage kunnen leveren waaraan alle deelnemers hebben kunnen bijdragen.
Rapportages
De rapportage vormt een goede basis voor een gesprek over het functioneren van het bestuur of de raad van toezicht. Elke deelnemer krijgt twee rapportages: een algemene, met alle antwoorden, en een persoonlijke, waarin de eigen antwoorden gehighlight zijn. Zo weet je ook lang na het invullen van de vragenlijst nog welk antwoord van jou was.
Overige informatie
Omdat een zelfevaluatie van een bestuur of raad van toezicht in de eerste plaats is bedoeld voor een raad of bestuur om te reflecteren op haar eigen functioneren, zijn de vragenlijsten geheel afgestemd op de leden van het bestuur of de raad van toezicht zelf. Wel hebben wij een optionele, aparte vragenlijst voor de directie, voor organisaties die de input van de directeur graag willen meenemen bij hun evaluatie. Vink hiervoor bij het aanvragen van de Zelfevaluatiescan de optie aan om directeuren mee te laten doen.
De Zelfevaluatiescan wordt uitgevoerd in een online afgeschermde en beveiligde omgeving.
Begeleiding bij je zelfevaluatie
Je kunt bij ons ook kiezen voor een begeleide zelfevaluatie. Hierbij maak je als bestuur of raad van toezicht gebruik van de online tool, maar wordt daarnaast een van onze adviseurs gevraagd jullie evaluatiesessie te begeleiden. De adviseur is een deskundige in governance en brengt de nodige kennis en ervaring mee. Een adviseur van Cultuur+Ondernemen bereidt het evaluatiegesprek voor met de voorzitter. Voordeel daarvan is dat het gesprek door een onafhankelijke voorzitter wordt begeleid en de voorzitter van de raad van toezicht of het bestuur zelf ook volop kan meedoen aan de evaluatie. Lees hier meer over begeleide zelfevaluaties en maatwerk.
Kosten
Versie |
Prijs excl. btw |
|
Onbegeleid
|
€ 445,- |
|
Begeleid
|
€ 1450,- * * Exclusief parkeer- en reiskosten (€ 0,23 per kilometer) en kosten reistijd (€ 50,- per uur) van de begeleider.
|
Deze prijzen gelden per evaluatieproces ongeacht het aantal deelnemers.
Kosten begeleide zelfevaluatiescan
Voor het financieren van de begeleide zelfevaluatiescan willen we je wijzen op de regeling van Werktuig PPO Goed Toezicht, een regeling van Platform Arbeidsmarkt Culturele en Creatieve Toekomst (ACCT). Organisaties in de culturele en creatieve sector kunnen een vergoeding aanvragen voor opleidingen, trainingen en coachingstrajecten voor toezichthouders en bestuursleden. Bij goedkeuring wordt 50% van de kosten vergoed, tot een maximum van €3.000 per persoon per jaar. Aanvragen voor de vergoeding zijn mogelijk van 7 november 2024 tot 31 december 2028.
Aanvullend bij de zelfevaluatie: de checklist governance
Bij een zelfevaluatie kijk je naar je eigen functioneren, maar ook naar een paar zaken die bij elke organisatie op orde moeten zijn. Om daarbij te helpen kan je gebruik maken van de checklist governance.
Bij je reflectie is het ook goed om na te denken over welke gebeurtenissen van het afgelopen jaar thuishoren in het jaarverslag. Lees hier meer informatie over hoe je governance meeneemt bij het schrijven van je jaarverslag.
Veelgestelde vragen
Wat is de beste doorlooptijd/ hoe lang duurt een scan?
Je mag de data waarop wij de vragenlijst versturen en waarop de vragenlijst sluit zelf bepalen. Ook mag je zelf aangeven wanneer jullie de rapportage willen ontvangen. Wel moet er één week tussen de sluitingsdatum van de vragenlijst en het opleveren van de rapportage zitten. De rest mag je zelf kiezen.
Denk na over wat voor jouw organisatie de beste planning is. Veel organisaties kiezen ervoor om hun bestuursleden of toezichthouders ongeveer twee weken te geven om de vragenlijsten in te dienen.
Hou er ook rekening mee dat, als je een begeleide evaluatiesessie hebt, de begeleider tijd nodig heeft om de rapportage te lezen en de sessie voor te bereiden. Zorg dus dat er voldoende tijd zit tussen de rapportagedatum en de begeleide sessie.
