Interview "Aan elke relatie moet je blijven werken, dat geldt ook binnen een Raad van Toezicht"

Leeuwarden was in 2018 de culturele hoofdstad van Europa. Daar schuilt natuurlijk een enorme organisatie achter. Speciaal voor deze gelegenheid werd ‘Stichting Europese Culturele Hoofdstad 2018 Leeuwarden-Fryslân’ in het leven geroepen. Annabelle Birnie is lid van de Raad van Toezicht en vertelt over de zelfevaluatiescan die zij afnamen bij Cultuur + Ondernemen.

‘Waar wil je over vijf jaar staan?’ Die vraag van de zelfevaluatiescan was het makkelijkst te beantwoorden voor de Raad van Toezicht van Culturele Hoofdstad 2018. “Over vijf jaar hopen wij onszelf te hebben opgeheven”, zegt Annabelle Birnie. Ze wil maar zeggen: het is geen doorsnee organisatie om toezicht op te houden. “Vanwege het tijdelijke karakter, maar ook vanwege de grote omvang op een plek, Leeuwarden, waar de dingen meestal kleiner zijn.”

Stilstaan bij eigen functioneren

De Raad van Toezicht van de Culturele Hoofdstad 2018 bestaat uit zwaargewichten, zo is Birnie zelf directeur van het Amsterdams Fonds voor de Kunst. Evalueren is essentieel voor goed bestuur, vindt ze. “Tijdens de reguliere vergaderingen ben je aan het toezichthouden en sta je niet stil bij je eigen functioneren, in een evaluatie doe je dat wel.” Ze kozen voor de zelfevaluatiescan van Cultuur + Ondernemen mét begeleiding omdat ze het zo professioneel mogelijk wilden aanpakken. “Dat vind ik ook belangrijk voor de 60 projecten die onderdeel zijn van de Culturele Hoofdstad 2018. Als wij er ons gemakkelijk vanaf zouden maken, zou dat een verkeerd signaal zijn naar die projecten.”

Evaluatie van de rolverdeling

De zelfevaluatiescan begint met een anonieme vragenlijst die alle leden van de Raad van Toezicht digitaal invullen. Daaruit komen de belangrijkste gespreksonderwerpen naar voren om te bespreken in de evaluatie. “Die onderwerpen zijn bij elke evaluatie anders”, vertelt Patrick Broekema, die namens Cultuur + Ondernemen de zelfevaluatie van de RvT van de Culturele Hoofdstad 2018 begeleidde. Maar één thema komt volgens hem altijd aan de orde, dus ook deze keer: “Lid zijn van een Raad van Toezicht is niet eenvoudig omdat je verschillende rollen hebt: je bent toezichthouder van de organisatie, werkgever én adviseur van de directeur-bestuurder.” Hoe zijn die drie rollen tot uiting gekomen in het afgelopen jaar en hoe is dat voor verbetering vatbaar?, daar wordt tijdens een evaluatie altijd bij stilgestaan.

Leiderschapsvoorkeuren en werkmethodes

In een evaluatie kijk je naar de onderlinge samenwerking, maar ook naar de relatie tot de organisatie en je bespreekt of er genoeg kennis in huis is om goede beslissingen te kunnen nemen. “Dankzij externe begeleiding kun je opener praten”, zegt Annabelle Birnie. “Anders zeg je iets over je eigen organisatie, tegen iemand van je eigen organisatie en dat kan ongemakkelijk zijn.” Waar ze het precies over hebben gehad kan ze niet vertellen, want de gesprekken zijn immers vertrouwelijk. Wat ze wel kan zeggen: toezichthouden is mensenwerk dus heb je het ook over leiderschapsvoorkeuren, werkmethodes en persoonlijke drijfveren. “Het is handig om de verschillen te kennen en dan af te spreken hoe je verder samen gaat werken.”

De uitkomsten

Oplossingen komen vaak vanzelf naar boven tijdens een evaluatie en zo niet dan kan de begeleider vanuit Cultuur + Ondernemen suggesties doen. Annabelle Birnie: “Bij ons waren er een paar ‘quick wins’, die kun je per direct implementeren en dat is ook gebeurd.” Bijvoorbeeld: heeft de Raad van Toezicht voldoende tijd om de notulen te lezen van het financiële overleg? Als een paar mensen daar moeite mee hebben dan kun je meteen afspreken dat de notulen er eerder moeten zijn. “Sommige onderwerpen zijn natuurlijk complexer, bijvoorbeeld als het gaat over de verschillende rolverdelingen.”

Aan elke relatie moet je blijven werken

Bij de Raad van Toezicht van Stichting Europese Culturele Hoofdstad 2018 Leeuwarden-Fryslân bleek de rolverdeling goed te verlopen, maar dat maakt een evaluatie niet minder waardevol, vindt Birnie. “Wij hebben specialisaties die goed op elkaar aansluiten en mensen die met respect naar de kennis van een ander kunnen werken. Maar je moet er met elkaar wel voor zorgen dat dat zo blijft.” Ze vergelijkt het met een liefdesrelaties: “Als je een relatie begint is het heel anders dan een jaar later en als je er niet aan blijft werken gaat het mis. Ook aan relaties binnen een Raad van Toezicht moet je blijven werken met elkaar.”