Wie krijgt welke rapportage te zien?
De rapportage van de raad van toezicht of het bestuur wordt alleen verzonden naar deelnemers die ook zijn gevraagd de vragenlijst in te vullen. De directeur/directeur-bestuurder ontvangt deze rapportage niet. Ook de contactpersoon van de organisatie krijgt alleen een bevestiging dat de resultaten zijn verzonden, maar kan die niet inzien. De deelnemers kunnen hun rapportage wel zelf delen met de directie, als zij dat willen.
Bij een begeleide Zelfevaluatie ontvangt de begeleider de rapportage, zodat hij of zij jullie sessie kan voorbereiden.
De rapportage van de directeur wordt verzonden aan alle deelnemers. Op die manier kan de raad van toezicht of het bestuur de input van de directeur meenemen tijdens haar zelfevaluatiesessie.
Ik ben directeur en heb net de vragenlijst voor directeuren geopend. Waarom staat er ‘raad’ in de vragen, terwijl mijn organisatie een bestuur heeft?
Bij het toevoegen van een aparte vragenlijst voor directeuren, bleek dat het heel veel extra kosten met zich mee zou brengen als we aparte vragenlijsten zouden invoegen per besturingsmodel. Dat zou betekenen dat de Zelfevaluatiescan duurder zou worden, en dat wilden we niet. We hebben daarom bij het maken van de vragenlijsten gekozen voor één woord, dat zowel op een bestuur als op een raad van toezicht slaat. Bij de vragen voor directeuren verwijst het algemene woord ‘raad’ dus naar je bestuursleden of naar je toezichthouders.
Wij zijn een stichting met een one-tier-board. Kunnen wij de Zelfevaluatiescan dan alsnog uitvoeren?
We hebben op dit moment geen aparte optie voor stichting met een one-tier-board. Maar vrijwel alle vragen uit de scan zijn ook relevant voor organisaties met een one-tier board. Stichtingen met een one-tier-board raden we aan om in de scan de optie ‘bestuur-directie-model' te kiezen, en dan alle bestuursleden, zowel uitvoerend als niet-uitvoerend, in te voeren als deelnemer.
Ik wil een contactpersoon of mailadres aanpassen/ ik denk dat ik een fout heb gemaakt bij het invoeren van een emailadres, wat moet ik doen?
Neem contact met ons op via zelfevaluatiescan@cultuur-ondernemen.nl.
Krijg ik een reminder van jullie als ik de vragenlijst niet invul?
Iedereen die drie dagen voor de sluitingsdatum de vragenlijst niet heeft ingediend, krijgt een mailtje van ons om je eraan te herinneren dat je je vragenlijst nog moet invullen.
Help, ik heb de vragenlijst niet op tijd ingevuld!
Helaas, wanneer de vragenlijst is gesloten kun je de vragen niet meer invullen.
Help, ik kan de vragenlijst of rapportage niet openen!
Controleer of je op de laatst verzonden mail klikt met de inlogcode. Lukt het nog niet? Neem dan contact met ons op via zelfevaluatiescan@cultuur-ondernemen.nl.
Ik heb een onbegeleide scan aangevraagd en wil toch nog wisselen naar een begeleide scan. Kan dat?
Ja, dat kan. Mail naar zelfevaluatiescan@cultuur-ondernemen.nl, dan nemen wij contact met je op.
Is de vragenlijst anoniem?
Wij zullen in de rapportages niet aangeven van wie welk antwoord afkomstig is. Toch kan het zo zijn dat je een antwoord naar een specifieke persoon kunt herleiden. Dat is met name afhankelijk van de grootte van de groep invullers, en van hoe goed de groep elkaar kent. De antwoorden op de open vragen worden integraal overgenomen in de rapportage, zonder vermelding van de naam van de invullers, maar deze antwoorden zijn door taalgebruik soms wel te herleiden naar de schrijver. Daarom staat er bij de open vragen vermeld dat de antwoorden ook terugkomen in de rapportage.
Ervaringsverhalen
Meer informatie
Heb je vragen over de Zelfevaluatiescan? Neem voor meer informatie contact op met Djoeke Gerding.
-
Stuur een e-mail naar Djoeke Gerding djoeke@cultuur-ondernemen.nl -
Bekijk de LinkedIn pagina van Djoeke Gerding